--- language: "de" --- # Vertragsmanagement / gestion des contrats ## [Dokumentation (DE)](https://docs.4teamwork.ch/VM/dokumentation-de.md) ### [Documentation (FR)](https://docs.4teamwork.ch/VM/documentation-fr.md) --- language: "de" --- # A propos ## Qu'est-ce que la gestion de contrats La gestion de contrats est une application web qui permet d'administrer les contrats de manière simple et claire pour l'ensemble de l'organisation. Grâce à la gestion de contrats, tous les contrats peuvent être stockés et gérés de manière sûre, accessible et traçable. Toutes les informations relatives au contrat peuvent être stockées dans un dossier de contrat. La gestion du contrat bénéficie de tous les avantages de GEVER pour le stockage des documents en arrière-plan. ## Elements clé de la gestion de contrats La gestion de contrats est une solution open source standardisée qui a été développée, dans sa forme actuelle, en coopération avec des experts de l'administration publique. Techniquement, la gestion de contrats est basée sur les dernières technologies internet. Il s'agit d'une solution purement web. La solution peut être exploitée avec des navigateurs conventionnels, indépendants de la plate-forme et permet donc de travailler de manière mobile. La gestion du contrat peut être utilisée intuitivement sur de longues distances, divers outils et icônes semblent familiers. Les frais de licence initiale pour le logiciel ne s'appliquent pas. Le copyleft qui sous-tend le modèle de licence utilisé est une incitation pour la communauté croissante à apporter de manière dynamique son expertise au développement du produit. --- language: "de" --- # About ## Was ist das Vertragsmanagement? Das Vertragsmanagement ist eine Webanwendung zur einfachen und übersichtlichen Verwaltung der Verträge der gesamten Organisation. Mit dem Vertragsmanagement können alle Verträge einfach, sicher und nachvollziehbar abgelegt und bewirtschaftet werden. Alle vertragsrelevanten Informationen können in einem Vertragsdossier abgelegt werden. Das Vertragsmanagement profitiert dabei im Hintergrund von allen Vorteilen eines GEVER's für die Dokumentenablage. ## Schlüsselelemente des Vertragsmanagements Das Vertragsmanagement ist eine standardisierte Open-Source-Lösung, die in der jetzigen Form in Zusammenarbeit mit Fachleuten aus der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden ist. Technisch basiert das Vertragsmanagement auf den neuesten Web-Technologien. Sie ist eine reine Weblösung. Die Lösung kann mit herkömmlichen Browsern plattformunabhängig betrieben werden und unterstützt so die mobile Arbeitsweise. Das Vertragsmanagement lässt sich über weite Strecken intuitiv bedienen, verschiedene Tools und Icons erscheinen vertraut. Initiale Lizenzgebühren für die Software entfallen. Das dem verwendeten Lizenzmodell zu Grunde liegende Copyleft ist Anreiz für eine wachsende Community, die ihre Kompetenz dynamisch in die Weiterentwicklung des Produkts einbringen kann. --- language: "de" --- # Accès en lecture à la gestion des contrats pour les organes de contrôle Pour les organes de contrôle tels qu'une commission financière, il est possible de définir un accès en lecture automatique pour la gestion des contrats ainsi que pour les dossiers pertinents dans OneGov GEVER. Cet accès est accordé par un groupe AD spécialement créé selon les spécifications du client. --- language: "de" --- # Benutzer * Dieser Menüpunkt ist nur für Administratoren zugänglich. Administratoren werden von 4teamwork eingerichtet. * Über diesen Menüpunkt kann eine Person mit entsprechenden Berechtigungen die User für das Vertragsmanagement berechtigen bzw. aktivieren. * In der Auflistung erscheinen alle User, welche sich vorab mal versucht haben, am Vertragsmanagement anzumelden. Personen mit entsprechender Berechtigung können diese Benutzenden für das Vertragsmanagement aktivieren resp. deaktivieren. * Über ein Quota (Userzahl in der Admin-Konsole) wird bei jeder Installation die Anzahl berechtigter User mitgegeben. Damit kann jeder Kunde aufgrund seines Benutzerkontingents selber bestimmen, wer auf das Vertragsmanagement Zugriff hat. ![image-20220802-143707.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_44312fb9ce354c985815639b11af4c0dca618561ee8bc633c3b962fd1a6e5518/image-20220802-143707.png?cb=38bb6e12ea2616bdcf42d9af94b72c69) --- language: "de" --- # Benutzerdokumentation --- language: "de" --- # Contrats ## Saisir un nouveau contrat Les contrats peuvent être saisis de deux manières. Si un nouveau contrat doit être saisi dans le cadre de la gestion des contrats, cela peut se faire en cliquant sur le symbole "plus" et ensuite sur `Nouveau contrat`. ![image-20200714-070852.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_618e939f8255dcbe2db747d1dae02ac215e9462fc8a5473712cfae4c499db797/image-20200714-070852.png?cb=8d329a95330d45b8b40ec8ccb7a990cc) L'emplacement de stockage dans le plan de classement du système GEVER correspondant peut être cherché et sélectionné via la navigation. La gestion des contrats attribue automatiquement le dossier GEVER par le mot-clé `contract management`. De cette façon, tous les dossiers pertinents pour la gestion des contrats peuvent être filtrés ou cachés dans OneGov GEVER. ## Reprendre un contrat existant dans GEVER Un une entrée pour contrat existant dans GEVER peut être créée en cliquant sur l'icône "plus" et en sélectionnant "Contrat existant dans GEVER". ![image-20200714-070930.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_d53d7c4fad23c6087f3d3f35caa72fa27a2f3c3a8c319c976e926f901a7f6c32/image-20200714-070930.png?cb=24ea8aa2c2bacef537985e640ba5ff09) L'URL du dossier de contrat GEVER doit être copiée et entrée dans le champ. La gestion de contrats crée automatiquement le lien avec le lieu de stockage dans GEVER. Tous les documents du dossier sont affichés sur dans l'onglet "Documents". La gestion des contrats attribue automatiquement le dossier GEVER par le mot-clé `contract management`. De cette façon, tous les dossiers pertinents pour la gestion des contrats peuvent être filtrés ou cachés dans OneGov GEVER. ## Afficher les contrats Dans la rubrique de menu "Contrats", on retrouve les contrats auxquels l'utilisateur et autorisé à accéder dans GEVER. Les autorisations pour les contrats sont repris depuis GEVER. ![image-20200714-072150.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_df9fdb9f38950cff9f5d086c574b68e7377f9dd8887ff5fcc11f6231c4948810/image-20200714-072150.png?cb=691edfabb24a233e4a06318132ae9e3b) ## Rechercher / Filtrer les contrats La liste affichée peut être limitée par différents filtres. Lors de la recherche, les champs suivants sont parcourus : Titre du contrat, description, parties contractantes et type de contrat. ## Sommaire du contrat ### Détails du contrat Lorsqu'un contrat est ouvert, on accède directement à l'onglet "Sommaire", où les données du contrat peuvent être saisies. ![image-20210528-092833.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_0ccc8c38dde0951c49787adf92eb01a05e01ae38196b0f26c09417d06d25fa68/image-20210528-092833.png?cb=9c2abc2eff24f37146bf75620f4509af) Autres registres : * Documents : liste de tous les documents ou enregistrements du dossier de marché * Rappels : Liste de tous les rappels enregistrés et futurs pour ce contrat * Parties contractantes : liste des parties contractantes, leurs coordonnées et personne de contact * Journal : Liste des avenants au contrat ### Modifier les méta-données En cliquant sur le bouton `Modifier les méta-données`, les informations associées à un contrat peuvent être saisies ou modifiées. Il n'y a pas de champs obligatoires. Les entrées individuelles avec date sont validées. Le système signale des entrées contradictoires. Les champs de métadonnées de l'ensemble standard sont décrits ci-dessous. Les personnes autorisées peuvent ajouter des catégories de contrats supplémentaires avec des champs de métadonnées supplémentaires. Vous trouverez de plus amples informations sous [Types de contrat](https://docs.4teamwork.ch/VM/types-de-contrat.md) . | **champ** | **description** | |-----------------------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | `Type de contrat` | Les catégories de contrats spécifiques à l'organisation peuvent être définies. Leur nombre n'est pas limité. | | **`Mots-clés`** | Les mots-clés sont des marqueurs. Ils peuvent, par exemple, refléter divers services ou produits. Les contrats peuvent être marqués en conséquence, afin de simplifier la recherche et le filtrage. | | **`Description`** | Les informations ou caractéristiques du contrat peuvent être saisies ici. Le filtre tient compte de ces entrées lors de la recherche via le champ de texte. | | **`Responsable`** | La responsabilité indique la personne en charge du contrat. Ceci ne peut être ajusté que dans GEVER. | | **`Signé le`** | Date de signature du contrat. | | **`Début et fin du contrat`** | Dates de début et de fin du contrat. | | **`Durée indéterminée`** | Si le contrat n'a pas de date de fin, cela peut être enregistré en cochant la case correspondante. | | **`Durée de contrat minimale`** | La durée minimale du contrat peut être exprimée en semaines, mois ou années. | | **`Prolongation automatique de`** | La durée de prolongation du contrat peut être définie ici. Ce type de contrat est affiché dans le tableau de bord. | | | | | **`Montant du contrat`** | Indique la valeur totale du contrat ![image-20200714-073007.