Das neue Frontend von OneGov GEVER

Diese Dokumentation wurde bei der Erarbeitung des neuen Frontends von OneGov GEVER neu erstellt. Sie existiert vorläufig nur in deutscher Sprache. Die alte Dokumentation finden Sie hier.

Was ist OneGov GEVER?

OneGov GEVER ist eine Webanwendung zur Verwaltung dokumentengestützter Geschäfte, verfügbar in den Sprachen Deutsch, Französisch und Englisch. Mit OneGov GEVER werden alle geschäftsrelevanten Informationen bewirtschaftet, die bei der Erfüllung von Aufgaben empfangen, erstellt und bearbeitet werden. Es ist aber nicht nur ein Dokumenten- und Dossiermanagement-System, sondern stellt auch Funktionen für die Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle bereit.

Durch die systematische Informationsverwaltung ermöglicht OneGov GEVER eine nachvollziehbare und transparente Geschäftstätigkeit und gewährt dadurch Rechtssicherheit. OneGov GEVER entspricht der internationalen Norm zur Schriftgutverwaltung / Records Management DIN-ISO-Standard 15489. Die vier zentralen Anforderungen an die Aktenführung (Zuverlässigkeit, Authentizität, Integrität und Benutzbarkeit der Unterlagen) werden erfüllt. Der Informationspflicht gegenüber der Bevölkerung und der Organe kann mit OneGov GEVER einfach und schnell sichergestellt werden.

Funktionsbereiche

Die drei Funktionsbereiche Aktenführung (Records Management), Prozesssteuerung und Geschäftskontrolle werden in OneGov GEVER in eine einheitliche Benutzeroberfläche integriert.

Die Aktenführung umfasst die flächendeckende und systematische Aufzeichnung von Geschäften mit den dazugehörigen Prozessinformationen. So wird eine Übersicht über die laufenden Geschäfte möglich. Ebenso kann mit der Applikation der Stand eines einzelnen Geschäfts aufgezeigt werden. OneGov GEVER dient als Ablage der geschäftsrelevanten Unterlagen. Sie ist Basis für die elektronische Aktenführung und die elektronische Langzeitarchivierung.

Die Aktenführung ist das Herzstück der elektronischen Geschäftsverwaltung und auf das Engste mit dem Prozessmanagement verknüpft. Die Prozesssteuerung erlaubt, Schritte eines Geschäfts zu definieren, Verantwortlichkeiten und Termine festzulegen, Schritte auszuführen und nach zu verfolgen. Andere Amtsstellen können an Geschäften beteiligt werden. Die Geschäftskontrolle ist wichtiger Teil von OneGov GEVER. Sie ermöglicht eine Statusübersicht über die Dossiers und Aufgaben. Mit der integrierten Pendenzenverwaltung können Fristen und Termine kontrolliert werden. Die Geschäftskontrolle umfasst auch statistische Auswertungen.

Schlüsselelemente von OneGov GEVER

OneGov GEVER ist eine standardisierte Open-Source-Lösung, die in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft entwickelt worden ist. Technisch basiert die Geschäftsverwaltung auf den neuesten Web-Technologien sowie zahlreichen weiteren Modulen aus der OneGov Box. Die Benutzenden arbeiten mit einer reinen Weblösung. Sie kann mit herkömmlichen Browsern plattformunabhängig betrieben werden und unterstützt so die mobile Arbeitsweise. OneGov GEVER lässt intuitiv bedienen, Tools und Icons erscheinen vertraut. Jeder Benutzende arbeitet mit einer personalisierten Benutzeroberfläche.

OneGov GEVER ist mit beliebigen Betriebssystemen wie auch mit Office-Pakten kompatibel. Es zeichnet sich durch eine hohe Integrierbarkeit in Umsysteme aus. Für die generelle Anbindung an Drittsysteme ist die standardisierte Dossierschnittstelle eCH-0039 mit der GEVER-spezifischen Ausprägung eCH-0147 implementiert. Die Standardschnittstelle eCH-0160 zur Aussonderung von Dossiers an das zuständige Archiv steht ebenfalls zur Verfügung. Für den Import von Kontakten ist der Standard eCH-0044 implementiert. Maximale Flexibilität garantiert die ebenfalls standardmässig nutzbare und offen dokumentierte REST API. Damit können beliebige Drittanwendungen an OneGov GEVER angebunden werden. OneGov GEVER kann für einen einzelnen Mandanten bzw. eine Amtsstelle oder ein Organ eingesetzt werden, aber auch für beliebig viele Mandanten in grossen und arbeitsteilig gegliederten Verwaltungen. Die Applikation ist modular erweiterbar und kann so auf individuelle Kundenbedürfnisse angepasst werden.

Initiale Lizenzgebühren für die Software entfallen, da OneGov GEVER unter der GNU General Public License GPL Version 2 der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK entwickelt worden ist. Das Lizenzmodell “Copyleft” ist Anreiz für eine wachsende Community rund um GEVER, die ihre Kompetenz dynamisch in die Weiterentwicklung des Produkts einbringen kann.

Integration der Kollaborationsplattform teamraum(R) in OneGov GEVER

OneGov GEVER ist das erste und bisher einzige GEVER-System, das mit teamraum(R) eine Kollaborationslösung voll integriert hat. Damit ist das interne Arbeiten an Dokumenten mittels OneGov GEVER, als auch die externe Kollaboration möglich - und OneGov GEVER stellt dabei sicher, dass keine Daten verloren gehen!