Rôles globaux

Les rôles globaux s'appliquent à un client physique. Le rôle est configuré par 4teamwork dans le système. Chaque rôle est attribué à un groupe AD.

Les rôles globaux et leurs caractéristiques sont :

  • Administrateur: voit tous les dossiers, peut configurer les droits sur le système de dossiers et les dossiers, peut ajuster/ajouter le système de dossiers, peut gérer les modèles, peut  Forcer le check-in.

Pour plus d'informations sur les fonctions d'un administrateur, voir Admin (superuser).

  • Roles manager: peut attribuer (restreindre ou étendre) des droits dans les dossiers auxquels il a au moins un accès en lecture. Selon la taille de l'entreprise, il est recommandé de combiner ce rôle au niveau organisationnel avec le rôle d'administrateur.

Vous trouverez de plus amples informations sur les fonctions d'un gestionnaire de rôles sous Role Manager.

  • Records manager: ce rôle est généralement attribué à un petit groupe d'utilisateurs qui sont responsables de l'élimination du mandant correspondant. Le rôle permet la création de demande d'élimination des documents. Le rôle de gestionnaire de dossiers n'accorde pas de droits supplémentaires sur les dossiers, de sorte que seuls les dossiers des affaires qui peuvent être consultés par l'utilisateur peuvent être sélectionnés. Selon la taille de l'entreprise, il est recommandé de combiner ce rôle au niveau organisationnel avec le rôle d'administrateur.

Pour de plus amples informations sur les fonctions d'un Records Manager, voir Records Manager / gestion des enregistrements.

  • Archiviste: : le rôle d'archiviste est généralement attribué au personnel des archives qui est autorisé à évaluer les offres du Records manager et à les transférer vers les archives à long terme. Les utilisateurs ayant le rôle d'archiviste peuvent voir tous les dossiers proposés et archivés, même s'ils ne sont pas affectés au client correspondant. Cela permet au personnel des archives de vérifier les dossiers pendant la phase d'évaluation. C'est donc le rôle de l'archivage des dossiers ainsi que de l'évaluation d'une proposition d'élimination.

Pour plus d'informations sur les fonctions du rôle d'archiviste, voir Archiviste .

  • Rôle spécifique: Le rôle est configuré par 4teamwork. Il sert également de destinataire impersonnel par client physique et virtuel pour les tâches. Les personnes jouant ce rôle peuvent entrer dans une boîte de réception, transférer des documents, gérer des tâches impersonnelles dans la boîte de réception et agir en tant que substituts de tâches. En outre, ils sont automatiquement autorisés pour toutes les tâches dans le mandant.

Vous trouverez de plus amples informations sur les fonctions de la boîte de réception sous Boite de réception .

Fondamentalement, les rôles globaux Role manager et Records manager accordent un droit de base, mais pas de droits de visualisation des dossiers en tant que tels. Les droits du gestionnaire du rôle et du gestionnaire des dossiers ne peuvent être exercés que dans les dossiers pour lesquels la personne dispose au moins de droits de lecture par le biais d'autres autorisations.

Droits dans le système de classement

Au sein de la structure de classement, des droits peuvent être attribués pour lire un dossier, ajouter un dossier, modifier un dossier, fermer un dossier, réactiver un dossier et gérer un dossier.

Pour les personnes ayant le droit de gérer des dossiers, la fonction Protéger un dossier est disponible.

Ces droits sont attribués à des groupes AD dans chaque cas. Cela crée effectivement des "groupes d'utilisateurs".

La meilleure pratique consiste à former un groupe de personnes (groupe d'utilisateurs) au sein de l'organisation, dont chacune dispose de tous les droits susmentionnés, à l'exception du droit de réactivation. En général, ce sont les administrateurs.

Le droit de réactiver les dossiers est généralement attribué à un groupe distinct, car la réactivation a une influence sur la période de conservation. Ce droit n'est généralement attribué qu'aux personnes responsables de la GED au sein de l'organisation concernée ou au rôle d'administrateur.

Les rôles correspondants (bonnes pratiques) sont :

  • Employé: Attribution d'utilisateurs au(x) client(s): Droits de lecture, d'ajout, de modification et de clôture des dossiers.

  • Responsable de la GED: Affectation des utilisateurs à un ou plusieurs clients/installations GED. Tous les droits (lecture, ajout, modification, fermeture, réactivation des dossiers, ajustement des droits d'accès)

Droits au niveau du dossier

Dans le dossier, dans l'onglet Accès, il y a un aperçu des rôles et de leurs droits par dossier. Un clic sur la coche grise indique pourquoi l'utilisateur ou le groupe a reçu une autorisation. Outre l'autorisation initiale via LDAP ou l'ajustement manuel, il est également possible d'accorder une autorisation pour la durée d'une tâche. Pour plus d'informations sur les tâches et les flux de travail associés, veuillez consulter Tâches .