Deux types de recherche sont disponibles :

  • Recherche en texte intégral

  • Filtrage et tri

Grâce à la recherche simple et à la recherche avancée, vous pouvez effectuer des recherches dans les domaines suivants

  • les champs de texte de tous les objets (dossiers, documents, tâches) ainsi que

  • le contenu du fichier (recherche en texte intégral).

Règles et opérateurs pour les trois types de recherche

  • Aucune distinction n'est faite entre les majuscules et les minuscules.

  • Les termes de recherche sont toujours liés par ET, c'est-à-dire que vous pouvez saisir plusieurs termes de recherche. Seul un espace est nécessaire entre les termes de recherche, mais pas de caractères spéciaux. Les résultats qui contiennent tous les termes de recherche sont ensuite affichés.

  • "(guillemets) : en plaçant des guillemets (par exemple, " règlement de police "), le terme exact est recherché. Aucun autre opérateur ne peut figurer à l'intérieur des guillemets.

Recherche en texte intégral

Recherche en saisissant le début des mots (recherche en direct)

Le terme recherché peut être saisi directement dans le champ de saisie de la recherche. Les dix premiers résultats de la recherche sont suggérés "à la volée", c'est-à-dire qu'ils apparaissent dans une liste sous le champ de recherche. Si vous appuyez sur Entrée, la liste complète des occurrences apparaît, c'est-à-dire que tous les termes commençant par le ou les mots saisis sont trouvés.

L'affichage des résultats de la recherche (liste des occurrences) est trié par pertinence par défaut et montre pourquoi l'occurrence est donnée dans l'onglet Tout au moyen d'un marqueur. Si vous le souhaitez, la recherche peut être limitée à la zone dans laquelle vous vous trouvez actuellement dans le système de dossiers (sélection Limiter la recherche à la zone actuelle). Les résultats de la recherche peuvent maintenant être affinés grâce aux onglets Documents, Dossiers et Tâches. Des filtres supplémentaires sont ensuite disponibles pour chaque onglet afin de restreindre davantage les résultats de la recherche si vous le souhaitez.

Lors de la saisie de fragments de mots, seuls les débuts de mots sont pris en compte. Exemple : En saisissant "test", on trouve "résultat du test", mais pas "test de charge".

Dans les installations OneGov GED avec plusieurs clients, il est important de noter que la recherche de tâches ne se réfère qu'aux tâches qui sont stockées dans votre propre client, c'est-à-dire pour lesquelles il existe des dossiers dans votre propre client.

Si vous appuyez sur la touche Entrée après avoir tapé la recherche en direct, vous obtiendrez une liste des résultats, qui est divisée en différents onglets par type de contenu. Pour chaque résultat, vous verrez où, dans l'objet, se trouve le mot que vous avez saisi. De plus, le contexte (c'est-à-dire les chemins complets) de chaque résultat est indiqué sous le résultat.

Sauvegarder la requête de recherche

Les requêtes de recherche peuvent être enregistrées en tant que signets et rappelées ultérieurement. Lorsque l'URL sauvegardée est à nouveau appelée, les résultats actuels sont affichés. Cela est possible car tous les paramètres de recherche sont inclus dans l'URL.

Par exemple, dans la recherche avancée, il est possible de saisir une requête de recherche "pour les dossiers ouverts de l'année 2017". (statut, date de début) et enregistrez-le comme signet. Ce marque-page peut ensuite être réutilisé à l'infini.

Filtrage, tri et négation

Avec la recherche par filtre (par exemple dans un dossier), les objets (dossiers, documents ou tâches) sont sélectionnés dans des listes. Différents filtres sont disponibles en fonction du type de liste.

Les filtres actifs sont indiqués par une coloration verte du filtre. Tous les paramètres du filtre sont persistants. Cela signifie que les filtres définis par les utilisateurs respectifs restent en place. En cliquant sur le X, les filtres actifs sont désactivés.