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_b4f79b67d6be178577c7c1c3e996ca366b858e0b6393e5a061017037896279a1/image-20200714-073007.png?cb=f12db0c30cdc0fb9f1471eff82272a7d) | | **`Flux monétaire`** | Indique s'il s'agit de recettes ou de dépenses dans le cadre du contrat. | | **`Montants unique et récurent`** | Montant des recettes/dépenses non récurrentes et récurrentes. | | **`Période`** | Définit la périodicité des recettes/dépenses récurrentes. | | **`Payable à terme`** | Indique que les paiements sont versés à la fin de la période. | | | | | **`Délai de résiliation`** | Le délai de préavis peut être enregistré dans les unités semaines, mois ou années. | | `Période de blocage` | Le contrat ne peut être résilié pendant les mois indiqués. | | `Intervalle d'annulation` | La résiliation n'est possible qu'en tenant compte de cet intervalle (par exemple, avec 3 mois, le contrat ne peut être résilié que tous les 3 mois - et donc 4 fois par an). | | **`Résiliation au plus tôt le`** | Le champ est automatiquement calculé par défaut selon la logique suivante : 1. Si seulement une date de début de contrat a été saisie, la résiliation est possible immédiatement. 2. Si seulement le terme a été saisi : Date de début et durée minimale du contrat, en tenant compte de la période de préavis, le cas échéant. 3. Si un intervalle de terminaison a été saisi : Date de début et durée minimale du contrat et, si disponible, intervalle de résiliation (en tenant compte de la période de préavis, le cas échéant). 4. Si un délai de préavis a été enregistré : Pas de résiliation pendant les mois sélectionnés (seulement avant ou après). Cette fonction peut être désactivée manuellement (p. ex. pour des cas particuliers). | | **`Résilié le / Résilié au`** | Date d'entrée de l'avis de résiliation ou dernier jour de validité du contrat. | | **`Remarques`** | Les notes importantes peuvent être notées ici. | ### Onglet "Documents" Dans l'onglet Documents, tous les documents appartenant au contrat sont affichés. * Les documents sont stockés dans le dossier de contrat correspondant dans GEVER et ne sont qu'affichés dans la gestion des contrats. * Les documents peuvent être consultés directement à partir de la Gestion des contrats et édités à l'aide de l'icône "crayon". * D'autres documents peuvent être ajoutés au contrat par glisser-déposer. Pour ce faire, il suffit de les glisser dans la zone affichée. ![image-20200714-073548.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_4217d919a8ea7db598f7667869dd26fddce74224441a4e787365c21212b507cd/image-20200714-073548.png?cb=2042d5bd63690d81529efd417df6938e) ### Onglet "Rappels" * Des rappels peuvent être créés à l'aide du symbole "plus". * Ils peuvent être envoyés aux utilisateurs existants de la gestion de contrats ou à toute adresse e-mail. * Le champ de commentaire permet au destinataire d'envoyer un message personnalisé avec le rappel. * Un courrier est envoyé au destinataire avec le rappel. Il contient des informations sur l'expéditeur, un lien vers le contrat et le commentaire correspondant. **Modifier un rappel** * Les rappels existants peuvent être modifiés ultérieurement. L'utilisateur, le commentaire ou la date peuvent être ajustés et enregistrés. Un e-mail est à nouveau envoyé après avoir enregistré les modifications. **Inscription au calendrier** * Chaque rappel est envoyé sous la forme d'un e-mail et d'une inscription au calendrier pour la date saisie. Le destinataire a la possibilité de sauvegarder le rendez-vous dans son propre calendrier. ### Onglet "Parties contractuels" L'onglet "Parties contractuels" permet d'accéder à l'aperçu des parties impliqués dans ce contrat. ![image-20200714-073647.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_2852c11316bc49e92c3439ce3f0c8382f15c0ceb1227ffff746bb1ece0679769/image-20200714-073647.png?cb=10cfbb0386273969862d5f442283f3b6) **Saisir une nouvelle partie contractuelle** * Le symbole "plus" peut être utilisé pour saisir une partie contractuelle. Les entrées existantes sont proposées automatiquement dans un menu déroulant sous le champ de siasie. * Les coordonnées de la partie contractante sont saisies en premier. Si une entreprise est la partie contractante, une personne de contact doit être indiquée dans chaque cas. Plusieurs personnes de contact par entreprise peuvent être saisies. * Une entreprise et ses personnes de contact ne peuvent être inscrites que dans le contexte d'un contrat. **Modifier une partie contractuelle** * En cliquant sur la partie contractuelle, il est possible d'éditer le nom de l'entreprise, son adresse, son courrier et son numéro de téléphone. * En cliquant sur l'adresse électronique, le programme de messagerie par défaut s'ouvre pour envoyer un courrier électronique. * Le numéro de téléphone peut être composé avec l'application par défaut en cliquant dessus. ### Onglet "Journal" L'onglet "Journal" répertorie les modifications apportées aux données du contrat. ![image-20200714-073732.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_20cda6764937eedd144bf4fa6995a473f21e1d5b47e11130acd9ce8ace64d8c7/image-20200714-073732.png?cb=34e0a875d6738e074e43046abd9d6c30) * Le responsable et le moment de la modification sont enregistrés. * Les modifications apportées aux documents du contrat ne sont pas journalisées dans la gestion de contrats, mais directement dans GEVER. ## Exporter les données du contrat Les données de la vue courante peuvent être exportées via le symbole "nuage" à la fin de la liste. Un fichier Excel contenant toutes les métadonnées du contrat est créé et directement téléchargé. ![image-20200714-073826.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_aacab2812af6db3127b265c3c3250871dec52196627581cc8f6469fcc0c42461/image-20200714-073826.png?cb=42460e7d9da4b8bd7ce68464977aaf47) --- language: "de" --- # Dashboard Das Dashboard liefert dem User proaktiv im Sinne eines Cockpits eine schnelle Übersicht über die wichtigsten vertraglichen Ereignisse. Das Dashboard ist in fünf Bereich gegliedert und zeigt in jedem Fenster jeweils max. 10 Verträge / Einträge an. ## Geldfluss des aktuelle Kalenderjahres Es werden die summierten Einnahmen und Ausgaben des ++aktuellen++ Kalenderjahres dargestellt. Dabei wird zwischen den einmaligen und wiederkehrenden Beträgen unterschieden. Die Angaben werden jeweils ohne MWST. angezeigt. ### Aufgaben Auf dem Dashboard werden die persönlichen Aufgaben des eingeloggten Benutzers aufgelistet. Dargestellt wird der Titel der Aufgabe, der Auftragnehmer, sowie die Fälligkeit und de Auftragstyp. Standardmässig werden die 10 nächsten Aufgaben (basierend auf de Fälligkeit) dargestellt. ![image-20220802-115242.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_c7237b2ceb270d2ca104354236c229795beff0ad614935706c5697210c3ac057/image-20220802-115242.png?cb=1a5de6d51b36eb3b291ccbd815c788c3) ### Automatisch verlängernde Verträge Die automatisch verlängernden Verträge werden hier u.a mit dem Zeitraum der Verlängerung und mit dem Zeitpunkt, auf den dieser gekündet werden könnte, angezeigt. ### Ablaufende Verträge Es werden max. 10 Verträge dargestellt, die als nächstes ablaufen. ![image-20200629-115151.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_41c1b2294d4b3b9c63053f0fadd26c9ab8a11678468cfb7bd3aea5dc9a04c90d/image-20200629-115151.png?cb=ce306d6d5b2ea8ed92745827477d3109) ### Zuletzt geändert Es werden die zuletzt veränderten Verträge angezeigt. Dies bedeutet, dass die Vertragsdaten oder die Dokumente zum Vertrag aktualisiert oder verändert wurden. ![image-20200629-115259.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_c5af8a5aeba35f9cd8c677cf1da23eb3638ddd971a2240d679d662025fcabdf3/image-20200629-115259.png?cb=7acbda22cedb0e904cdf2b679723adc5) ### Kündbare Verträge Alle in nächster Zeit kündbaren Verträge werden aufgelistet. ![image-20210528-084815.