Erstellung von Kategorien und Erfassen von benutzerdefinierten Feldern
Zugriff und Bearbeitung der nachfolgenden Funktionalitäten ist den Systemadministratoren vorbehalten.
Der Zugang auf den Admin-Bereich erfolgt direkt über die URL (Beispiel: https://ihre-institution.mycolex2.ch/config/ ). Vorbedingung: Die Person muss eingeloggt sein.
Alternativ funktioniert der Zugang auch mittels Klick oben rechts auf den Avatar.

Im Admin-Bereich können diverse Konfigurationen vorgenommen werden. Insbesondere die Konfigurationen für die Erfassung der Objektkategorien inkl. der einzelnen Inventur-Schritte sowie die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) inkl. Wertebereiche und Auswahlwerte.

Erfassen von Benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields)

Ein neues benutzerdefiniertes Feld kann mittels Klick auf + Hinzufügen
erstellt werden.

Im Abschnitt Entität
können die Entitäten durch Anklicken ausgewählt werden, wo das neue Feld verwendet werden soll. Die Entität Inventory
resp. Objekt
kann nicht ausgewählt werden, da das Feld nach der Erstellung ohnehin direkt für Inventur-Objekte bereit gestellt wird.
Im Abschnitt Name [de-ch]
kann dem Feld ein deutsches Label hinzugefügt werden. Je nach Sprachkonfiguration Ihres Systems stehen hier dann weitere Felder für weitere Sprachen zur Verfügung.

Über die Drop-Down-Liste im Abschnitt Feldtyp
kann der Typ bestimmt werden. Wählen Sie dort den Inhaltstyp des neuen Feldes.
Die übrigen Felder müssen nicht zwingend befüllt werden. Es besteht aber die Möglichkeit, das neu erstellte Benutzerdefinierte Feld einem Feld im Schema aus Standards Dublin Core, ISAD(G), MARC 21 oder VMS zuzuweisen.
Handelt es sich beim vergebenen Feldtyp um den Wert Auswahlfeld (einzeln)
kann dem Feld eine Liste mit Werten mitgegeben werden. Darin kann jeweils nur ein Wert selektiert werden. Gehen Sie für die Definition dieser Werte ins Menü Benutzerdefinierte Auswahlwerte
.
Handelt es sich beim vergebenen Feldtyp um den Wert Auswahlfeld (mehrfach)
kann dem Feld eine Liste mit Werten mitgegeben werden. Darin kann jeweils ein Wert oder mehrere Werte selektiert werden. Gehen Sie für die Definition dieser Werte ins Menü Benutzerdefinierte Auswahlwerte
.

Nachdem Sie alle Werte korrekt erfasst haben, klicken Sie auf Sichern
.
Über die Pfeile in der Spalte Bewegen
können die einzelnen Werte in der Liste nun nach oben oder unten verschoben werden.
Vorgegebene Wertebereiche ergänzen
Bei gewissen Produktfeldern sind die vorgegebenen Wertebereiche ebenfalls erweiterbar. Dies ist bei folgenden Feldern der Fall:
Global (für alle Entitäten dasselbe Feld):
Sprachen
,Institution
Inventurobjekt:
Medientypen
,Techniken
,Objektarten
,Epoche
Bauwerke:
Objekt
,Epoche
Ereignis:
Arten
Fundort:
Epoche
,Typ
Gehen Sie dazu unter Optionen
auf Hinzufügen
. Wählen Sie anschliessend das Feld und geben Sie je Sprache den gewünschten Wert ein.

Objekt-Kategorien erstellen
Im Menübereich Inventory
kann unter Kategorien über + Hinzufügen
eine neue Objektkategorie erstellt werden.

Erfassen Sie anschliessend einen Titel für die Kategorie. Im Feld Icon
können Sie sich unter https://mdisearch.com/ ein Icon aussuchen. Stellen Sie vorab das Namensformat mittels Klick auf das Zahnradsymbol oben rechts auf mdi-account-circle
. Suchen Sie sich anschliessend ein Icon aus und klicken Sie darauf. Damit haben Sie den korrekten Wert bereits kopiert, welchen Sie entsprechend im Feld Icon
einfügen können.
Formulare erstellen
Nach der Erfassung der Kategorien können Sie zu den einzelnen Objekt-Kategorien die Formulare erstellen. Neue Formulare werden über den Menü-Punkt Inventur-Schritte
erstellt. Über + Hinzufügen
wird ein neues Formular generiert.

Vergeben Sie zuerst einen Titel im dafür vorgesehenen Feld.

Im Abschnitt Kategorie
kann die zuvor erstellte Kategorie mittels Anklicken ausgewählt werden.
Im Abschnitt Inventur-Schritt-Komponenten
kann festgelegt werden, welche Felder innerhalb eines Schrittes (Step) angezeigt werden sollen. Es kann hier zwischen bereits vordefinierten Produkt-Feldern
und den benutzerdefinierten Felder
gewählt werden.
Ein Inventur-Schritt
wird im Frontend wie folgt dargestellt:

Sollen innerhalb einer Kategorie mehrere Schritte bei der Datenerfassung verwendet werden, so müssen mehrere Inventur-Schritt-Komponenten erstellt
werden.

Über den Abschnitt Kategorien
kann festgelegt werden, in welchen Kategorien die konfigurierte Komponente als eigener Inventur-Schritt erscheinen soll.

Im hier vorliegenden Fall wird der Schritt Identifikation in den Kategorien Objekte
, Schriftgut
, Foto
, Audio Video
und Kollektionen
verwendet.
Schlagworte verwalten
Im Menü Schlagworte
können die Schlagworte verwaltet werden. Dabei ist der Schlagwort-Katalog von Trachsler vorkonfiguriert. Die Schlagworte können in der jeweiligen Sprache erfasst werden - sofern dies von Nöten ist.
