Metadaten eines Dokumentes

Metadaten beim Erfassen eines Dokumentes

Nachfolgend werden die Standardmetadaten gemäss des Schweizer Standards I017. In OneGov GEVER ist es auch möglich, das Metadatenset auf Dokument- und Dossierebene beliebig zu erweitern. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Zusätzliche Metadaten für Dokumente und Dossiers (Custom Fields).

Auf die Metadaten-Erfassungsmaske eines Dokumentes gelangen Sie, indem Sie in einem bestehenden Dokument (entweder in der Dokumentenauflistung oder in der Detailansicht) auf das Zahnrad-Symbol klicken. Dieselbe Maske erhalten Sie, wenn Sie nach dem Klick auf + -Symbol Dokument wählen. Die Erfassungsmaske ist in die beiden Reiter Allgemein und Sichtbarkeit gegliedert; der jeweils aktive Reiter ist blau hinterlegt.

Bei allen Metadaten-Erfassungsmasken sind die obligatorischen Felder mit einem Stern (*) gekennzeichnet.

Reiter Allgemein

Feld	Beschreibung
`Titel`	Kerninformation zu einem Dokument. Abkürzungen und Codes sollten vermieden werden, damit die Information für Dritte ebenfalls verständlich ist. Das Titelfeld lässt bei der Eingabe zwei Varianten zu: Der Titel wird manuell eingegeben: Die angehängte Datei übernimmt den eingegebenen Titel automatisch. Es wird kein Titel eingegeben: Der Name der angehängten Datei wird automatisch ins Titelfeld übertragen. Dateiname und Titel werden immer miteinander synchronisiert, auch bei einer späteren Änderung des Titels.
`Beschreibung`	Erläuterungen, Ergänzungen zum Dokumentinhalt.
`Schlagwörter`	Zusätzlich zu Titel und Beschreibung können Schlüsselwörter vergeben werden.
`Fremdzeichen`	Aktenzeichen des Absenders oder Fremdsysteme
`Dokumentdatum`	Datum, an dem das Dokument erstellt wurde (nicht zu verwechseln mit dem Datum der Erfassung, das automatisch vergeben wird).
`Eingangsdatum`	Datum, an dem das Dokument eingetroffen ist (wird bei E-Mails automatisch gesetzt)
`Ausgangsdatum`	Datum, an dem das Dokument versandt wurde (wird bei E-Mails automatisch gesetzt)
`Dokumenttyp`	Bericht, Antrag, etc. Dieser Wertebereich ist je Kunde frei definierbar.
`Autor`	Verfasser des Dokuments
`Datei`	Mit Klick auf Durchsuchen wird der Explorer geöffnet, und die gewünschte Datei kann hinzugefügt werden.
`In Papierform aufbewahrt`	Gibt an, dass das Dokument in Papierform aufbewahrt wird. Pro Mandant kann eingestellt werden, ob der Standardwert “in Papierform aufbewahrt” gesetzt werden soll oder nicht.
`Verwandte Dokumente`	Mit diesem Feld kann auf verwandte Dokumente verwiesen werden. Kennt man den Dokumenttitel oder Bestandteile davon, wird der Text direkt ins Feld eingegeben. Darauf erscheint die in Frage kommende Liste, aus der das gewünschte Dokument ausgewählt werden kann. Kennt man den Dokumenttitel nicht, klickt man auf Hinzufügen und navigiert durch das Ordnungssystem.

Reiter Sichtbarkeit

Bei den Feldern Klassifikation, Datenschutzstufe und Öffentlichkeitsstatus werden jene Werte angezeigt, die bereits auf Stufe Dossier bzw. Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf Dokumentstufe noch verschärft, aber nicht gelockert werden. Beispiel: Statt Nicht klassifiziert kann Vertraulich oder Geheim gewählt werden.

Anpassungen im Reiter Sichtbarkeit haben keine Auswirkungen auf die Zugriffsberechtigungen auf das betreffende Dokument.

Zusätzlich verfügbare Metadaten nach Erfassen eines Dokumentes

Nach Erfassung eines Dokumentes sind die Metadaten eines Dokumentes auf Dokumentenebene nach Klick auf das i -Symbol einblendbar. Dabei wird mit der Dokument-ID ein zusätzliches Metadatum automatisch erstellt. Die Dokument-ID entspricht zwar einer technischen Laufnummer, die jeweils über einen ganzen Mandant hinweg geführt wird, ist aber nicht zu verwechseln mit einer "logischen" Laufnummer des Dokuments innerhalb eines Dossiers.

Die Dokument-ID ist neben dem Dossier-Aktenzeichen der zweite Bestandteil des Metadatenfeldes Dokumentennummer, welches in der Tabellenansicht bei Dokumentauflistungen verwendet werden kann.