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_56579c9d6fc1c50b43f61517930fa24bbd5764225b1799fc59ffcaea4b3fef27/image-20210528-084815.png?cb=c95d9e7ab8d3fd3eade8b0823da6f707) --- language: "de" --- # Dashboard (tableau de bord) Le tableau de bord offre à l'utilisateur un aperçu rapide des événements contractuels les plus importants et ce de manière proactive, à la manière d'un cockpit. Il est divisé en cinq zones et affiche au maximum 10 contrats dans chaque fenêtre. ## Flux monétaire de l'année courante Le total des recettes et des dépenses pour l'année civile ++en cours++ est indiqué. Une distinction est faite entre les montants uniques et les montants récurrents. ### Rappels Les rappels personnels avec date et contrat y sont affichés. Il n'y a pas de différence si le rappel a été créé par l'utilisateur courant ou par une personne tierce. Les rappels pour un utilisateur sont affichés, mais pas les rappels destinés à une adresse électronique. ![image-20200714-070119.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_e165eb1a117aee846fe6b07d344c0095b7247278fd10f7108f2c59cb742c4b2b/image-20200714-070119.png?cb=51bab54ef48a59a355b7e1cdcef11e54) Contrats à prolongation automatique Les contrats à renouvellement automatique sont affichés ici avec, entre autres, la période de renouvellement et la date à laquelle ils peuvent être résiliés. ### Contrats expirant prochainement Un maximum de 10 contrats expirant prochainement sont affichés dans cette section. ![image-20200714-070205.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_80f2941ff09f873ffcbb640c14b5d7b5306ef93bd1b293dfefd521a7b714d765/image-20200714-070205.png?cb=68f566b68e4083d63fabc7d24c5dfd6f) ### Modifié en dernier Les derniers contrats modifiés sont affichés ici. Cela implique que les données du contrat ou les documents relatifs au contrat ont été mis à jour ou modifiés. ![image-20200714-070303.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_5160e1008537df81aecbc308bfc6eabf25d6b5f7abffc7be7ff0b8e7bd6bd35b/image-20200714-070303.png?cb=8ce628447415b99ebdd0bab2df7d4d10) ### Contrats résiliables Liste de tous les contrats prochainement résiliables. --- language: "de" --- # Documentation (FR) --- language: "de" --- # Documentation utilisateur --- language: "de" --- # Dokumentation (DE) --- language: "de" --- # Fonctionalités pour rôles spéciaux --- language: "de" --- # Funktionalitäten für Spezialrollen --- language: "de" --- # Lesezugriff auf das Vertragsmanagement für Aufsichtsgremien Für Aufsichtsgremien wie beispielsweise eine Finanzkommission ist es möglich, einen automatischen Lesezugriff sowohl für das Vertragsmanagement wie auch für die in OneGov GEVER relevanten Dossiers zu definieren. Dieser wird mittels Vorgaben des Kunden durch eine speziell dafür angelegte AD-Gruppe gewährt. --- language: "de" --- # Notes de mis à jour Aperçu des versions actuelles et précédentes : ## 2025.1.0 * Les autorisations GEVER sont désormais également prises en compte dans le tableau de bord * Ajout du statut \<\< Planifié \>\> pour les tâches ## 2024.3.0 Si aucun contrat ne peut être trouvé, un message d'erreur correspondant s'affiche désormais. ![image-20250103-104841.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_3a7350aed7d78a593e0dd9349b111b19ce9dddfc41a16b1cb45d230c45d62d95/image-20250103-104841.png?cb=ee02334a21d42de568ed8320446d4e95) ## 2024.2.0 Traductions françaises améliorées ## 2024.1.0 Les polices et les symboles ne sont plus chargés à partir de sources externes. --- language: "de" --- # Partenaires contractuels Le point de menu "Partenaires contractuels" permet d'accéder à un aperçu de tous les partenaires contractuels qui ont été saisis. ![image-20200714-085919.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_3e0cbce8e616e545dc0822aad07c11c10a455003a96a96a8eb5d94c27bcccf15/image-20200714-085919.png?cb=dc656dfb4c78e4e6c1293946ba17bac0) * La liste indique le nombre de contrats ainsi que les sommes des recettes et des dépenses par partenaire contractuel. ![image-20200714-090035.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_0998b0b99914a13f12b199885ba2af3a9e379ede3f2cbcd05e784783edabb830/image-20200714-090035.png?cb=e980834ea1301aeff08e5435628135b3) * En cliquant sur un partenaire contractuel, il est possible d'accéder aux coordonnées de celui-ci. * Les coordonnées, les contrats et les personnes de contact de la partie contractuelle sont affichés. * Les coordonnées et la personne de contact peuvent être modifiés en cliquant sur le champ correspondant. La saisie initiale des informations sur les tiers et les personnes de contact se fait directement depuis le contrat. --- language: "de" --- # Release Notes Übersicht zu den aktuellen und vergangenen Releases: ## 2025.1.0 * GEVER-Berechtigungen werden jetzt auch beim Dashboard berücksichtigt * "Geplant" Zustand für Aufgaben hinzugefügt ## 2024.3.0 Wenn ein Vertrag nicht gefunden werden kann, wird neu eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt ![image-20250103-104841.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_949aaa340fea0ae37735444971a82a92d1478c6646fc038780565c0f8a602889/image-20250103-104841.png?cb=ee02334a21d42de568ed8320446d4e95) ## 2024.2.0 Verbesserte französische Übersetzungen ## 2024.1.0 Schriftarten und Symbole werden nicht mehr aus externen Quellen geladen. --- language: "de" --- # Types de contrat Dans le menu `types de contrat`, il est possible de gérer différentes catégories de contrats avec leurs champs de métadonnées associés. Chaque type de contrat contient un ensemble minimal de métadonnées par défaut qui ne peut être modifié. ![image-20210528-093655.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_6ff2d73dd81e5f520755ac96783eac28ab3b96408d9db89f68dfcb0ec7be7d34/image-20210528-093655.png?cb=37325aef7bf3113b4cd40466f1ceb3d7) Pour les types de contrats dont l'icône en forme d'engrenage comporte un point bleu, des champs personnalisés supplémentaires ont été ajoutés. En cliquant sur l'icône d'engrenage, les champs de métadonnées des types de contrats respectifs peuvent être modifiés. Les champs peuvent être placés dans les différents blocs d'information (informations de base, finances, résiliation). En faisant glisser les six points, les éléments individuels peuvent être déplacés. ![image-20210528-092244.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_602436f25d1d19a9b9672ffd68598a7fa6182b2d4e15420ce06906faec41a8ab/image-20210528-092244.png?cb=31613182b30b745cf689fec6911c6179) Notes importantes pour les administrateurs : * Les types de contrat ne peuvent être supprimés que s'ils ne sont plus affectés à un contrat. * Les champs définis par l'utilisateur sur les types de contrat ne peuvent pas être renommés, ils doivent être supprimés et ajoutés à nouveau. * Les champs personnalisés sont ajoutés au bas de leurs blocs de contenu respectifs et ne peuvent pas être repositionnés. * Lors de la modification du type de contrat sur un contrat, toute information remplie dans les champs personnalisés sera perdue. --- language: "de" --- # Users * Ce point de menu n'est accessible qu'aux administrateurs. Les administrateurs sont mis en place par 4teamwork. * Par l'intermédiaire de ce point de menu, une personne disposant des autorisations nécessaires peut autoriser ou activer des utilisateurs pour la gestion des contrats. * Le listing affiche tous les utilisateurs qui ont essayé de se connecter à la gestion des contrats auparavant. Les personnes disposant des droits appropriés peuvent activer ou désactiver ces utilisateurs pour la gestion des contrats. * Un quota (nombre d'utilisateurs dans la console d'administration) définit le nombre d'utilisateurs autorisés et est défini individuellement pour chaque installation. Si le quota est épuisé, la personne responsable sera directement informée lors de la demande et le support de 4teamwork sera notifié par e-mail. Il est possible de désactiver des utilisateurs existants au profit d'autres utilisateurs. Ainsi, chaque organisation peut déterminer qui a accès à la gestion de contrats, en fonction de son quota d'utilisateurs. ![Users.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_3d3778989021ffd8a74e854e70415338212c6fffee9832df4f9a0fa41ff1a247/Users.png?cb=ba8ade2435f00219fd01ec68a7997b78) --- language: "de" --- # Verträge ## Neuer Vertrag erfassen Verträge können hier auf zwei Arten erfasst werden. Soll ein neuer Vertrag im Vertragsmanagement erfasst werden, kann dies über das Plus-Symbol und Klick auf `Neuer Vertrag` erledigt werden. ![Bildschirmfoto 2022-08-02 um 13.57.49.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_bc558b0985d128a779d84d9bf40fc534f20e1c7d054c3eaba850ad5acc03cb1d/Bildschirmfoto%202022-08-02%20um%2013.57.49.png?cb=24decf271da2fce0ea4df5b6048bc529) Der Ablageort im Ordnungssystem des zugehörigen GEVER-Systems kann mittels Navigation gesucht und selektiert werden. ![Bildschirmfoto 2022-08-02 um 14.33.35.