Records Manager / Gestionnaire des documents d'archive

Tri/déclassement selon eCH-0160

Dossiers expirés

Le tri de contenus dans OneGov GED / GEVER n'est proposé qu'au niveau des dossiers. Seuls les dossiers annulés ou clôturés, dont le délai de conservation est échu, peuvent être trié à part.

Un tri avant l'expiration du délai de conservation est possible, à condition que votre système soit configuré en conséquence.

Le calcul de la durée de conservation se fait par exercice comptable. L'exemple ci-dessous illustre le calcul :

Clôture du dossier : 03.01.2013

Durée de conservation : 10 ans

Tri/déclassement possible à partir du : 01.01.2024

Le filtre de statut, disponible sur toutes les listes de dossiers pour les personnes ayant le rôle de Records Manager, offre un aperçu des dossiers expirés, c'est-à-dire des dossiers qui entrent en ligne de compte pour une élimination.

Créer et archiver une requête

La requête est un type de contenu séparé qui, outre des métadonnées supplémentaires, contient surtout les références aux dossiers correspondants. L'objet requête met en outre à disposition le workflow de tri complet. Celui-ci se compose des étapes suivantes :

1. Créer une requête

2. Finaliser l'évaluation

3. Livrer la requête

4. Confirmer l’archivage

5. Trier / détruire les dossiers

Créer une requête et l'évaluer

Les requêtes de tri peuvent être établies au niveau du système de classement ou de la position.

Pour la création directe d'une requête à partir d'une liste de dossiers, y compris la sélection des dossiers, la fonction requête est disponible.

Si une requête a été créée, elle se trouve dans le statut En cours. Dans ce statut, les métadonnées de l'offre, ainsi que les dossiers qu'elle contient, peuvent encore être modifiés. Pour ce faire, cliquez sur les trois points (= autres actions) et ensuite sur Modifier les métadonnées.

En tant que personne ayant le rôle d'archiviste, vous pouvez maintenant procéder à l'évaluation de la requête. Il s'agit de décider si un dossier doit être archivé ou non. GEVER effectue automatiquement une pré-évaluation sur la base de la métadonnée valeur archivistique du dossier, héritée de la position correspondante. L'évaluation peut être adaptée au niveau de la position pour tous les dossiers qu'elle contient ou individuellement pour chaque dossier.

Enfin, vous pouvez également saisir le numéro de livraison de l'offre dans cette étape. Pour ce faire, cliquez sur le symbole du crayon à côté du champ de métadonnées correspondant.

Les dossiers annulés sont repris dans une liste séparée. La pré-évaluation automatique sur la base de la métadonnée de valeur archivistique du dossier est également supprimée. Les dossiers annulés sont toujours pré-évalués comme n'ayant pas de valeur archivistique.

Selon la méthode de travail, l'archive peut être autorisée sur le mandant GEVER pour l'évaluation finale afin de pouvoir procéder à l'évaluation directement dans GEVER (recommandé !) ou une liste d'évaluation (Excel) peut être générée et transmise aux archives. Une importation automatique de la liste d'évaluation n'est toutefois pas disponible.

Finaliser l’évaluation

Si l'évaluation a été effectuée par les archives, elle peut être finalisée. La requête passe alors au statut Évalué et ne peut plus être modifiée ou adaptée. Pour effectuer le changement de statut, sélectionnez, en tant que personne ayant le rôle d'archiviste, la commande Finaliser l'évaluation sous Statut.

Livrer la requête

L'offre peut ensuite être livrée. Pour ce faire, sélectionnez, en tant que personne ayant le rôle de Records Manager, la commande Livrer sous Statut. Ensuite, l'action Télécharger le paquet de livraison est également disponible et propose de télécharger l'exportation eCH-0160 pour les dossiers contenus avec une évaluation positive (point de menu Télécharger le paquet de livraison).

Si un mécanisme de livraison a été activé et configuré dans GEVER (par 4teamwork), le paquet de livraison peut aussi être déposé directement par un traitement automatique nocturne dans un répertoire défini ou dans un partage monté.

Si une requête ne contient que des dossiers qui ne doivent pas être versés aux archives, les étapes 3 et 4 peuvent être sautées et les dossiers directement éliminés et la requête clôturée.

Confirmer l’archivage

Si la réception du paquet SIP par les archives finales a été effectuée avec succès, l'archivage peut être confirmé, l'idéal étant que la personne responsable des archives (rôle d'archiviste) le fasse immédiatement.

Trier / Détruire les dossiers

Le processus de tri s'achève par la destruction des dossiers. Tous les dossiers contenus dans l'offre sont alors détruits, c'est-à-dire effectivement supprimés du système. Cette étape peut être effectuée par les personnes ayant le rôle de Records Manager. Pour ce faire, cliquez sur la commande Supprimer les dossiers sous Statut.

Une fois la requête terminée, c'est-à-dire après la destruction des dossiers, il est en outre possible de télécharger un protocole de suppression généré automatiquement. Vous trouverez l'option de menu correspondante sous les trois points (=actions supplémentaires).

Des variantes de destruction supplémentaires (suppression des données primaires uniquement, retrait du droit de lecture, etc.) ne sont actuellement pas mises en œuvre et ne sont pas prévues.

Refuser une requête

Une requête ayant le statut En cours de traitement ou Livrée peut être refusée par une personne ayant le rôle d'archiviste. La requête repasse alors au statut En cours de traitement.