A propos

Le nouveau frontend de OneGov GED

Cette documentation a été créée lors du développement du nouveau frontend de OneGov GED. Vous pouvez trouver l'ancienne documentation ici.

Qu'est-ce que OneGov GED ?

OneGov GED est une application web pour la gestion des affaires basées sur des documents, disponible en allemand, français et anglais. OneGov GED gère toutes les informations liées à l'entreprise qui sont reçues, créées et traitées dans le cadre de l'exécution des tâches. Cependant, il ne s'agit pas seulement d'un système de gestion des documents et des dossiers, mais il offre également des fonctions de contrôle des processus et des activités.

Grâce à la gestion systématique des informations, OneGov GED permet une activité commerciale traçable et transparente et garantit ainsi la sécurité juridique. OneGov GED est conforme à la norme internationale de gestion des documents / records management DIN-ISO Standard 15489. Les quatre exigences centrales de la gestion des documents (fiabilité, authenticité, intégrité et utilisabilité des documents) sont respectées. Le devoir d'informer la population et les institutions peut être assuré facilement et rapidement avec OneGov GED.

Domaines fonctionnels

Les trois domaines fonctionnels que sont la tenue des dossiers (records management), le contrôle des processus et le contrôle des activités sont intégrés dans une interface utilisateur uniforme dans OneGov GED.

La gestion des documents comprend l'enregistrement complet et systématique des affaires avec les informations de processus associées. Cela permet d'avoir une vue d'ensemble des affaires en cours. L'application peut également être utilisée pour afficher le statut d'une affaire individuelle. OneGov GED sert de dépôt pour les documents relatifs aux affaires. Il constitue la base de la gestion des fichiers électroniques et de l'archivage électronique à long terme.

La gestion des fichiers est le cœur de l'administration des affaires électroniques et est étroitement liée à la gestion des processus. La gestion des processus permet de définir les étapes d'une affaire, de fixer les responsabilités et les délais, d'exécuter les étapes et d'en assurer le suivi. D'autres organisations/départements peuvent être impliqués dans les affaires. Le contrôle des activités est une partie importante de OneGov GED. Il fournit un aperçu de l'état des dossiers et des tâches. Les délais et les échéances peuvent être contrôlés grâce à la gestion intégrée des suspens. Le contrôle des activités comprend également des évaluations statistiques.

Enfin, OneGov GEVER propose également une gestion des cas entièrement intégrée. Elle permet de gérer de manière simple, efficace et numérique les dossiers de cas les plus divers.

Éléments clés de OneGov GED

OneGov GED est une solution open source standardisée, développée en collaboration avec des experts de l'administration publique et du secteur privé. Techniquement, l'administration des affaires est basée sur les dernières technologies web ainsi que sur de nombreux autres modules de la OneGov Box. Les utilisateurs travaillent avec une solution purement web. Il peut être utilisé indépendamment de la plate-forme avec les navigateurs classiques et permet ainsi de travailler de manière mobile. OneGov GED peut être utilisé de manière intuitive, les outils et les icônes semblent familiers. Chaque utilisateur travaille avec une interface utilisateur personnalisée.

OneGov GED est compatible avec tout système d'exploitation ainsi qu'avec les fichiers Office. Il se caractérise par un haut degré d'intégrabilité dans les systèmes environnants. Pour la connexion générale à des systèmes tiers, l'interface de dossier standardisée eCH-0039 est implémentée avec la version eCH-0147 spécifique à GED. L'interface standard eCH-0160 pour le tri des dossiers vers les archives responsables est également disponible. La norme eCH-0044 est mise en œuvre pour l'importation des contacts. Une flexibilité maximale est garantie par l'API REST ouvertement documentée, qui peut également être utilisée en standard. Cela permet à toute application tierce d'être connectée à OneGov GED. OneGov GED peut être utilisé pour un seul client, un département ou un organisme, mais aussi pour un nombre quelconque de clients/environnements dans de grandes administrations avec différents départements. L'application est extensible de manière modulaire et peut donc être adaptée aux besoins individuels des clients.

Il n'y a pas de frais de licence initiaux pour le logiciel, car OneGov GED a été développé sous la licence GNU General Public License GPL Version 2. Le modèle de licence "copyleft" permet à la communauté grandissante autour de OneGov GED d’apporter son expertise au développement futur du produit.

Intégration de la plateforme de collaboration teamraum(R) dans OneGov GED

OneGov GED est le premier et jusqu'à présent le seul système GED qui a entièrement intégré une solution de collaboration avec teamraum(R). Cela permet de travailler en interne sur des documents via OneGov GED ainsi que de collaborer en externe - et OneGov GED garantit qu'aucune donnée n'est perdue !