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_80b612082d94a813634df6524b52a082a9f0752258198d89efbdcf5592d8471f/Bildschirmfoto%202022-08-02%20um%2014.33.35.png?cb=b6045a48aad424c086f7c4fc6bd6e485) Das GEVER-Dossier wird automatisch mit dem Schlagwort `contract_management` versehen. Dadurch können alle für das Vertragsmanagement relevanten Dossiers in OneGov GEVER rausgefiltert oder ausgeblendet werden. ## Bestehender Vertrag aus GEVER übernehmen Ein bestehender Vertrag aus GEVER kann über das Plus-Symbol und Klick auf `Bestehender Vertrag aus GEVER` erstellt werden. ![image-20220802-123607.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_1f50ad3a212b61a18b9d2ac1eda55a5c677faf4f617bc8fef0f5f2dfdda95b23/image-20220802-123607.png?cb=7ff44c0b6d01bd770dd5794a2de80738) Durch das Einfügen der URL des bestehenden Vertrags-Dossier aus GEVER und dem Bestätigen über die Aktion `Erstellen`wird der Vertrag erstellt. Das System verknüpft den Vertrag automatisch mit dem eingefügten GEVER-Dossier. Das GEVER-Dossier wird automatisch mit dem Schlagwort `contract_management` versehen. Dadurch können alle für das Vertragsmanagement relevanten Dossiers in OneGov GEVER rausgefiltert oder ausgeblendet werden. ## Verträge anzeigen Unter dem Menü-Punkt `Verträge` werden die erfassten Verträge aufgelistet, auf die/der Benutzende in GEVER auch zugreifen kann. Die Berechtigungen auf die Verträge werden vom GEVER übernommen. ![Bildschirmfoto 2022-08-02 um 14.37.42.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_a2550c5a9239738f650081f50058854abd13886e1f68245c4e1d68637c5ad2b6/Bildschirmfoto%202022-08-02%20um%2014.37.42.png?cb=264a4a57e622721ceaa00ef5c3bf3403) ### Vertragsstatus Der Status eines Vertrags wird dynamisch auf Grund der Vertrags-Metadaten berechnet: | **Status** | **Definition** | |-------------------|------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | **Entwurf** | Vertrag der noch nicht unterzeichnet wurde, kein Start- und Enddatum hat und nicht gekündigt ist. | | **Aktiv** | Vertrag der Heute begonnen und nicht gekündigt, bzw. abgelaufen ist. | | **Unterzeichnet** | Vertrag der noch nicht begonnen hat und dessen Unterzeichnungsdatum heute oder in der Vergangenheit liegt. | | **Gekündigt** | Vertrag bei dem das Datum "Gekündigt per" in der Zukunft liegt. | | **Abgelaufen** | Vertrag bei dem des Datum "gekündigt per" oder "Vertragsende" in der Vergangenheit liegen | ## Suchen / Filtern der Verträge Die Liste kann über diverse Filter eingeschränkt werden. Für die Suche mittels Text werden die Felder Vertragstitel, Beschreibung, Vertragspartei, Federführung und Vertragsart durchsucht. Über die erweiterten Filter lassen sich zudem gezielte Suchabfragen gestalten. ![Bildschirmfoto 2022-08-02 um 14.40.59.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_6cf3f4a7ede19f83e3156c4265413500d5314c59a7cfe4cb15be721d43766d98/Bildschirmfoto%202022-08-02%20um%2014.40.59.png?cb=e519e4ad12acfe08832ac3f84c7dea7f) ## Vertragsübersicht ### Vertragsdetail Wenn ein Vertrag geöffnet wird, gelangt man direkt auf das Register [Übersicht](https://4teamwork.atlassian.net/wiki/spaces/VER/pages/140608177/Register+Vertragsdetail), wo die Vertragsdaten erfasst werden können. Die Ansicht ist aufgeteilt in die Bereiche `Basisinformationen (1), Finanzen (2) und Kündigung (3).` ![Bildschirmfoto 2022-08-02 um 14.51.56.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_67549682e7e147308657deadc3475d08178a5b66066f645e59e63c856d0c5e03/Bildschirmfoto%202022-08-02%20um%2014.51.56.png?cb=67c5ebb548f3e5312928c559b46062c1) Verträge können bearbeitet, gelöscht und in GEVER geöffnet werden. #### Register Dokumente Hier werden alle Dokumente aus dem Vertragsdossier aufgelistet. * Die Dokumente liegen im entsprechenden Vertragsdossier im GEVER und werden im Vertragsmanagement nur angezeigt. * Die Dokumente können direkt aus dem Vertragsmanagement ausgecheckt und über das Bleistift-Symbol bearbeitet werden. * Weitere Dokumente können per Drag'n'Drop dem Vertrag ergänzt werden. Dazu werden sie einfach in den angezeigten Bereich gezogen. ![image-20220802-131548.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_b7ca113b57f2807ee29071bdcb7a414f3ee685f3c246d0237f3617118f3c8a15/image-20220802-131548.png?cb=c53e9e8fdafdfc505e059ba7662fd37b) #### Register Aufgaben Hier werden alle Aufgabe aus dem Vertragsdossier mit den wichtigsten Metadaten aufgelistet. * Über das Plus-Symbol können Aufgaben erstellt werden. Der Benutzer wird in neuem Tab ins GEVER in das Register `Aufgaben` weitergeleitet. * Durch Klick auf die Aufgabe gelangt der Benutzer auf die Detailseite in GEVER. ![image-20220802-131529.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_9835c2fd0473a870dce338504700eb0455802e1aa557859150c17e5ab8b5088e/image-20220802-131529.png?cb=1e43b4f6f9feb69a05a37a3d9197308a) #### Register Vertragsparteien Liste der Vertragsparteien und deren Koordinaten sowie der Ansprechperson: * Über das Plus-Symbol kann die Vertragspartei erfassen werden. Dabei werden bereits erfasste Einträge vorgeschlagen. ![image-20220802-131458.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_681b40f7915ef655a780642e4d8028dcf841e17bd21d561749b3b9904fac48c4/image-20220802-131458.png?cb=812612f6ef9614faeac0da13b16dd067) * Zu einer Vertragspartei kann zusätzlich eine Ansprechperson hinterlegt werden. Es können mehrere Ansprechpersonen pro Firma erfasst werden. * Ansprechpersonen einer Vertragspartei können entweder direkt auf dem Vertrag oder über die Vertragspartei selbst hinzugefügt werden. * Mit einem Klick auf die Vertragspartei kann die Firmenname, Vertragsadresse, Rechnungsadresse, Anschrift, Mail und Telefonnummer mutiert werden. * Mit einem Klick auf die Email-Adresse öffnet sich das Mailprogramm, um eine Email zu versenden. * Die Telefonnummer kann direkt mit einem Klick angerufen werden. * Mit einem Klick auf das Plus-Symbol können neue Vertragsparteien hinzugefügt werden: ![image-20220802-141729.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_6c30f34bfa5560967b4490dfb84ded64955e513f6921045ea713e2f578f74520/image-20220802-141729.png?cb=6662cf1b74bd1b736e84ff8ffc8e4008) #### Register Journal Im Journal werden alle Änderungen am Vertrag protokolliert und gespeichert. * Es werden der Verursacher und der Zeitpunkt der Mutation festgehalten. * Veränderungen an den Dokumenten eines Vertrages werden nicht journalisiert, sind jedoch über den Versionsverlauf des Dokumentes ersichtlich. ![image-20220802-131615.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_c8cabf71750f3435b9fbbc1d37c0fa3fd414acc686c95b6be6cd259f1b3b5972/image-20220802-131615.png?cb=41e99f546276e459cf157fa5228b9069) ### Metadaten bearbeiten Mittels Klick auf den Button `Metadaten bearbeiten` können die zugehörigen Informationen eines Vertrages erfasst oder bearbeitet werden. Es gibt keine Pflichtfelder, jedoch Felder die von einander abhängig sind oder in Kombination miteinander keinen Sinn ergeben. Das System ist so freundlich und weist den Benutzer darauf hin. Als Beispiel kann ein unbefristeter Vertrag nicht automatisch verlängert werden: ![image-20220802-132308.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_258e652b338fc829e9677348a1d212d2afc9451e7a6b9c37fe1c42df4a358649/image-20220802-132308.png?cb=d750741fb69ddf3c0087d89ba15464dd) Einzelne Einträge werden aber auf Ihre Korrektheit geprüft (z.B Datumseingabe). Zudem Das System weist auf einige widersprüchliche Angaben hin. Nachfolgend werden die Metadatenfelder des Standard-Sets beschrieben. Berechtigte Personen können zusätzliche Vertragstypen mit weiteren Metadatenfeldern ergänzen. Weitere Informationen finden Sie unter [Vertragstypen](https://docs.4teamwork.ch/VM/vertragstypen.md). ![image-20220802-131858.