Neuer Vertrag erfassen

Verträge können hier auf zwei Arten erfasst werden. Soll ein neuer Vertrag im Vertragsmanagement erfasst werden, kann dies über das Plus-Symbol und Klick auf Neuer Vertrag erledigt werden.

Der Ablageort im Ordnungssystem des zugehörigen GEVER-Systems kann mittels Navigation gesucht und selektiert werden.

Das GEVER-Dossier wird automatisch mit dem Schlagwort contract management versehen. Dadurch können alle für das Vertragsmanagement relevanten Dossiers in OneGov GEVER rausgefiltert oder ausgeblendet werden.

Bestehender Vertrag aus GEVER übernehmen

Ein bestehender Vertrag aus GEVER kann über das Plus-Symbol und Klick auf Bestehender Vertrag aus GEVER erstellt werden.

Die URL des Vertragsdossiers aus GEVER wird dazu kopiert und in das Feld eingetragen. Das Vertragsmanagement erstellt automatisch die Verbindung zum Ablage Ablageort im GEVER. Alle Dokumente im Dossiers werden im Register Dokumenten angezeigt.

Das GEVER-Dossier wird automatisch mit dem Schlagwort contract management versehen. Dadurch können alle für das Vertragsmanagement relevanten Dossiers in OneGov GEVER rausgefiltert oder ausgeblendet werden.

Verträge anzeigen

Unter dem Menü-Punkt Verträge werden die erfassten Verträge aufgelistet, auf die/der Benutzende in GEVER auch zugreifen kann. Die Berechtigungen auf die Verträge werden vom GEVER übernommen.

 

Suchen / Filtern der Verträge

Die Liste kann über diverse Filter eingeschränkt werden. Für die Suche mittels Text werden die Felder Vertragstitel, Beschreibung, Vertragspartei und Vertragsart durchsucht.

Vertragsübersicht

Vertragsdetail

Wenn ein Vertrag geöffnet wird, gelangt man direkt auf das Register Übersicht, wo die Vertragsdaten erfasst werden können.

Weitere Register:

  • Dokumente: Liste aller Dokumente oder Unterlagen aus dem Vertragsdossier

  • Erinnerungen: Liste alle erfassten und zukünftigen Erinnerungen auf diesem Vertrag

  • Vertragsparteien: Liste der Vertragsparteien und deren Koordinaten sowie der Ansprechperson

  • Journal: Liste der Mutationen des Vertrag

Metadaten bearbeiten

Mittels Klick auf den Button Metadaten bearbeiten können die zugehörigen Informationen eines Vertrages erfasst oder bearbeitet werden. Es gibt keine Pflichtfelder. Einzelne Einträge mit Datum werden validiert. Das System weist auf einige widersprüchliche Angaben hin. Nachfolgend werden die Metadatenfelder des Standard-Sets beschrieben.

Berechtigte Personen können zusätzliche Vertragstypen mit weiteren Metadatenfeldern ergänzen. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragstypen.

Feld

Beschreibung

Vertragstyp

Es können kundenspezifisch die Vertragstypen hinterlegt werden. Keine Beschränkung der Anzahl.

Tag

Tags sind Markierungen. Die Markierungen können zum Beispiel diversen Dienstleistungen oder die Produkte wiederspiegeln. Die Verträge können so entsprechend gekennzeichnet werden, um das Filtern zu vereinfachen. Jeder Kunde kann seine Tags selber definieren und mittels Ticket an 4teamwork AG erfassen lassen.

Beschreibung

Kurz sonstige Infos oder Merkmale zum Vertrag können hier angegeben werden. Der Filter berücksichtigt diese Einträge bei der Suche über das Textfeld.

Federführung

Die Federführung zeigt die Verantwortliche Person für den Vertrag an. Diese kann nur in GEVER angepasst werden.

Unterzeichnet am

Datum der Unterzeichnung des Vertrags

Vertragsbeginn und Vertragsende

Datum des Beginns und dem Ende des Vertrags

Befristet / unbefristet

Falls der Vertrag kein Ende hat, kann dies in der entsprechenden Checkbox festgehalten werden.

Mindestvertragsdauer

Die Mindestvertragsdauer des Vertrags kann in den Einheiten Wochen, Monate oder Jahre festgehalten werden.

Verlängert sich automatisch um

Der Zeitraum, um welchen sich der Vertrag verlängert, kann hier festgehalten werden. Ein solcher Vertrag wird im Dashboard angezeigt.

Vertragssumme

Kennzeichnet die gesamten Wert des Vertrags

Geldfluss

Kennzeichnet, ob es sich um Einnahmen oder Ausgaben durch den Vertrag handelt.

Einmaliger / wiederkehrende Betrag

Höhe der einmaligen / wiederkehrenden Einnahmen / Ausgaben

Periode

Die Periodizität der wiederkehrenden Einnahmen / Ausgaben kann festgehalten werden

Nachschüssig

Zahlungen, die am Ende der Periode bezahlt werden.

