Vorlagen

Grundlagen

KODASA kennt ein einfaches Vorlagenmanagement System auf Basis von Wordvorlagen. Unter dem Bereich «Daten verwalten» können Vorlagen hochgeladen und verwaltet werden. Eine Vorlage besteht immer aus einem Titel, einer Beschreibung und einer Datei im docx-Format.

Über den Arbeitsschritt «Brief versenden» können z.B Briefe auf Basis einer hinterlegten und aktivierten Vorlage generiert werden. Nach betätigen der Aktion kann die gewünschte Briefvorlage ausgewählt und zusätzlich benötigte Metadaten wie Frist, Adresse, Ansprechsperson etc. hinzugefügt werden.

Vorlagen testen

Um die Funktionalität einer Vorlage auf Basis von Falldaten sicherzustellen, kann eine beliebige Vorlage beim Schritt «Brief versenden» getestet werden. Dazu auf die Schaltfläche «Vorlage testen» klicken.

Um dem Sachbearbeiter die Möglichkeiten zu bieten, Vorlagen von Grund auf zu erstellen oder bestehende kantonale Vorlagen mit dem Vorlagenmanagement von KODASA kompatibel zu machen, bieten wir auf dem Fall eine Hilfestellung in Form von verfügbaren Variabeln an.

Über den Link «Verfügbare Variabeln ansehen», können die Metadaten des Falls und ihr korrekter Dokumentplatzhalter eingesehen werden. Die Vorschau zeigt die folgenden Spalten:

• Attribut (Name des Metadatum aus KODASA)

• Pfad (Variabel-Name der in die Word-Vorlage kopiert werden muss)

• Wert (Wert der beim verwenden des Variabel-Namens resultiert)

Über den Button «Vorlage auswählen» kann eine lokale Vorlage vom Desktop hochgeladen werden.

Über den Button «Brief aus Vorlage erstellen» kann der Brief generiert werden.

Vorlagen erstellen

Jede Variabel auf der Variabeln-Vorschau-Seite kann über das «Kopier-Icon» in die Zwischenablage kopiert werden. Der Beginn eines Platzhalter in Form einer Variabel wird immer durch zwei geschweifte Klammern signalisiert.

Beispiele:

Es stehen mehr oder weniger alle Metadaten eines Falles zur Verfügung. Für Wortlaute die vermehrt in Briefvorlagen verwendet werden, gibt es die Möglichkeit fixe Textbausteine im Vorlagemanagement zu hinterlegen.

Es gilt zu beachten, dass der Name des Textblocks keine Sonderzeichen ($%& etc.) enthalten darf. Lediglich der Underline «_» ist erlaubt. Die Textbausteine werden auf dem Fall auf den verfügbaren Variabeln ganz zu unterst aufgelistet.

Falls auf gewisse Metadaten nicht zugegriffen werden kann, können diese nachträglich durch die 4teamwork AG zur Verfügung gestellt werden.

Bedingungen

Neben einfachen Variabeln können auch komplexe Bedingungen in einer Vorlage hinterlegt werden. Falls eine Bedingung erfüllt ist, kann z.B ein beliebiger Text oder auch eine beliebige Variabel im Brief angezeigt werden. Falls die Bedingung nicht erfüllt ist, kann eine andere Variabel oder Textbaustein angezeigt werden.

{%p if "BGSA" in Typ %}

{{"Es handelt sich um einen FLAM-Fall"}}

{%p else %}

{{"Es handelt sich nicht um einen FLAM-Fall"}}

{%p endif %}

Schlaufen

Mittels Schlaufen kann über ein Element iteriert werden. Dies ermöglicht es uns hierarchisch verschachtelte Strukturen auszulesen. Beispielsweise können wir alle gemeldeten Personen eines Falles, deren Personalangaben, Einsatzdaten etc. auszulesen und z.B in einer Aufzählung oder tabellarisch darzustellen.

Auflistung (Aufzählungszeichen)

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Beispiel Schlaufe, Auflistung:

{%p for M in Meldedaten %}
  - {{ M.Person.Vorname }} {{ M.Person.Nachname }}, {{ M.Person.Geburtsdatum }}
{%p endfor %}

Beispiel Schlaufe, Auflistung:

- Max Muster, 14. Februar 1956
- Peter Muster, 15. November 1988
- Hans Muster, 10. Januar 1959
- Michael Muster, 20. November 1963