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_d58271e80f18086b886f429c68e86d3cc8557ded18e6ab219683f86be3347711/image-20220802-131858.png?cb=b560872889d45661638d105c2e8eed8d) | **Feld** | **Beschreibung** | |------------------------------------------|---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------| | `Vertragstyp` | Es können kundenspezifische Vertragstypen hinterlegt werden. Keine Beschränkung der Anzahl. | | `Tag` | Tags sind Markierungen. Die Markierungen können zum Beispiel Dienstleistungen oder Produkte widerspiegeln. Die Verträge können so entsprechend gekennzeichnet werden, um das Filtern zu vereinfachen. Jeder Kunde kann seine Tags selber definieren und mittels Ticket an 4teamwork AG erfassen lassen. | | `Beschreibung` | Kurz sonstige Infos oder Merkmale zum Vertrag können hier angegeben werden. Der Filter berücksichtigt diese Einträge bei der Suche über das Textfeld. | | `Federführung` | Die Federführung zeigt die Verantwortliche Person für den Vertrag an. Diese kann nur in GEVER angepasst werden. | | `Unterzeichnet am` | Datum der Unterzeichnung des Vertrags | | `Vertragsbeginn` und `Vertragsende` | Datum des Beginns und dem Ende des Vertrags | | **`Befristet / unbefristet`** | Falls der Vertrag kein Ende hat, kann dies in der entsprechenden Checkbox festgehalten werden. | | `Mindestvertragsdauer` | Die Mindestvertragsdauer des Vertrags kann in den Einheiten Wochen, Monate oder Jahre festgehalten werden. | | `Verlängert sich automatisch um` | Der Zeitraum, um welchen sich der Vertrag verlängert, kann hier festgehalten werden. Ein solcher Vertrag wird im [Dashboard](https://docs.4teamwork.ch/VM/dashboard.md) angezeigt. | | | | | `Vertragssumme` | Setzt sich aus dem im Vertrag festgelegten einmaligen und dem wiederkehrenden Betrag für die Vertragsdauer zusammen. Das Feld wird nicht berechnet und muss manuell geführt. ![image-20220802-132806.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_50a4a89335d4b1be68ef145b9204be25af3a217117b0a655adb37eaf57914d21/image-20220802-132806.png?cb=aa558c89ec5ecd61a6cf721942c7f2c9) | | `Geldfluss` | Kennzeichnet, ob es sich um Einnahmen oder Ausgaben durch den Vertrag handelt. | | **`Einmaliger / wiederkehrende Betrag`** | Höhe der einmaligen / wiederkehrenden Einnahmen / Ausgaben | | `Periode` | Die Periodizität der wiederkehrenden Einnahmen / Ausgaben kann festgehalten werden | | `Nachschüssig` | Zahlungen, die am Ende der Periode bezahlt werden. | | | | | `Kündigungsfrist` | Die Kündigungsfrist kann in den Einheiten Wochen, Monate oder Jahre festgehalten werden. ![image-20220802-133508.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_d07ddc127ea9d776cc30abf4c5d129fd92df60863fa37ee17efe6d5f096a218a/image-20220802-133508.png?cb=521d58d391dff113daad1e44cdaf76cf) | | `Sperrfrist` | In den angegebenen Monaten kann der Vertrag nicht gekündigt werden. | | `Kündigungsintervall` | Eine Kündigung ist nur unter Berücksichtigung dieses Intervalls möglich (z.B. bei 3 Monaten ist der Vertrag nur alle 3 Monate - und somit 4 Mal pro Jahr - kündbar) | | `Kündigungszeitpunkt` | Hier kann angegeben werden, per wann die Kündigung erfolgen muss (z.B. Anfang Monat). | | `Früheste Kündigung per` | Entspricht dem Datum auf das ein Vertrag frühestens gekündigt werden kann, unter Berücksichtigung aller Fristen und Zeitdauern. **Beispiel**: * Ein Mietvertrag tritt per 01.01.2020 in Kraft * Die Mindestvertragsdauer beträgt 2 Jahre * Die Kündigungsfrist beträgt 3 Monate * Das Datum der `frühest möglichen Kündigung` ist folglich der `30.09.2022` Der Vertrag kann also frühestens auf dieses Datum gekündet werden. Das Feld wird standardmässig automatisch nach folgender Logik berechnet: 1. Wenn nur ein Vertragsbeginn erfasst wurde, ist eine Kündigung ab sofort möglich. 2. Wenn nur die Laufzeit eingetragen wurde: `Startdatum` und `Mindestvertragsdauer`, unter Berücksichtigung der `Kündigungsfrist`, falls vorhanden. 3. Wenn ein Kündigungsintervall erfasst wurde: `Startdatum` und `Mindestvertragsdauer`, und, wenn vorhanden, `Kündigungsintervall` (ggf. unter Berücksichtigung der `Kündigungsfrist`). 4. Wenn eine `Sperrfrist` erfasst wurde: Keine Kündigung in den selektierten Monaten (nur vorher oder nachher). Diese Funktion ist manuell deaktivierbar (z.B. bei Sonderfällen). | | `Gekündigt am / Gekündigt per` | Datum des Kündigungseingangs bzw. Datum des letzte Tages, an dem der Vertrag noch Gültigkeit besitzt. | | `Notizen` | Hier können wichtige Hinweise vermerkt werden. | ## Exportieren der Vertragsdaten Über das Wolken-Symbol am Listenende kann die Ansicht der Verträge exportiert werden. Es wird ein Excel mit allen Metadaten des Vertrags erstellt und heruntergeladen. ![Bildschirmfoto 2022-08-02 um 16.19.12.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_394965514df5616d8c990a043b36b7e7ccd8badffb3f879df770dbc3e8ad50b7/Bildschirmfoto%202022-08-02%20um%2016.19.12.png?cb=cc746327ddff680fe540ebac80f5a6b4) --- language: "de" --- # Vertragsparteien Über den Menüpunkt `Vertragsparteien` gelangt man auf eine Übersicht aller Vertragsparteien. * Die Auflistung zeigt pro Vertragspartei die Anzahl hinterlegte Verträge und die Summen zu Einnahmen bzw. Ausgaben an. ![image-20220802-142402.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_823ce68eb7d021955e14d263b1d4fa5f274f13b1e55568bfb97e9be2e4f3f77a/image-20220802-142402.png?cb=a1314802299b69ded7b1d066c94ed7c6) Mit einem Klick auf die Vertragspartei gelangt man auf die Details zum entsprechenden Vertragspartner. * Hier werden die Koordinaten, die Verträge sowie die Ansprechpersonen der Vertragspartei angezeigt. * Mutationen der Koordinaten sowie der Ansprechperson können via Klick auf das entsprechende Feld vorgenommen werden. ![image-20220802-142807.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_b87544e59ff663bb082ced274b7d56e6f705bd2a3b3f99451ecf2240b265c1de/image-20220802-142807.png?cb=2aa957fd7d0aaa5feae2fe6163321c4b) Im Register `Verträge` werden alle Verträge der Vertragspartei aufgelistet. ![image-20220802-142535.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_fd8ba8930e881c00f43d23cadbacdc16291b20956f3855243a3eab27e6ef9ba8/image-20220802-142535.png?cb=70fcce2dc71311f82f18a22f931afa2e) Die Ersterfassung der Angaben zu Drittparteien und Ansprechpersonen wird direkt auf dem Vertrag gemacht. --- language: "de" --- # Vertragstypen Im Menüpunkt Vertragstypen können unterschiedliche Vertragstypen mit ihren zugehörigen Metadatenfeldern verwaltet werden. So lassen sich kundenspezifische Vertragstypen rasch und einfach erfassen. Jeder Vertragstyp enthält ein minimales Standardmetadaten-Set, das nicht verändert werden kann. ![image-20220802-143807.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_caef552eb9643933a96ef91e2ea15adf4e3d612f5f23d6d15910eb943022cee9/image-20220802-143807.png?cb=d78179ea35a5b98a1dcdd63a589b20de) Bei Vertragstypen mit einen blauen Punkt auf dem Zahnrad-Symbol wurden zusätzliche, benutzerdefinierte Felder hinzugefügt. Mittels Klick auf das Zahnradsymbol lassen sich die Metadatenfelder der jeweiligen Vertragstypen bearbeiten. Die Felder können in die unterschiedlichen Informationsblöcke (Basisinformationen, Finanzen, Kündigung) platziert werden. Mittels Drag'n'Drop können die einzelnen Blöcke verschoben werden. ![image-20220802-144131.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_97bd59be50ca52a730f15c127e30604d5232171e147b96dbf5a369d5ef805a19/image-20220802-144131.png?cb=9acf769715fa532cd55b3daa89ffc06b) Wichtige Hinweise für Administratoren: * Vertragsarten können nur gelöscht werden wenn sie keinem Vertrag mehr zugeordnet sind * Benutzerdefinierte Felder auf Vertragsarten können nicht umbenannt werden, diese müssen entfernt und neu hinzugefügt werden * Benutzerdefinierte Felder werden in den jeweiligen Inhaltsblöcken ganz unten angehängt und können nicht umplatziert werden * Beim Anpassen des Vertragstyps auf einem Vertrag gehen allfällig abgefüllte Informationen in den benutzerdefinierten Feldern verloren. --- language: "de" --- # Sitzungs- und Protokollverwaltung ## [Dokumentation (DE)](https://docs.4teamwork.ch/spv/dokumentation-de.md) ### [Documentation (FR)](https://docs.4teamwork.ch/spv/manuel-d-utilisation-f.md) --- language: "de" --- # About Die SPV ist die Lösung, die Ihre Sitzungsorganisation und Kommunikation äusserst effizient macht. Wird in einem Dossier ein Antragsdokument erstellt, kann dieses mit den zugehörigen Beilagen einem Gremium eingereicht werden. Im Gremium wird der Antrag geprüft und für die passende Sitzung traktandiert. Beschlüsse und Protokollauszüge werden direkt im Sachdossier abgelegt. Bei Bedarf können Protokollauszüge an die zuständigen Mitarbeitenden gesendet und aus den Beschlüssen resultierende Aufgaben den jeweiligen Personen zugewiesen werden. Die Sitzungs- und Protokollverwaltung ist eine eigenständige Applikation welche mit OneGov GEVER gekoppelt werden kann. --- language: "de" --- # À propos La GSPV est la solution qui rend l'organisation de vos réunions et la communication extrêmement efficaces. Lorsqu'un document de demande est créé dans un dossier, il peut être soumis à un comité avec les annexes correspondantes. La demande est examinée au sein de l'instance et inscrite à l'ordre du jour de la réunion correspondante. Les décisions et les extraits de procès-verbaux sont directement classés dans le dossier. Si nécessaire, les extraits de procès-verbaux peuvent être envoyés aux collaborateurs compétents et les tâches résultant des décisions peuvent être attribuées aux personnes concernées. La gestion des séances et des procès-verbaux est une application autonome qui peut être couplée à OneGov GEVER. --- language: "de" --- # Allgemeines ## Auflisten Der Bereich **Sitzungen** listet alle bevorstehenden und vergangenen Sitzungen auf. Sitzungen lassen sich über das **Plus-Symbol** hinzufügen. Es können ein- und mehrtägige Sitzungen erfasst werden. Ein Label zeigt dem Benutzer immer die **Aktuelle Sitzung** sowie die **Nächste Sitzung** an. Auch kann im unteren Bereich der Seite nach Sitzungen aus einer bestimmten Zeitperiode gefiltert werden. ![image-20241015-144100.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_0f81a726f77e940d156eed9da77ff62d368f2dbdeb6744396d124f5880990764/image-20241015-144100.png?cb=bf62a4fd1735d339d77f05fe66dc9fd7) ## Hinzufügen Sitzungen können über den Plus-Button hinzugefügt werden. Im Fenster können nun die Start- sowie Endzeit der Sitzung erfasst werden. ![image-20241015-144434.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_8d1c27470b73985afb5d29e4625e96511c21dd5a86accbb5c6b39040901075cc/image-20241015-144434.png?cb=765d48a1d7323723a57920d5597566bc) --- language: "de" --- # Anträge Das Antragswesen ist eigenständiges Gefäss für die Erstellung, Bearbeitung und Einreichung von Anträgen aus OneGov GEVER. Der Bereich \<\\> berücksichtigt die Berechtigungen aus GEVER und steht allen GEVER-Benutzern zur Verfügung. --- language: "de" --- # Aperçu Comités Dans le point de menu \<\< Comités \>\>, tous les comités saisis sont listés et peuvent être consultés. ![image-20241107-123956.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_7d6ded26c0daf569d6dc99598615060ee7d9e14c2f5dc154b4423c4b4972e071/image-20241107-123956.png?cb=4c493176d37419b27014bb502c44a3c0) Si l'on clique sur une entrée, les métadonnées s'affichent. Dans cette vue, les membres, les responsables du comité (admin) ainsi que les affaires pour ce comité sont affichés. En cliquant sur le bouton en haut à droite, la liste des membres peut être exportée et téléchargée sous forme de fichier Excel. ![image-20241107-124107.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_7c0fcae57af12adbc63cd597b86c05ce5b538be94df25adb91b4bb2348ef1384/image-20241107-124107.png?cb=7dc2b73a162e9dc73e37ae41845e1493) --- language: "de" --- # Aperçu Personnes Sous \<\< Personnes \>\> s'affichent tous les membres qui ont le droit d'accéder à la gestion des séances. Le champ de recherche permet de rechercher une personne précise. La liste peut être filtrée selon certains critères, comme par exemple \<\< comité \>\> ou \<\< rôle \>\>. ![image-20241107-124322.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_dfa0ea3a15f725f35487f673d12869a8f02e75d3b2d5b6b008c0959d2b9d4de8/image-20241107-124322.png?cb=39d5dff740430c42f802001650458217) En cliquant sur une entrée, le contact s'ouvre. Dans cette vue, ses coordonnées, ses affiliations ainsi que ses affaires déposées sont affichées. ![image-20241107-124344.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_32e1ca39917daa2d9cb635203bc010b738e3f78cb0047de41d972c4546629452/image-20241107-124344.png?cb=edfebe62247c1938b38d4d9a8a35ad00) --- language: "de" --- # Bearbeiten Auf der Detailseite eines Antrags kann der Antrag angeschaut, bearbeitet und storniert werden. ![image-20241016-080235.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_ac30279eb901c5879917e467d80f3839dcce33e44afb2701d3dff59e59e031ba/image-20241016-080235.png?cb=17d5fadca04da89f588c9828648f3bed) Im Status `In Bearbeitung` stehen die nachfolgenden Funktionen zur Verfügung. ## Statuswechsel Die Aktion `Antrag Einreichen` überführt den Antrag in den Status "eingereicht". Dadurch kann der Antrag in der Sitzung des Gremiums traktandiert werden. ![image-20241016-080520.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_fda10b87322a8bec01de650759eb05a8c4976fb03ec5976849b6ee34688f6c73/image-20241016-080520.png?cb=ccc007fc504735fb77be02b3ddc5cb36) Die Aktion `Antrag Stornieren` überführt den Antrag in den Status "storniert". Stornierte Anträge werden zurück an den Antragssteller gesendet und können nicht wieder aufgenommen werden. ![image-20241016-080601.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_79d4aff1a16af85daf0883426dd3188f5a3fa21464f21d1605e38a75126a4527/image-20241016-080601.png?cb=eca805d16f31511f9252a17988259dda) ### Anträge bearbeiten Hiermit können die Metadaten (Titel, Sitzung, Geschäftsart und Antragsteller) modifiziert sowie Beilagen ab- und angewählt werden. ![image-20241016-080713.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_055e507f8cdbaed0e3c98bd64156e2fbd369e96816440691c2f50b44e17575b9/image-20241016-080713.png?cb=594899b564d07d1d5ea697afc90a18cf) --- language: "de" --- # Benutzerdokumentation --- language: "de" --- # Champs Sablon Les champs suivants peuvent être représentés dans les modèles de procès-verbaux : * begin.date * begin.time * remarks_bottom * remarks * state * title * additional_title * year * participants.other * participants.presidency.email * participants.presidency.fullname * participants.presidency.firstname * participants.presidency.lastname * participants.presidency.political_name * participants.secretary.email * participants.secretary.fullname * participants.secretary.firstname * participants.secretary.lastname * participants.secretary.political_name * committee.name * committee.abbreviation * document.generated * mandant.name * meeting.date * meeting.end_time * meeting.location * meeting.number * meeting.start_time * protocol.type * tagesordnung * agenda_item.business.assignee_userid * agenda_item.business.begin_date * agenda_item.business.end_date * agenda_item.business.is_urgent * agenda_item.business.number * agenda_item.business.title * agenda_item.business.type * agenda_item.decision_number * agenda_item.description * agenda_item.dossier_reference_number * agenda_item.note * agenda_item.is_paragraph * agenda_item.is_subheading * agenda_item.number_raw * agenda_item.number * agenda_item.repository_folder_title * agenda_item.state * agenda_item.title * agenda_item.contains_headings * agenda_item.contains_paragraphs * agenda_item.is_level_0 * agenda_item.is_level_1 * agenda_item.is_level_2 * agenda_item.is_level_3 * agenda_item.is_level_4 ## Object de participants `participants.members[]` `participants.absentees[]` * firstname * lastname * fullname * role * email * political_name ## Object de participation aux affaires `business.participants[]` * name * members (si comité) ## Documents publics `business.public_documents[]` * title ## Object de point de l'ordre du jour `agenda_items[]` * business.assignee_userid * business.begin_date * business.end_date * business.is_urgent * business.number * business.responsible.title * business.responsible.abbreviation * business.title * business.topic * business.type * decision_number * description * dossier_reference_number * note * is_paragraph * number_raw * number * repository_folder_title * state * title * contains_headings * contains_paragraphs * is_level_0 * is_level_1 * is_level_2 * is_level_3 * is_level_4 ## Proposition * title * business * business_type * status * is_urgent * has_signature_sheet * proposal_creator * second_signature * third_signature * rights_holder * reason ## Demande * title * business_number * business * description * status * suggestion_creator * suggestion_type * reference * reason * submit_as_faction --- language: "de" --- # Comités --- language: "de" --- # Création de modèles avec Sablon Grâce aux [champs d'impression en série](https://docs.4teamwork.ch/spv/sablon-felder.md), les modèles de l'ASP peuvent être personnalisés et offrent ainsi la possibilité d'adapter tous les documents automatiques à un CI/CD. ## Structure du modèle des procès-verbaux Le modèle de procès-verbal se compose des éléments présentés ci-dessous. ![image-20241107-155900.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_c04245c54bc62a8350f8f313d63b307352b3f561e924ef6cbc9d2e08a16cf098/image-20241107-155900.png?cb=e71ca1374561bf2ef12bcf6dec01c33a) Les zones en bleu sur l'illustration ci-dessus représentent des modèles qui peuvent être déposés sur la GSPV. Une description de la manière dont les modèles peuvent être déposés sur la GSPV est disponible sous [Gestion des modèles de documents GSPV](https://docs.4teamwork.ch/spv/gestion-des-modeles-de-documents-gspv.md) . ## Example Procès-verbal: Header [4t_protocol_header.docx](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_21d39bdcea0ac0e73f3359647a77a273f45ba1e63594c982c7db682f8c1b6dca/4t_protocol_header.docx.md?cb=00337fa5088cab808785556419de150c) ## Insérer des champs dans des modèles De nouveaux champs peuvent être insérés dans Word via l'option de menu `Insertion` -\>\> `Texte` -\>\> `QuickPart` -\>\> `Champ` (Office Mac `Insertion` -\>\> `Champ`... ), en travaillant avec le champ `ChampFusion` dans la catégorie `publipostage` de la boîte de dialogue suivante : ![image-20241108-073223.