Dossier abschliessen

Standarddossiers abschliessen

Beachten Sie, dass in Ihrer Organisation gemäss Vorgaben in den Organisationsvorschriften gegebenenfalls organisatorische Vorgaben für den Dossierabschluss existieren.

Die Möglichkeit, Dossiers abzuschliessen ist je nach Konfiguration allen Benutzern zugänglich oder aber nur für speziell berechtigte Sachbearbeiter. Im zweiten Fall erscheint diese Aktion nur den speziell berechtigten Personen.

Vor dem Abschluss müssen zudem folgende Abschlussregeln beachtet werden:

• Alle Aufgaben müssen geschlossen sein.

• Alle Dokumente müssen eincheckt sein.

• Alle traktandierten Anträge müssen abgeschlossen sein.

• Das Abschlussdatum muss gültig sein.

Ein gültiges Abschlussdatum liegt vor, wenn dieses nach oder gleich dem letzten Bearbeitungs-Datum (oder Dokument-Datum, je nach Konfigurationsoption der GEVER Installation) des zuletzt bearbeiteten Dokumentes ist. Beim Dossier-Abschluss wird dies vom System überprüft. Wurde beispielsweise bei der Dossier-Erstellung bereits ein End-Datum gesetzt, das jedoch vor dem zuletzt bearbeiteten Dokument liegt, zeigt OneGov GEVER einen Fehler an und das Dossier kann nicht abgeschlossen werden, bis das Abschlussdatum manuell angepasst oder gelöscht wurde.

Wurden alle oben genannten Abschlussregeln überprüft, kann das Dossier mit Klick auf die drei Punkte (=Weitere Aktionen) und Abschliessen abgeschlossen werden.

Abgeschlossene Dossiers sind mit einem schwarzen Punkt auf dem Dossiericon gekennzeichnet.

Nach Abschluss des Dossiers wird vom System automatisch ein Journal-PDF und/oder ein Aufgaben-PDF erstellt (optional). Dieses enthält alle Dossier-Aktivitäten sowie alle im Dossier erstellen Anträge und Aufgaben.

Regeln für den Abschluss von Dossiers mit Subdossiers

Die nachfolgenden Abschlussregeln können je nach Konfiguration Ihres Systems leicht variieren.

Die folgenden Bedingungen müssen erfüllt sein, damit ein Dossier mit Subdossiers erfolgreich abgeschlossen werden kann:

1. Alle Dokumente müssen eingecheckt sein.

2. Alle Aufgaben müssen abgeschlossen sein.

3. Alle Inhalte müssen in Subdossiers abgelegt sein. Diese Regel kann bei Bedarf via Konfigurationsoption deaktiviert werden.

4. Alle Subdossiers erhalten automatisch das Ende-Datum des Hauptdossiers. Dieses richtet sich nach dem jüngsten Dokument in den Subdossiers. Für das Ende-Datum von Subdossiers gilt dieselbe Regel wie bei Standarddossiers (siehe oben).