Dans ce qui suit, nous nous abstiendrons de décrire tous les filtres pour toutes les listes. A titre d'exemple, les filtres pour les dossiers sont décrits en détail ci-dessous. Les filtres pour les autres listes d'objets fonctionnent de la même manière.

Si vous souhaitez réinitialiser tous les filtres par défaut, cliquez sur les trois points (=Plus d'actions) dans la barre de filtres et sélectionnez Réinitialiser.

Exemple : filtrage des dossiers

  • Filtre texte: Le filtre texte effectue une recherche en texte intégral sur la liste affichée. Les résultats sont immédiatement visibles.

  • Mandataire: Filtrer la liste selon le mandataire.

  • Etat: Par défaut, tous les dossiers dont le statut est En cours de traitement sont affichés dans la liste des dossiers. Vous pouvez réinitialiser le filtre correspondant en retirant la coche. Ensuite, tous les dossiers (avec tous les états de dossier) sont à votre disposition pour le filtrage. Dans ce filtre, vous trouverez également le statut En souffrance, qui répertorie les dossiers pour lesquels vous avez planifié la clôture du dossier à la date saisie en fixant manuellement la date de fin.

  • Mot-clé: Filtre la liste en fonction des mots-clés attribués dans le système. En plus du filtrage, vous pouvez exclure (= annuler) les dossiers contenant un certain mot-clé en cliquant sur le mot-clé en question avec la touche ALT +.

  • Début: Filtre la liste en fonction de la date de début de la transaction ou du dossier. Vous pouvez remplir les champs manuellement ou utiliser des filtres prédéfinis.

  • Les filtres supplémentaires sont cachés derrière les trois points (=Filtres supplémentaires). Par exemple, le filtre Désactiver l'héritage des droits d'accèsou le filtre Participation.

Dans l'onglet Documents, les résultats de la recherche peuvent être affinés par les filtres suivants : Type de document, Type de document, Auteur, Mots clés, Date de modification et Date du document.

Dans l'onglet Dossiers, les résultats de la recherche peuvent être affinés à l'aide des filtres Responsable, Etat, Créé par, Date de modification et Date de début.

Dans l'onglet Tâches, les résultats de la recherche ne peuvent actuellement être affinés à l'aide d'aucun filtre.

Dans l'onglet Requêtes, les résultats de la recherche peuvent actuellement être affinés par les filtres suivants : Demandeur, Mots clés, Date de modification, Commissionet Etat.

Exemple : trier les dossiers

Par défaut, la liste des dossiers est triée de manière à ce que le dossier le plus récemment modifié soit affiché en premier. Vous pouvez changer cela en cliquant sur les deux flèches en haut à droite de la liste.

Exemple : nier/exclure des dossiers de la recherche

Pour tous les filtres, il est également possible de nier/exclure les éléments sélectionnés. Par exemple, dans le cas du filtre par mot-clé, les objets comportant un certain mot-clé peuvent être exclus (=négatifs) en appuyant sur ALT + en cliquant sur le mot-clé en question. Un signe d'interdiction apparaît alors à côté de l'élément à nier/exclure.

Spezialfall dynamischer Filter Pendent bei Aufgabenauflistungen

Bei Aufgabenauflistungen steht zu den bekannten Stati auch ein Filter Pendent zur Verfügung. Dieser verhält sich dynamisch: Während auf dem Dashboard mit aktivem Meine - Filter nur die Aufgaben mit den Stati offen und in Arbeit angezeigt werden, werden z.B. bei aktivem Erteilte - Filter die Aufgaben mit den Stati offen, in Arbeit und erledigt angezeigt.

Cas particulier du filtre dynamique En suspens pour les listes de tâches


En plus des statuts connus, un filtre Pendent est également disponible pour les listes de tâches. Ce filtre se comporte de manière dynamique : alors que seules les tâches avec les statuts ouvert et en traitement sont affichées sur le tableau de bord avec le filtre reçues actif, les tâches avec les statuts ouvert, en traitement et tâche accomplie sont affichées, par exemple, avec le filtre données actif.