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Standardabläufe
Was ist ein Standardablauf?
Wiederkehrende Aufgabenketten (z.B. vorgegebene Projektschritte) können in OneGov GEVER unter der Anwendungskomponente Vorlagen hinterlegt werden. Diese vordefinierten Aufgabenketten bzw. Aufgabenfolgen werden Standardabläufe genannt.
Die Erstellung und Bearbeitung von Standardabläufen ist Benutzenden, welche für die Vorlagen-Verwaltung berechtigt sind, vorbehalten. Oft sind dies gleichzeitig auch die Administratoren. Weitere Informationen zur Erstellung und Bearbeitung von Standardabläufen finden Sie unter Vorlagen verwalten.
Parallele und sequenzielle Abläufe
Es wird zwischen parallelen und sequenziellen Standardabläufen unterschieden. Parallel bedeutet in diesem Fall, dass mehrere Aufgaben gleichzeitig ausgelöst werden. Sequenziell bedeutet, dass alle Aufgaben erstellt, aber nacheinander ausgelöst werden. Dabei gilt, dass die nächste Aufgabe erst ausgelöst wird, wenn die Aufgabe davor abgeschlossen wurde. Bei der Erstellung können die berechtigten Benutzenden wählen, welcher Ablauftyp für einen Standardablauf verwendet werden soll.
Der Ablauftyp (sequenziell oder parallel) wird durch den Ersteller des Standardablaufs definiert und kann bei der Auslösung nicht übersteuert werden. Auf die Unterschiede der beiden Ablauf-Typen wird weiter unten noch genauer eingegangen. Sind alle Unteraufgaben eines Standardablaufs abgeschlossen, wird die Hauptaufgabe ebenfalls automatisch abgeschlossen.
Einen Standardablauf auslösen
Wählen Sie innerhalb eines Dossiers oder Subdossiers + und klicken Sie auf Standardablauf.
Wählen Sie den gewünschten Standardablauf entweder durch Texteingabe oder über einen Klick auf das Dropdown aus und klicken Sie Hinzufügen.
Die in der Vorlage mit Vorselektiert bezeichneten Aufgaben sind bereits ausgewählt. Mittels Klick auf die Checkbox können weitere Aufgaben hinzu- oder weggeklickt werden.
In einem weiteren Schritt müssen die Auftragnehmer der einzelnen Aufgaben definiert werden. Enthält die Aufgabenvorlage bereits einen Vorschlag für den Auftragnehmer, wird dieser direkt angezeigt. Wenn das Feld leer ist, muss zuerst ein Auftragnehmer erfasst werden. Mittels Klick auf Aufgabendetails anpassen können Sie die Aufgabe noch anpassen (z.B. Beschreibung oder Frist).
Mit Hinzufügen werden die ausgewählten Aufgaben ins Dossier übernommen. Nun stehen die Aufgaben wie gewohnt zur weiteren Bearbeitung bereit (vgl. dazu Aufgaben). Ab hier werden auch die Unterschiede von einem parallelen zu sequenziellen Ablauf vor allem beim Status deutlich.
Der parallele Standardablauf
Beim Auslösen eines parallelen Standardablaufs wird eine Hauptaufgabe mit mehreren Unteraufgaben erstellt. Auf der Hauptaufgabe ist ersichtlich, dass es sich um einen parallelen Standardablauf handelt. Wird ein paralleler Standardablauf ausgelöst, so werden alle Aufgaben automatisch in den Status Offen versetzt und stehen somit zur gleichzeitigen Bearbeitung bereit.
Aufgaben im Status In Arbeit haben einen grünen Punkt, offene Aufgaben haben einen blauen Punkt.
Der sequenzielle Standardablauf
Beim Auslösen eines sequenziellen Standardablaufs wird ebenfalls eine Hauptaufgabe mit mehreren Unteraufgaben erstellt. Auf der Hauptaufgabe ist ersichtlich, dass es sich um einen sequenziellen Standardablauf handelt. Wird ein sequenzieller Standardablauf ausgelöst, so wird die erste Aufgabe im Ablauf automatisch geöffnet, alle weiteren werden im Zustand Geplant initialisiert. Die geplanten Aufgaben sind sichtbar, werden aber nicht als pendent aufgelistet. Wird eine Aufgabe erledigt, so wird die nächste Aufgabe im Ablauf automatisch geöffnet resp. in den Status Offen versetzt und somit sichtbar.
Aufgaben im Status In Arbeit haben einen grünen Punkt, offene Aufgaben haben einen blauen Punkt, geplante Aufgaben einen rosa Punkt.
Spezialfunktionen für Aufgaben in sequenziellen Standardabläufen
Aufgaben überspringen
In sequenziellen Standardabläufen bei Aufgaben im Status Geplant besteht für den Auftraggeber die Möglichkeit, die Aufgabe zu überspringen.
Wird eine Aufgabe abgelehnt, wird sie dem Auftraggeber zugewiesen. Dieser hat die Möglichkeit, die Aufgabe wieder zu öffnen (und dann Neu zuweisen resp. Abschliessen).
Ad hoc Aufgaben in einem sequenziellen Standardablauf hinzufügen
Auf der Ansicht der Hauptaufgabe eines sequenziellen Standardablaufs kann in der Auflistung der Teilaufgaben mittels Klick auf das + im Standardablauf direkt eine neue Aufgabe eingefügt werden. Der Standardablauf kann also individuell ergänzt werden. Im Anschluss wird die neue Aufgabe automatisch in den Standardablauf eingefügt.
Verschachtelte Standardabläufe auslösen
Verschachtelte Standardabläufe erstellen
Es besteht die Möglichkeit verschachtelte, also in einander verzahnte Standardabläufe, auszulösen. Das hat zur Folge, dass komplexere Prozesse ebenfalls dargestellt werden können.
Unter der Rubrik Vorlagen kann mittels Klick auf das + wie gewohnt ein einfacher Standardablauf parallel oder sequenziell erstellt werden.
Im neu erstellten Standardablauf besteht nun die Möglichkeit weitere Standardabläufe zu erstellen.
Im Pfad ist ersichtlich wie viele Standardabläufe erstellt wurden.
Verschachtelte Standardabläufe verwenden
Sobald ein verschachtelter Standardablauf erstellt wurde, kann dieser im Dossier mittels Klick auf + verwendet werden.
Wählen Sie den gewünschten Standardablauf aus.
Lösen Sie diesen aus.
Das Auslösen eines verschachtelten Standardablaufs kann einen Moment länger dauern, da es sich um eine grosse Menge Aufgaben handelt, die erstellt werden.
Nachdem Auslösen des Standardablaufs erhalten Sie die gewohnte Ansicht zum Standardablauf. Bei einem verschachtelten Standardablauf kann das wie folgt aussehen:
