Für Administratoren, denen die Konfigurationsoberfläche zur Verfügung steht ist es möglich, Objekte zu importieren. Dies geschieht mittels Excel (oder einem ähnlichen unterstützen Format).

Import Vorgang

Als erstes exportiert man am besten ein Excel mit einem oder mehreren Objekten aus dem System als Vorlage. So hat man die aktuellsten, gültigen Spalten sowie direkt ein Beispiel, wie gewisse bereits erfassten Daten im Excel abgebildet werden.

Schritt 1: Konfigurationsoberfläche öffnen (/config) und dort den Menupunkt “Inventurobjekte” anklicken.

Schritt 2: Mindestens ein Objekt auswählen und übers Auswahlmenu als “XLSX” exportieren:

Anschliessend wird das Excel geöffnet und die Daten abgefüllt. Beim Bearbeiten des Feldes ist es wichtig, für neue Objekte die erste Spalte id zu leeren. Ansonsten versucht das System die bestehenden Objekte zu aktualisieren.

Die Spaltenanzahl und -bezeichnungen sind exakt zu behalten.

Schritt 3: Excel bearbeiten und abfüllen.

Wenn die Daten erfasst und die Datei gespeichert ist kann sie ins System importiert werden.

Schritt 4: Importdialog öffnen

Schritt 5: Excel hochladen

Schritt 6: Kontrollieren und bestätigen

Mit dem Klick auf Import bestätigen werden die Daten importiert, sofern keine Fehler auftreten.

Allgemeine Erklärungen

  • Die Spaltentitel müssen die technischen Bezeichnungen haben und sind darum in Englisch abgebildet. Dies ist notwendig damit der Import funktioniert.

  • Wenn eine Spalte mehrere Werte erlaubt (z.B. languages), werden diese mit Komma getrennt (z.B. Deutsch,English).

  • Datumsfelder werden im Format YYYY-MM-DD abgebildet, also z.B. 2012-12-27.

  • Verknüpfungen mit anderen Entitäten (wie Standort) ist aktuell aus technischen Gründen nicht möglich.

Felder

Die aktuelle Liste der unterstützten Felder ist am besten im Export ersichtlich; siehe oben.

  • id: dieses Feld enthält den technische, eindeutigen “Identifier” des Objekts. Wenn hier etwas drin steht wird dieses Objekt überschrieben. Wenn es leer ist wird ein neues angelegt.

  • category: dieses Feld wird benötigt und enthält den Titel einer bereits erfassten Kategorie.

  • accural_method (Akquisition) erlaubt folgende Werte:

    • DEPOSIT: Hinterlegung

    • DONATION: Spende

    • PURCHASE: Kauf

    • LOAN: Leihgabe

    • LICENSE: Lizenz

    • OBJECT_CREATION: Selbst hergestellt

  • condition (Zustand) erlaubt folgende Werte:

    • GOOD: Ohne Schäden

    • MEDIUM: Leichte Schäden

    • BAD: Starke Schäden

    • DEACESSION: Deakzession

Nicht unterstützte Felder:

Relationen auf andere Entitäten werden aktuell nicht unterstützt (weder 1:n noch n:n), da die referenzierten Objekte im Excel nicht praktikabel identifizierbar sind und es für die anderen Entitäten keinen Import gibt der hier hilft. Dies betrifft die Felder:

  • author (Autor:in)

  • editor (Sachbearbeiter:in)

  • measurements (Mass- und Gewichtsangabe)

  • tags (Schlagworte)

Unterobjekte werden (parent Feld) werden nicht unterstützt.

Boolean-Felder (is_finished und published) werden aus technischen Gründen nicht unterstützt.