Die nachfolgenden Funktionalitäten stehen nur zur Verfügung, wenn Ihre GEVER-Installation mit einer teamraum-Installation kombiniert wurde.

Einen teamraum zu einem Dossier erstellen und Dokumente in den teamraum kopieren

Zur Unterstützung der Kollaboration mit organisationsexternen Personen (bspw. Projekt) oder auch für interne Themen können zu einem GEVER-Dossier ein oder mehrere Arbeitsräume erstellt werden.

Die entsprechende Funktion finden Sie auf der Übersicht des Dossiers unten rechts. Klicken Sie einfach auf teamraum erstellen. Dabei wird ein Kollaborationsraum erstellt, welcher direkt mit dem GEVER-Dossier verbunden ist. So können Sie einfach Dokumente aus dem GEVER-Dossier in den teamraum kopieren, dort bearbeiten und schliesslich wieder zurückführen.

Bei der Erstellung des teamraums wird Ihnen der Dossiertitel als teamraum-Name vorgeschlagen. Sie können dies bei Bedarf ändern.

Nachdem der teamraum erstellt wurde, können Sie direkt in den Dokumententab des Dossiers wechseln, um Dokumente in den teamraum zu kopieren. Sie können beim Kopieren wählen, ob die zu kopierenden Dokumente im GEVER gesperrt werden sollen oder nicht.

Dokumente können aus Gründen der Nachvollziehbarkeit nicht in teamräume verschoben, sondern nur kopiert werden. Hingegen können Sie bestimmen, ob die “Originale” in OneGov GEVER gesperrt werden sollen oder nicht.

Wählen Sie im Dokumententab des GEVER-Dossiers eines oder mehrere Dokumente aus, welche Sie in teamraum kopieren möchten. Klicken Sie anschliessend im Kontextmenü unten rechts auf In teamraum kopieren. Zum Schluss wählen Sie noch den gewünschten teamraum aus.

Sie können selbstverständlich auch zu einem späteren Zeitpunkt weiterhin beliebig viele Dokumente in einen angehängten teamraum kopieren.

Dokumente aus teamraum ins GEVER-Dossier zurückführen

Ist die Bearbeitung der Dokumente im teamraum abgeschlossen, so können die darin liegenden Dokumente ins GEVER-Dossier zurückgeführt werden. Klicken Sie dazu auf die drei Punkte in der Übersicht des GEVER-Dossiers, siehe Verknüpfte Teamräume, wählen Sie die Aktion Dokumente zurückführen aus. Zum Schluss schliessen Sie den nicht mehr benötigten teamraum ab.

Beim Zurückführen der Dokumente bleiben können Sie selbst entscheiden, ob die Ursprungsdokumente in OneGov GEVER mit den zugehörigen Dokumenten aus teamraum mit einer neuen Version ergänzt oder neue Dokumente in OneGov GEVER erstellt werden sollen.

Möchten Sie ein Dokument aus dem teamraum in OneGov GEVER zurückspielen, so geht das System davon aus, dass Sie standardmässig eine neue Version des Ursprungsdokuments erstellen möchten (Checkbox Als neue Version (falls möglich)). Sollten Sie ein neues Dokument erstellen wollen, entfernen Sie diesen Haken vor dem Start des Kopiervorgangs.

Einen bestehenden teamraum mit einem GEVER-Dossier verbinden

Wenn Sie einen bestehenden teamraum mit einem GEVER-Dossier verknüpfen möchten, wählen Sie auf der Dossier-Übersicht des betreffenden Dossiers den Befehl Teamraum verknüpfen.

Ein GEVER-Dossier mit angehängtem teamraum abschliessen/stornieren

Enthält ein GEVER-Dossier einen angehängten, noch offenen teamraum, so wird der Benutzende beim Dossierabschluss resp. beim Stornieren darauf hingewiesen. Der respektive die zugehörigen teamräume müssen zuerst deaktiviert werden, bevor ein Dossier abgeschlossen oder storniert werden kann.

Die vollständige Dokumentation zu teamraum finden Sie unter hier.

Berechtigungen in GEVER und teamraum

Bei einer Verbindung von GEVER und teamraum empfehlen wir, die Berechtigungen so aufzusetzen, dass die internen GEVER-Benutzer (oder eine vom Kunden definiert eine Personengruppe) immer teamräume aus GEVER heraus erstellen können. Externe Benutzer sollten keine neuen Räume erstellen können, jedoch selbstverständlich auf Räume zugreifen, welche für sie freigegeben wurden.
Zentral ist hingegen, dass die GEVER-Administratoren auch Administratoren im teamraum sind, um ihre Aufgabe als Records Manager wahrnehmen zu können.

Selbstverständlich sind hier auch andere Konfigurationen möglich. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie sich für alternative Konfigurationen interessieren.