Toutes les affaires existantes sont affichées dans la zone des affaires. Il existe une fonction de recherche dans laquelle vous pouvez rechercher le titre des attributs et le numéro d’affaire. En outre, il existe des options de filtrage en fonction de l’état, du thème, du type d’affaire, du département responsable, de la personne en charge, de l'état d’avancement du processus et de la date de début de l’affaire. La vue en liste des affaires offre également une option de tri selon l'en-tête de tableau souhaité.

Ajouter une entreprise

Le bouton circulaire avec le plus en bas à droite permet d'ajouter des affaires sans dossier existant. Ceux-ci sont stockés dans le client SIC GED dans une position prédéfinie.

Enregistrement d’une affaire à partir de la GED

Les affaires peuvent être enregistrées directement depuis la GED via Webaction. Les affaires peuvent être enregistrées directement dans le SIC via le menu d’actions supplémentaires.

Les affaires peuvent également être enregistrées via l'interface SIC dans la section Enregistrer une affaire. Ceci est possible à la condition que l'utilisateur soit autorisé sur le dossier dans le client source correspondant ainsi que sur la position associée dans le client SIC GED.

Étape 1 - Sélectionner le dossier d’affaire

Après avoir confirmé l'action Enregistrer l'affaire dans SIC dans la GED, l'utilisateur est dirigé vers le SIC. Le SIC vérifie si la demande peut être soumise et le confirme par une case à cocher verte et l'affichage du titre de l'affaire. L'exactitude de l'URL, l'existence du dossier original et les autorisations d'accès de l'utilisateur connecté sont vérifiées.

Si l'une de ces vérifications échoue, le message d'erreur ci-dessous apparaît :

Étape 2 - Définir les informations

L'étape suivante consiste à saisir les détails de l’affaire à enregistrer. Le titre est repris par défaut du dossier original, mais peut être adapté si nécessaire. Il faut également sélectionner le type d’affaire et la séance souhaitée. La session suivante sera suggérée automatiquement. S'il n'y a pas de séance dans le futur, aucune session ne peut être sélectionnée. En outre, une affaire peut être marquée comme urgente ou confidentielle. En outre, un département peut être sélectionné, par exemple, dans le cas d'une affaire d’une personne récusée.

Étape 3 - Sélectionnez les documents d’affaire

Dans une étape ultérieure, les documents d’affaire du dossier original peuvent être sélectionnés. Les documents des sous-dossiers peuvent également être sélectionnés. Cependant, la subdivision en sous-dossiers n'est pas visible dans l'écran de sélection des documents.

Étape 4 - Finaliser l'enregistrement de l’affaire

Dans la dernière étape, une vue d'ensemble des étapes de l’enregistrement est affichée. En outre, le type de document par document peut être modifié dans cette étape. Il est important de noter que seuls sont affichés les types de documents qui sont également disponibles dans la GED. Si vous le souhaitez, le titre du document peut également être modifié.

Affaires confidentielles

Le SIC vous offre également la possibilité d'enregistrer des affaires confidentielles. Les affaires confidentielles ne sont, par exemple, visibles que par les employés du même bureau / direction / département. Ces affaires sont stockées dans la GED dans une position de dossier dédiée à laquelle seuls les utilisateurs autorisés ont accès.

Récusation

Outre les affaires confidentielles, il existe aussi des affaires récusée. Par exemple, si une personne d'un département a un intérêt privé direct dans une affaire, tous les membres du département doivent se retirer. Dans l'exemple ci-dessous, le Département des Finances est en récusation et n'est donc pas autorisé à visualiser cette transaction dans le SIC ou dans la GED. Les affaires liées à une récusation sont également gérées dans une position séparée.

Une affaire en cours peut également être confidentielle, ce qui signifie que le rôle d'autorisation global can_view_all_confidential_businesses est remplacé.

Affaires urgentes

Les affaires marquées comme urgentes n'ont pas de fonction particulière, mais sont mises en évidence dans la liste des affaires et lors de la réunion.