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_ff227197c7ada902b513f9b0b5279bbda6cf3c43b1dfbfc3e1db259d8df4ec3f/image-20241108-073223.png?cb=84a3dfc38db57bcb39deaf04dd3032b0) Une liste de tous les champs se trouve sous [Champs Sablon](https://docs.4teamwork.ch/spv/champs-sablon.md) ## Présenter des listes dans des modèles Les champs suivis de `[]` sont des listes qui contiennent d'autres objets avec des champs (par ex. `participants.members[]`). Pour pouvoir itérer sur une liste d'entrées, cela doit être contrôlé dans le modèle Word par les champs suivants (entre crochets) (ici, l'exemple de `participants.members[]`) : participants.members:each(membre) ... participants.members:endEach Le texte entre les deux champs d'impression en série (indiqués par ...) est inséré dans le Word généré à chaque passage de boucle. Pour que le contenu d'un champ soit inséré dans un modèle, le nom du champ souhaité doit être précédé d'un signe égal (`=`) dans le champ de fusion, par exemple `=member.fullname` donne le nom d'un membre qui sera inséré à l'endroit correspondant dans le modèle Word. --- language: "de" --- # Créer de nouveaux comités / Importer depuis la gestion des contacts En tant qu'administrateur, il est possible, à partir de la version `2024.11.0`, d'importer des comités de la gestion des contacts dans la gestion des séances et des procès-verbaux. Pour cela, il est possible de procéder comme suit : 1. Dans la zone \<\< Admin \>\>, naviguer vers \<\< Comité \>\>. 2. Cliquez sur le bouton \<\< + \>\>. Une boîte de dialogue s'ouvre avec le titre \<\< Importer des comités \>\>. 3. Sélectionner les comités à importer à l'aide de la case à cocher. Seuls les comités qui n'existent pas déjà dans l'ASP sont affichés. 4. Confirmer la sélection en cliquant sur le bouton \<\< Importer groupes \>\>. L'importation est lancée. 5. Les comités sélectionnés sont maintenant disponibles. ![image-20241107-143008.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_122e5befdda3e1a664cf70c17c042a49b40c16bb9680283070f616154de1fe7c/image-20241107-143008.png?cb=48abcc3eecd00bbc55408a2cf9326268) ![image-20241107-143236.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_f866b120dbe56c81b9ebad04f8ea50eb548cf6b8d1c37d725dc812ccddb7ac34/image-20241107-143236.png?cb=3e60dc41a53329e1a2b48e99786cb85a) ![image-20241107-143415.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_8736e700284ac1167d80254d309db17b3f9bc032c6c717c3c84b1e488486e1cd/image-20241107-143415.png?cb=7cc204aa0edd9fb7419fa2cd766a690d) --- language: "de" --- # Créer une demande ## Créer une demande 1. Les demandes sont lancées directement sur le dossier GEVER ![image-20241107-092956.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_777bbae8448a2fb52475ee61d16dcf703f82d7bee93ea2317edfe81195c6bec8/image-20241107-092956.png?cb=343297477143451a72bd0a262780cc95) 2. L'utilisateur est redirigé vers le processus de demande dans la GSPV. ![image-20241107-093221.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_e73ded42055be843e4d9c9cec7abf6c2d116ad3fa4a8721db90030423ab1a57c/image-20241107-093221.png?cb=fcfd871784cbb42909cd2579ae4555e2) 3. L'étape suivante permet de sélectionner l'organe et la réunion ainsi que le type d'affaire ![image-20241107-093031.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_1de99e8043411e7a0c63254496b8b370bfbc465e98bfcae31ff7b7c71b98818f/image-20241107-093031.png?cb=ce6c012963a7a6623716a553d41fdfce) 4. Dans l'étape suivante, il est possible, au choix, de créer un document de demande à partir d'un modèle ou d'utiliser un document de demande existant (qui doit être un Word !) issu du dossier GEVER. Sous Annexes, il est possible de joindre d'autres documents du dossier. ![image-20241107-093401.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_9b3089af264cbdd63259d4c198846d3a2f61b4c78a71fdca9076131eff757ab7/image-20241107-093401.png?cb=6f7310376e259c12e1c5208b7ef673bf) 5. Enfin, un aperçu de la demande est présenté ![image-20241107-093435.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_eb6a4347165ac92825200f76e48c49ea4417504e01da87d3db704183de9988e8/image-20241107-093435.png?cb=fd13159608d6384f0966828885665a82) 6. En cliquant sur l'action `Créer la demande`, la demande est transmise et apparaît sous l'option de menu `Demandes`. ## Lister les demandes L'aperçu des demandes tient compte des autorisations de GEVER. Si un utilisateur n'est pas autorisé sur le dossier d'origine de la demande, la demande n'est pas visible pour lui. Plus de détails sur cette liste : * Par défaut, toutes les demandes pour lesquelles l'utilisateur connecté est autorisé sont listées. * La recherche par filtre permet de limiter la recherche par titre, statut, comité, session et mes demandes. * Le filtre Session n'est disponible que si un comité est sélectionné. * La liste est paginée et limitée par défaut à 25 entrées. --- language: "de" --- # Demandes Le domaine des demandes est un espace autonome pour la création, le traitement et la soumission de demandes à partir de OneGov GEVER. Le domaine \<\< Demandes \>\> tient compte des autorisations de GEVER et est à la disposition de tous les utilisateurs de GEVER. --- language: "de" --- # Dokumentation (DE) --- language: "de" --- # Einreichen Ist der Antrag bereit, kann er über die Aktion `Antrag einreichen` auf der Detailansicht eingereicht werden. ![image-20241016-082037.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_9048ae160195d47f51efc95dc22b24203a78d63c705a373f5481b10db767e7db/image-20241016-082037.png?cb=e744bae70cf17682ec7adf4ae82a6160) Nun wechseln wir vom Antragswesen ins Sitzungsmanagement. Eingereichte Anträge werden unter \<\\> aufgelistet. ![image-20241015-111518.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_d2e45abc46764f845c18b19bcd193d076bad92ecc3b0734eaa135bd6f4835020/image-20241015-111518.png?cb=6aaeb80829c5d04d42e015f64b7f3878) --- language: "de" --- # Erstellen ## Anträge erstellen 1. Anträge werden direkt auf dem GEVER-Dossier gestartet ![image-20241016-074030.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_d22029f25612b598f6037188c7bf01434625df800458991949ff1bf8632d7bb1/image-20241016-074030.png?cb=46479557488e3d5542524d1a5f0aa68c) 2. Der Benutzer wird auf den Antragsprozess in der SPV weitergeleitet. ![image-20241016-075037.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_9e4c4bfca2721ad97ce19d44d9b95bbb18ab255bc41ff1da45d7ffef22d27d60/image-20241016-075037.png?cb=88b8e452eb4ec6fa9892a21941e2d652) 3. Im nächsten Schritt kann das Gremium und die Sitzung und die Geschäftsart ausgewählt werden. ![image-20241016-075156.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_a4a9bcc1f92cb8111f60e3fd3dc4729f6b150b68aa3df76cd8ebbbb216e5b8a8/image-20241016-075156.png?cb=22684abe74e58b8c08330323fd642eb2) 4. Im nächsten Schritt kann wahlweise ein Antragsdokument ab Vorlage erstellt werden oder ein bestehendes Antragsdokument (muss ein Word sein!) aus dem GEVER-Dossier verwendet werden. Unter Beilagen können weitere Dokumente aus dem Dossier angehängt werden. ![image-20241016-075458.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_c8d924f6f797bbd49b5cd1202195496977fb82e55f1ae3af4173b25b0a3f39bd/image-20241016-075458.png?cb=c26b048fe0b450f29934856a60c35a9b) 5. Zum Schluss wird eine Übersicht des Antrags dargestellt ![image-20241016-075701.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_17c3d18303afb8b42b697d2b41cee1d929a3313e024363393942bc98021aca29/image-20241016-075701.png?cb=ce0fba84c3f82484b1c464a32e9a10e9) 6. Durch betätigen der Aktion `Antrag erstellen` wird der Antrag übermittelt und erscheint unter dem Menüpunkt `Anträge`. ![image-20241016-080129.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_2527eb07330a28a1925dcea9ca156e4e883b1969d985415f98927a8d1b0d6681/image-20241016-080129.png?cb=bd6012434ede8ce3056057187617b16c) ## Anträge auflisten Die Antragsübersicht berücksichtigt die Berechtigungen aus GEVER. Ist ein Benutzer auf dem Ursprungsdossier des Antrags nicht berechtigt, ist der Antrag für ihn nicht ersichtlich. Weitere Details zu dieser Auflistung: * Standardmässig werden alle Anträge aufgelistet, für jene der eingeloggte Benutzer berechtigt ist * Die Filtersuche ermöglicht die Einschränkung nach Titel, Status, Gremium, Sitzung und meine Anträge * Der Filter Sitzung ist nur verfügbar, wenn ein Gremium ausgewählt ist * Die Auflistung ist paginiert und wird standardmässig auf 25 Einträge beschränkt. --- language: "de" --- # Neue Gremien erstellen / importieren aus der Kontaktverwaltung Als Admin, können ab der Version `2024.11.0` Gremien aus der Kontaktverwaltung in die Sitzungs- und Protokollverwaltung importiert werden. Hierzu kann wie folgt vorgegangen werden: 1. Im "Admin"-Bereich zu "Gremium" navigieren. 