Kündigungsfrist

Die Kündigungsfrist kann in den Einheiten Wochen, Monate oder Jahre festgehalten werden.

Sperrfrist

In den angegebenen Monaten kann der Vertrag nicht gekündigt werden.

Kündigungsintervall

Eine Kündigung ist nur unter Berücksichtigung dieses Intervalls möglich (z.B. bei 3 Monaten ist der Vertrag nur alle 3 Monate - und somit 4 Mal pro Jahr - kündbar)

Kündigungszeitpunkt

Hier kann angegeben werden, per wann die Kündigung erfolgen muss (z.B. Anfang Monat).

Früheste Kündigung per

Das Feld wird standardmässig automatisch berechnet nach folgender Logik:

  1. Wenn nur ein Vertragsbeginn erfasst wurde, ist eine Kündigung ab sofort möglich.

  2. Wenn nur die Laufzeit eingetragen wurde: Startdatum und Mindestvertragsdauer, unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist, falls vorhanden.

  3. Wenn ein Kündigungsintervall erfasst wurde: Startdatum und Mindestvertragsdauer, und, wenn vorhanden, Kündigungsintervall (ggf. unter Berücksichtigung der Kündigungsfrist).

  4. Wenn eine Sperrfrist erfasst wurde: Keine Kündigung in den selektierten Monaten (nur vorher oder nachher).

Diese Funktion ist manuell deaktivierbar (z.B. bei Sonderfällen).

Gekündigt am / Gekündigt per

Datum des Kündigungseingangs bzw. Datum des letzte Tages, an dem der Vertrag noch Gültigkeit besitzt.

Notizen

Hier können wichtige Hinweise vermerkt werden.

Register Dokumente

Im Register Dokumente werden alle zum Vertrag gehörenden Dokumente angezeigt.

  • Die Dokumente liegen im entsprechenden Vertragsdossier im GEVER und werden im Vertragsmanagement nur angezeigt.

  • Die Dokumente können direkt aus dem Vertragsmanagement ausgecheckt und über das Bleistift-Symbol bearbeitet werden.

  • Weitere Dokumente können per Drag’n’Drop dem Vertrag ergänzt werden. Dazu werden sie einfach in den angezeigten Bereich gezogen.

Erinnerungen

  • Über das Plus-Symbol können Erinnerungen erstellt werden.

  • Diese können für bestehende Benutzer des Vertragsmanagements oder an eine beliebige Mailadresse versendet werden.

  • Das Kommentarfeld erlaubt es dem Empfänger eine Nachricht mit der Erinnerung zu übermitteln.

  • Mit der Erinnerung wird ein Mail an den Empfänger gesendet. Diese beinhaltet Informationen zum Versender, einen Link auf den Vertrag und den entsprechenden Kommentar.

Erinnerung mutieren

  • Bestehende Erinnerungen können nachträglich angepasst werden. Dabei kann der Benutzer, der Kommentar oder das Datum angepasst und abgespeichert werden. Es wird erneut ein Mail versendet.

Kalendereintrag

  • Jede Erinnerung wird als Mail und einem Kalendereintrag für das erfasste Datum versendet. Der Empfänger hat die Möglichkeit den Termin in einem eigenen Kalender abzuspeichern.

Liste der Vertragsparteien

Das Register “Vertragsparteien” gelangt man auf die Übersicht zu den Vertragsparteien des Vertrags.

Neue Vertragspartei erfassen

  • Über das Plus-Symbol kann die Vertragspartei erfassen werden. Dabei werden bereits erfasste Einträge vorgeschlagen.

  • Zuerst werden die Koordinaten der Vertragspartei erfasst. Bei einer Firma als Vertragspartei muss jeweils noch eine Ansprechperson erfasst werden. Es können mehrere Ansprechpersonen pro Firma erfasst werden.

  • Eine Firma und deren Ansprechpersonen kann nur direkt auf einem Vertrag erfasst werden.

Mutation der Vertragspartei

  • Mit einem Klick auf die Vertragspartei kann die Firmenname, Vertragsadresse, Rechnungsadresse, Anschrift, Mail und Telefonnummer mutiert werden.

  • Mit einem Klick auf die Email-Adresse öffnet sich das Mailprogramm, um eine Email zu versenden.

  • Die Telefonnummer kann direkt mit einem Klick angerufen werden.

Journal

Das Register Journal listet die Mutationen der Vertragsdaten auf.

  • Es werden der Verursacher und der Zeitpunkt der Mutation festgehalten.

  • Veränderungen an der Dokumenten des Vertrags werden nicht journalisiert.

Exportieren der Vertragsdaten

Über das Wolkensymbol am Listenende kann die Ansicht der Verträge exportiert werden. Es wird ein Excel mit allen Metadaten des Vertrags erstellt und heruntergeladen.