Zugriff und Bearbeitung der nachfolgenden Funktionalitäten ist den Systemadministratoren vorbehalten.

Der Zugang auf den Admin-Bereich erfolgt direkt über die URL (Beispiel: https://ihre-institution.mycolex2.ch/config/ ). Vorbedingung: Die Person muss eingeloggt sein.

Alternativ funktioniert der Zugang auch mittels Klick oben rechts auf den Avatar.

Im Admin-Bereich können diverse Konfigurationen vorgenommen werden. Insbesondere die Konfigurationen für die Erfassung der Objektkategorien inkl. der einzelnen Inventur-Schritte sowie die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields) inkl. Wertebereiche und Auswahlwerte.

Erfassen von Benutzerdefinierten Feldern (Custom Fields)

Ein neues benutzerdefiniertes Feld kann mittels Klick auf + Hinzufügen erstellt werden.

Im Abschnitt Entität können die Entitäten durch Anklicken ausgewählt werden, wo das neue Feld verwendet werden soll. Die Entität Inventory resp. Objekt kann nicht ausgewählt werden, da das Feld nach der Erstellung ohnehin direkt für Inventur-Objekte bereit gestellt wird.

Im Abschnitt Name [de-ch] kann dem Feld ein deutsches Label hinzugefügt werden. Je nach Sprachkonfiguration Ihres Systems stehen hier dann weitere Felder für weitere Sprachen zur Verfügung.

Über die Drop-Down-Liste im Abschnitt Feldtyp kann der Typ bestimmt werden. Wählen Sie dort den Inhaltstyp des neuen Feldes.

Die übrigen Felder müssen nicht zwingend befüllt werden. Es besteht aber die Möglichkeit, das neu erstellte Benutzerdefinierte Feld einem Feld im Schema aus Standards Dublin Core, ISAD(G), MARC 21 oder VMS zuzuweisen.

Handelt es sich beim vergebenen Feldtyp um den Wert Auswahlfeld (einzeln) kann dem Feld eine Liste mit Werten mitgegeben werden. Darin kann jeweils nur ein Wert selektiert werden. Gehen Sie für die Definition dieser Werte ins Menü Benutzerdefinierte Auswahlwerte.

Handelt es sich beim vergebenen Feldtyp um den Wert Auswahlfeld (mehrfach) kann dem Feld eine Liste mit Werten mitgegeben werden. Darin kann jeweils ein Wert oder mehrere Werte selektiert werden. Gehen Sie für die Definition dieser Werte ins Menü Benutzerdefinierte Auswahlwerte.

Nachdem Sie alle Werte korrekt erfasst haben, klicken Sie auf Sichern.

Über die Pfeile in der Spalte Bewegen können die einzelnen Werte in der Liste nun nach oben oder unten verschoben werden.

Vorgegebene Wertebereiche ergänzen

Bei gewissen Produktfeldern sind die vorgegebenen Wertebereiche ebenfalls erweiterbar. Dies ist bei folgenden Feldern der Fall:

  • Global (für alle Entitäten dasselbe Feld): Sprachen, Institution

  • Inventurobjekt: Medientypen, Techniken, Objektarten, Epoche

  • Bauwerke: Objekt, Epoche

  • Ereignis: Arten

  • Fundort: Epoche, Typ

Gehen Sie dazu unter Optionen auf Hinzufügen. Wählen Sie anschliessend das Feld und geben Sie je Sprache den gewünschten Wert ein.

Objekt-Kategorien erstellen

Im Menübereich Inventory kann unter Kategorien über + Hinzufügen eine neue Objektkategorie erstellt werden.

Erfassen Sie anschliessend einen Titel für die Kategorie. Im Feld Icon können Sie sich unter https://mdisearch.com/ ein Icon aussuchen. Stellen Sie vorab das Namensformat mittels Klick auf das Zahnradsymbol oben rechts auf mdi-account-circle. Suchen Sie sich anschliessend ein Icon aus und klicken Sie darauf. Damit haben Sie den korrekten Wert bereits kopiert, welchen Sie entsprechend im Feld Icon einfügen können.

Formulare erstellen

Nach der Erfassung der Kategorien können Sie zu den einzelnen Objekt-Kategorien die Formulare erstellen. Neue Formulare werden über den Menü-Punkt Inventur-Schritte erstellt. Über + Hinzufügen wird ein neues Formular generiert.

Vergeben Sie zuerst einen Titel im dafür vorgesehenen Feld.

Im Abschnitt Kategorie kann die zuvor erstellte Kategorie mittels Anklicken ausgewählt werden.

Im Abschnitt Inventur-Schritt-Komponenten kann festgelegt werden, welche Felder innerhalb eines Schrittes (Step) angezeigt werden sollen. Es kann hier zwischen bereits vordefinierten Produkt-Feldern und den benutzerdefinierten Felder gewählt werden.

Ein Inventur-Schritt wird im Frontend wie folgt dargestellt:

Sollen innerhalb einer Kategorie mehrere Schritte bei der Datenerfassung verwendet werden, so müssen mehrere Inventur-Schritt-Komponenten erstellt werden.

Über den Abschnitt Kategorien kann festgelegt werden, in welchen Kategorien die konfigurierte Komponente als eigener Inventur-Schritt erscheinen soll.

Im hier vorliegenden Fall wird der Schritt Identifikation in den Kategorien Objekte, Schriftgut, Foto, Audio Video und Kollektionen verwendet.

Schlagworte verwalten

Im Menü Schlagworte können die Schlagworte verwaltet werden. Dabei ist der Schlagwort-Katalog von Trachsler vorkonfiguriert. Die Schlagworte können in der jeweiligen Sprache erfasst werden - sofern dies von Nöten ist.