2. Auf die "+"-Taste klicken. Es wird sind ein Dialog öffnen mit der Überschrift "Gremien importieren" 3. Die zu importierenden Gremien über die Checkbox auswählen. Es werden nur Gremien angezeigt, die nicht schon in der SPV vorhanden sind. 4. Über die Schaltfläche "Gruppen importieren" die Auswahl bestätigen. Der Import wird gestartet. 5. Die selektierten Gremien sind nun verfügbar. ![Gremium.PNG](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_893067a0e14569d5ab862f3fe85ffd4305b17d0eedec6d174ed4cb4a9bc8814d/Gremium.PNG?cb=149aada119d44b0c46c6f8f77f74e93f) Gremium hinzufügen ![Dialog.PNG](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_1ee04638fc72b77719c31e00d5ae26ba76a79068688b5b00279e33076039f376/Dialog.PNG?cb=5858e884f6e935e0481bafd8f5609199) Gremium importieren ![NewGremium.PNG](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_2072977dd7871eabc27a7aff3fc60e465b79c9b015bf1165d848f3430130cda1/NewGremium.PNG?cb=78f396655afa27d73a6eb750544ad541) Alle Gremien importiert und aktualisiert --- language: "de" --- # Fonctionalités pour des rôles spéciaux --- language: "de" --- # Funktionalitäten für Spezialrollen --- language: "de" --- # Gestion des comités ## Ajouter de nouveaux comités / Gérer les affiliations **Les nouveaux comités et les nouvelles affiliations sont saisis et gérés sous \<\< Organisations \>\> dans la Gestion des contacts (KUB).** Vous trouverez des instructions sur la création et la gestion de comités et d'affiliations dans la documentation de KUB. ### Activation d'un comité L'activation effective du comité se fait dans la zone d'administration de la GSPV. Pour terminer l'installation, il faut donner au comité un `Type` et un `numéro de classement pour les réunions` pour l'archivage des documents des séances dans GEVER. ![image-20241107-151638.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_828ff414ef25b1250faefcd55606f79e16cf9e8ae1a4a452292d39b2d1596dc3/image-20241107-151638.png?cb=e5ef1397d23b0eda28ba61ca529824fb) ### Synchronisation Notez que la synchronisation des comités se fait avec un certain retard (15min). --- language: "de" --- # Gestion des modèles de documents GSPV Les modèles peuvent être déposés de manière autonome dans l'ASP. Sous le point de menu `Admin`, vous trouverez le sous-point `Modèles de documents GSPV`. Le point de menu `Admin`n'est visible que pour les personnes ayant des droits d'administrateur. ![image-20241107-144403.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_8f85129221363e8b8ed3fe6cf2768cf4742d77767a792328d2743d2f9478507f/image-20241107-144403.png?cb=282f6df22aa177cf972716220748467e) ## Types de modèles Nous connaissons 6 types différents de modèles ASP. Les différents types peuvent être sélectionnés à l'aide du symbole de la flèche en haut à droite. ![image-20241107-144754.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_676b4ab9cc7cc4ca6b1e6bb82defa9b90524a542a98afaacfc316da266a836bb/image-20241107-144754.png?cb=426701e41f0096e66fde0d22ea08bb23) ## Modèles de demande Le `bouton plus` permet d'ajouter de nouveaux modèles de demande. Un modèle de proposition se compose d'un titre, d'un document et d'une description. De plus, il est possible de choisir sur un modèle de proposition s'il peut également être utilisé pour `des points libres de l'ordre du jour` ou comme `modèle ad hoc`. ![image-20241107-145013.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_ea414626a59ceae1d6b6359dbe812767492e502d05bc1f0bd7e0ce5a77295613/image-20241107-145013.png?cb=b1e0d3e1c9c82b18b35b06f849197fdb) ## Modèles de l'ordre du jour Le `bouton plus` permet d'ajouter de nouveaux modèles d'ordre du jour. Un modèle d'ordre du jour se compose d'un titre et d'un document. ![image-20241107-145151.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_591d2496994752756979c315fd4585eb3ce25ce7829ac96fff83c6065c84b5a8/image-20241107-145151.png?cb=4ef23227bdf78ebd14b39d08c3986521) ## Modèles de procès-verbal Le `bouton plus` permet d'ajouter de nouveaux modèles de procès-verbal. Contrairement aux deux types de modèles supérieurs, le modèle de procès-verbal se compose de plusieurs documents. Pour que les mêmes documents puissent être utilisés pour plusieurs modèles de procès-verbal tous les modèles existants du type correspondant (Protocol : En-tête, Protocol : Pied de page, Protocol : En-tête de l'ordre du jour, Protocol : Pied de l'ordre du jour, Protocole : Sous-titres) s'affiche. Ceux-ci peuvent à leur tour être ajoutés via les [blocs de modèles](https://docs.4teamwork.ch/spv/gestion-des-modeles-de-documents-gspv.md#Blocs-de-mod%25C3%25A8les). ![image-20241107-145331.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_8cc89da802cdca4b36c83d16d2361e68907ce4c043d5528cfd2ef446991847bf/image-20241107-145331.png?cb=2721497c12b9e97e201803e80602303c) ## Modèles d'extraits de procès-verbaux Le `bouton plus` permet d'ajouter de nouveaux modèles d'extraits de procès-verbaux. Comme pour le protocole, un modèle d'extrait de protocole se compose de plusieurs documents. Afin que les mêmes documents puissent être utilisés pour plusieurs modèles de procès-verbaux, tous les modèles existants du type correspondant (extrait de procès-verbal : en-tête, extrait de procès-verbal : pied de page) sont affichés ici. Ceux-ci peuvent à leur tour être ajoutés via les [blocs de modèles](https://docs.4teamwork.ch/spv/gestion-des-modeles-de-documents-gspv.md#Blocs-de-mod%25C3%25A8les). ![image-20241107-145741.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_3f3936ce34a311d024afa98f059890e3e1ddc8cf5a9dc3f1f95ac06f447cb025/image-20241107-145741.png?cb=be048e7939ebbc31bbe7ee1962f6d1f9) Si vous n'avez pas besoin d'un modèle de pied de page, par exemple, vous pouvez laisser la sélection vide. ## Blocs de modèles De nouveaux blocs de modèles peuvent être ajoutés via le `bouton plus`. Un bloc de modèles se compose d'un titre, d'un document et d'un type. Si, par exemple, un modèle de type `Extrait de procès-verbal :` `Header`, celui-ci apparaît dans la liste déroulante ci-dessus comme choix lors de l'ajout d'un nouveau modèle d'extrait de journal. ![image-20241107-150309.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_714181560593eef03a53a39266af29eccc36d84c1d88b7fc915d2882457b9445/image-20241107-150309.png?cb=2fa7622a0ee6107e72b5dea7c66fce48) --- language: "de" --- # Gremien --- language: "de" --- # Gremien Verwaltung ## Neue Gremien hinzufügen / Mitgliedschaften verwalten **Neue Gremien sowie Mitgliedschaften werden unter "Organisationen" in der Kontaktverwaltung (KUB) erfasst \& verwaltet.** Eine Anleitung zur Erstellung und Verwaltung von Gremien \& Mitgliedschaften in KUB finden Sie in folgendem Artikel: ## Aktivierung Gremium Die effektive Aktivierung des Gremiums erfolgt im Admin-Bereich der SPV. Zum Abschliessen der Einrichtung muss dem Gremium einen `Typ` und eine Ordnungsposition für die Ablage der Sitzungsdossier angegeben werden. ![Bildschirmfoto 2022-10-17 um 13.23.55.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_418df72bb482752218782925668729582db1dad97f94fba4d76c23653c899e82/Bildschirmfoto%202022-10-17%20um%2013.23.55.png?cb=aa414c52fd152e0a3dbf9b892466f2bb) ## Synchronisation Beachten Sie, dass die Synchronisation der Gremien mit einer gewissen Verzögerung (15min) stattfindet. --- language: "de" --- # Informations générales ## Liste de séances La section **Séances** répertorie toutes les sessions actuelles et passées. Les sessions peuvent être ajoutées à l'aide du **symbole plus** . Il est possible de saisir des sessions d'un ou de plusieurs jours. Un label indique toujours à l'utilisateur la **session actuelle** et la **prochaine session**. Il est également possible de filtrer les sessions d'une période donnée dans la partie inférieure de la page. ![image-20241107-104144.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_2cf3ffdd2e7a73b474e16e5b6770803fd888a26b1fb989088f7ad0b215532cb5/image-20241107-104144.png?cb=12c17c0f05d7c4886059b993bb58e406) ## Ajouter une séance Séances peuvent être ajoutées en cliquant sur le bouton \<\< Plus \>\>. Dans la fenêtre, il est maintenant possible de saisir l'heure de début et de fin de la session. ![image-20241107-104517.png](https://docs.4teamwork.ch/__attachments/a_0c59b6f07b61ed87c0d6fa36ae8f0e724153d2491b1bbc66268ebce81ca8a1ff/image-20241107-104517.png?cb=0a61dce3f42b01f4e3f8bde53a0af9f3) --- language: "de" --- # Documentation utilisateur [Next Page](https://docs.4teamwork.ch/llms-full.txt/1)