Mit Meetings arbeiten
Die nachfolgend beschriebene Funktionalität ist nur vorhanden, wenn Ihr System entsprechend konfiguriert ist.
Meetings (optional)
Über die grüne Schaltfläche +
können Sie ein Meeting hinzufügen. Geben Sie im anschliessenden Dialog die notwendigen Informationen ein. Optional können Sie einen Link zu einer Videokonferenz hinzufügen.
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Nach dem Hinzufügen ist das Meetings unter dem Tab Meetings
aufgelistet. Um nun das Meeting detailliert vorzubereiten, klicken Sie darauf.
![](../__attachments/1002045477/image-20201106-071226.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)
Meeting bearbeiten
In der Meeting-Ansicht sehen Sie die wichtigsten Informationen zum Meeting in der Übersicht. Zudem können Sie Traktanden hinzufügen, den Termin als iCal exportieren und ein PDF-Protokoll erstellen. Es besteht auch die Möglichkeit den Anwesenheitsstatus der Teilnehmenden einzusehen und zu bearbeiten.
![](../__attachments/1002045477/Bildschirmfoto%202022-06-22%20um%2010.34.42.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)
![](../__attachments/1002045477/Bildschirmfoto%202022-06-22%20um%2010.33.45.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)
Traktandum hinzufügen und bearbeiten
Wenn ein neues Traktandum erfasst werden soll, klicken Sie in das Feld Traktandum hinzufügen, bitte geben Sie den Traktandentitel ein...
. Erfassen Sie so alle Traktanden-Titel Ihres Meetings. Mittels Drag’n’Drop können Sie die entsprechenden Traktanden auch in der Reihenfolge beliebig verschieben.
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Wenn Sie ein Traktandum erfasst haben, können Sie dieses noch detaillierter ausführen. Fahren Sie dazu über das Traktandum. Klicken Sie auf das nun erscheinenden Stift-Icon.
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Im anschliessenden Dialog können Sie alle Informationen zum Traktandum bearbeiten. Erfassen Sie also beispielsweise einen Text im dafür vorgesehenen Feld. Auch können Sie - sofern vorab Möglich - bereits einen Beschluss für dieses Traktandum vorerfassen und auf ein Dokument im Teamraum zu verweisen.
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Die erfassten Informationen können dann mittels Auf- und Zuklappen in der Übersicht angezeigt werden.
![](../__attachments/1002045477/Bildschirmfoto%202022-10-03%20um%2014.55.46.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)
Alle entsprechend erfassten Informationen erscheinen beim Export des PDF-Protokolls zu diesem Meeting auf dem Dokument.
Meeting abschliessen / wieder öffnen
Wenn ein Meeting abgeschlossen ist, können Sie über die drei Punkte (=Weitere Aktionen) das Meeting abschliessen resp. wieder öffnen.
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Weitere Informationen zur Funktionalität Meetings finden Sie im nachfolgenden Video.
https://youtu.be/47zzMRTZY6U
Protokoll erstellen
Ein Protokoll des Meetings mit den erfassten Traktanden kann über die drei Punkte (= Weitere Aktionen) als PDF heruntergeladen oder direkt in der Ordnerstruktur abgelegt werden.
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![](../__attachments/1002045477/image-20230705-062223.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)
Protokoll Einstellungen
Im erstellen Protokoll können in der Kopf-und Fusszeile Elemente wie bspw. das eigene Unternehmens-oder Teamraum-Logo eingefügt werden. In diesem Beispiel wurden das Datum und die Seitenzahl in der Fusszeile sowie ein Logo in der Kopfzeile hinzugefügt.
![](../__attachments/1002045477/image-20230705-062757.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)
Die Protokoll Einstellungen lassen sich bei der Bearbeitung eines Teamraums pro Teamraum einzeln definieren. Über die 3 Punkte “Metadaten bearbeiten“ auswählen und danach in den Reiter “Protokoll Einstellungen“ wechseln. In der Ansicht können nun eigene Texte oder Platzhalter erfasst werden. Es können je 3 Elemente für die Kopf-und Fusszeile eingefügt werden (links, in der Mitte und rechts).
Folgende Platzhalter werden unterstützt:
page_number
: Seitenzahlnumber_of_pages
: Anzahl Seitenprint_date
: Aktuelles Datumcustomer_logo
: Logo des Kunden bzw. der ganzen Installation (wird oben Recht dargestellt).workspace_logo
: Logo des Teamraums (lässt sich im Reiter “Allgemein” im Feld “Teamraum Logo“ hochladen).
![](../__attachments/1002045477/image-20230705-055943.png?inst-v=dddf035f-9533-46dc-aef7-5da49662415f)