Qu'est-ce qu'un déroulement / flux de travail standard ( = procesus) ?
Les séquences de de tâches récurrentes (par exemple, les étapes prédéfinies d'un projet) peuvent être stockées dans Fabasoft OneGov dans la zone Modèles. Ces chaînes de tâches ou séquences de tâches prédéfinies sont appelées Déroulement standards.
La création et la modification des déroulements standard sont réservées aux utilisateurs autorisés à gérer les modèles. Souvent, ce sont aussi les administrateurs. Vous trouverez plus d'informations sur la création et l'édition des Déroulement standards sous Gérer les modèles .
Procédures parallèles et séquentielles
Une distinction est faite entre les Déroulements standards parallèles et séquentiels. Dans ce cas, parallèle signifie que plusieurs tâches sont déclenchées simultanément. Séquentiel signifie que toutes les tâches sont créées mais déclenchées les unes après les autres. Dans ce cas, la tâche suivante n'est déclenchée que lorsque la tâche qui la précède est terminée. Lors de la création d'une tâche, les utilisateurs autorisés peuvent choisir le type de tâche à utiliser pour une tâche standard.
Le type de flux (séquentiel ou parallèle) est défini par le créateur du déroulement standard et ne peut être remplacé lors du déclenchement. Les différences entre ces deux types de séquences sont expliquées plus en détail ci-dessous. Si toutes les sous-tâches d'un déroulement standard sont achevées, la tâche principale l'est aussi automatiquement.
Déclenchement d'un déroulement standard
Dans un dossier ou un sous-dossier, sélectionnez + et cliquez sur Déroulement standard.
Sélectionnez le processus standard souhaité, soit en saisissant du texte, soit en cliquant sur la liste déroulante, puis cliquez sur Ajouter.
Les tâches marquées Présélection dans le modèle sont déjà sélectionnées. En cliquant sur la case à cocher, d'autres tâches peuvent être ajoutées ou supprimées.
Dans une étape ultérieure, les mandataires des différentes tâches doivent être définis. Si le modèle de tâche contient déjà une proposition pour le mandataire, celle-ci s'affiche directement. Si le champ est vide, il faut d'abord saisir un mandataire. En cliquant sur Ajuster les détails de la tâche, vous pouvez encore ajuster la tâche (par exemple, la description ou le délai: Tâches).
Les délais des tâches sont calculés au moment du déclenchement du processus standard. C'est la date de début de l'ensemble du processus standard qui fait foi, et non la date d'activation ultérieure d'une tâche individuelle. Dans le cas de processus standard séquentiels, les délais doivent donc être saisis de manière cumulée.
Exemple : la tâche 1 doit être effectuée dans un délai de 3 jours ouvrés. La tâche 2 doit être effectuée 2 jours ouvrés après la tâche 1. On saisit donc un délai de 3 jours ouvrés pour la tâche 1 et un délai de 5 jours ouvrés pour la tâche 2.
Les week-ends ne sont pas pris en compte dans le calcul du délai. Si un processus standard est déclenché un vendredi et qu'une tâche a un délai de 3 jours ouvrés, la date d'échéance fixée est le mercredi de la semaine suivante.
À partir de là, les différences entre un processus parallèle et un processus séquentiel deviennent claires, notamment en ce qui concerne l'état.
Le déroulement standard parallèle
Lorsqu'une séquence standard parallèle est déclenchée, une tâche principale avec plusieurs sous-tâches est créée. La tâche principale montre qu'il s'agit d'un processus standard parallèle. Si un processus standard parallèle est déclenché, toutes les tâches passent automatiquement au statut Ouvert et sont donc prêtes pour un traitement simultané.
Les tâches en traitement sont marquées d'un point vert, les tâches ouvert d'un point bleu.
Le déroulement standard séquentiel
Lorsqu'un déroulement standard séquentiel est déclenché, une tâche principale avec plusieurs sous-tâches est également créée. La tâche principale montre qu'il s'agit d'un déroulement standard séquentiel. Si un déroulement standard séquentiel est déclenché, la première tâche du processus est automatiquement ouverte, toutes les autres sont initialisées dans l'état Planifié. Les tâches planifiées sont visibles, mais ne sont pas répertoriées comme étant en attente. Si une tâche est terminée, la tâche suivante dans la séquence est automatiquement ouverte ou mise au statut Ouvert et donc visible.
Les tâches en traitement sont marquées d'un point vert, les tâches ouvert d'un point bleu et les tâches planifiées d'un point rose.
Fonctions spéciales pour les tâches dans les déroulements standard séquentiels
Sauter les tâches
Dans les déroulements standards séquentiels avec des tâches dans l'état Planifié, le client a la possibilité d'ignorer la tâche.
Si une tâche est rejetée, elle est attribuée au mandant. Le principal a la possibilité de rouvrir la tâche (puis de la réaffecter ou de la terminer).
Ajout de tâches ad hoc dans un déroulement séquentiel standard
Dans la vue de la tâche principale d'un déroulement standard séquentiel, une nouvelle tâche peut être ajoutée directement à la liste des sous-tâches en cliquant sur le + dans le déroulement standard. Cela signifie que le déroulement standard peut être complété individuellement. La nouvelle tâche est alors automatiquement insérée dans le déroulement standard.
Déclencher des processus standard imbriqués
Créer des processus standard imbriqués
Il est possible de déclencher des processus standard imbriqués, c'est-à-dire qui s'enchaînent les uns aux autres. Cela permet de mieux représenter les processus compliqués.
Sous la rubrique Modèles, un simple déroulement standard peut être créé en parallèle ou de manière séquentielle en cliquant sur le + .
Dans la procédure standard nouvellement créée, il est désormais possible de créer d'autres procédures standard.
Le chemin d'accès permet de voir combien de procédures standard ont été créées.
Utiliser les déroulements standard imbriqués
Dès qu'un déroulement standard imbriqué a été créé, il peut être utilisé dans le dossier en cliquant sur +
Sélectionnez la procédure standard souhaitée.
Déclenchez celui-ci.
Le déclenchement d'un processus standard imbriqué peut prendre un moment de plus, car il s'agit d'une grande quantité de tâches à créer.
Après avoir déclenché le processus standard, vous obtenez la vue habituelle du processus standard. Dans le cas d'un processus standard imbriqué, cela peut se présenter comme suit:
