Benutzerdokumentation

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Informationen zum Login finden sie unter Login und Authentifizierung.

Funktionsbereiche der Sitzungs-App (Benutzende)

Es werden nur Gremien angezeigt, in denen Sie Mitglied bzw. entsprechend berechtigt sind.

Gremien

Auf der linken Seite sehn Sie die Gremien. Mit Klick auf das Hamburgermenü (Icon einfügen) oben links lassen sich diese ein- und ausblenden. Beim Wechsel in ein anderes Gremium wird die Ansicht aktualisiert.

Suche

Links neben dem Hamburger-Menü beim Lupen-Symbol finden Sie die Volltextsuche über alle Unterlagen, welche in der Sitzungs-App zur Verfügung stehen.

Abmelden

Ganz rechts können Sie sich mit Klick auf das Personen-Symbol von der Sitzungs-App abmelden.

Hauptbereich

Im Hauptbereich werden die aktuellen Sitzungen, der Sitzungskalender, die Mitglieder, ein Bereich für Notizen und die Grundlagendokumente für dieses Gremium angezeigt.

Bereich	Funktion
`Aktuelle Sitzungen`	Wenn Sie ein Gremium selektiert haben, werden hier die aktuellen Sitzungen des Gremiums angezeigt. Die nächste Sitzung ist speziell gekennzeichnet.
`Sitzungskalender`	Der Sitzungskalender bietet Ihnen eine Übersicht über die Sitzungstermine. Ein grüner Punkt bei einem Datum bedeutet `1 Sitzung`, ein oranger Punkt bedeutet `mehrere Sitzungen`.
`Mitglieder`	Hier werden die Mitglieder des selektierten Gremiums angezeigt.
`Notizen`	Hier können Sie mit der Tastatur Notizen erfassen und diese bei Bedarf mit Ihren Gremiumskolleginnen und -kollegen teilen.
`Grundlagendokumente`	In diesem Bereich sind die Grundlagendokumente für ein Gremium abgelegt (z.B. Spesenformulare).
`Vorstoss einreichen`	Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Ihre Sitzungs-App entsprechend konfiguriert ist. Bei Klick auf diesen Button muss zuerst die `Geschäftsart` resp. die Art des Vorstosses ausgewählt werden. Danach kann der `Geschäftstitel` vergeben und der Wortlaut des Vorstosses als Text im Browser erfasst werden. Es besteht auch die Möglichkeit, über die Funktion `Datei auswählen` eine Datei hochzuladen. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, kann der Vorstoss mit dem Button `Vorstoss einreichen` eingereicht werden. Der Vorstoss wird anschliessend in das Ratsinformationssystem übergeben.

Sitzungen vorbereiten

Übersicht

Sie sehen unter Aktuelle Sitzungen die letzten vier vergangenen und die nächsten vier bevorstehenden Sitzungen. Länger zurückliegende Sitzungen können über den Sitzungskalender und Klick auf das jeweilige Datum (mit grünem oder orangem Punkt) aufgerufen werden.

Bereich	Funktion
`Titel der Sitzung`	Hier finden Sie die wichtigsten Informationen der Geschäftsstelle zu dieser Sitzung. Zudem ist es hier mit einem Klick auf `Sitzung herunterladen` möglich, alle Sitzungsunterlagen als ZIP-Datei herunterzuladen.
`Traktanden`	Im diesem Bereich werden die Traktanden angezeigt. Die orangen Punkte zeigen an, dass das Traktandum noch nicht angeklickt bzw. gelesen wurde.
`Sitzungsdokumente`	Hier werden spezielle Dokumente für diese Sitzung hinterlegt (z.B. Protokoll, Anfahrtsplan).
`Notizen`	Hier können Notizen zur Sitzung erfasst werden und bei Bedarf mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt werden.

Selektieren Sie die Sitzung, die Sie vorbereiten möchten.

Falls kein Internetzugang zur Verfügung steht, können Sie die Unterlagen auch vorgängig herunterladen.

Dokumente lesen und Notizen machen

Nachdem Klick auf ein Traktandum werden in einer neuen Ansicht die zugehörigen Dokumente angezeigt. Auf dieser Ebene können Notizen zum Traktandum erfasst werden und bei Bedarf mit den Kolleginnen und Kollegen geteilt werden. Noch nicht geöffnete Dokumente werden mit einem orangen Punkt gekennzeichnet. Auf der linken Seite kann zwischen den einzelnen Dokumenten im Traktandum gewechselt werden.

Haben Sie ein Dokument selektiert, wird dieses in einer PDF-Ansicht geöffnet. In dieser Ansicht stehen Ihnen zahlreiche Funktionen zum Annotieren (Anbringen von Handnotizen) in der oberen Leiste zur Verfügung.

Diese Funktionen stehen auch auf mobilen Geräten zur Verfügung. Diese Notizen werden automatisch gespeichert und sind nur für Sie sichtbar. Idealerweise nutzen Sie für das Anbringen von Handnotizen ein Tablet mit Stift.

Sie können Ihre Handnotizen auch mit Ihren Kolleginnen und Kollegen teilen. Klicken Sie dazu auf das Teilen-Symbol (Icon einfügen). Diese Funktion eignet sich zB für die Arbeit in den Fraktionen.

Sie sehen am rechten Rand die Versionen des Dokuments, sofern die Sitzungsunterlagen aktualisiert worden sind. Oberhalb der Versionen können sie zum nächsten Traktandum blättern.