Contacts

Lister

La page Contacts répertorie tous les contacts saisis. Par défaut, seuls les contacts actifs sont affichés. Dans la vue liste, les contacts peuvent être :

Filtrés
Ajoutés (bouton vert)
Modifiés (icône de crayon)
Rendus inactifs (icône de corbeille)
Exportés (icône du cahier)

Ajouter

Les contacts peuvent être ajoutés via le bouton vert en haut à droite. Il faut noter que dans un premier temps, seules les données de base peuvent être saisies et que ce n'est que dans un deuxième temps que des données de contact supplémentaires telles que l'adresse, l'adresse e-mail, etc. peuvent être saisies.

En outre, un contrôle des doublons est effectué sur la base de la combinaison du prénom, du nom et de la date de naissance. Cela doit empêcher que des contacts soient saisis plusieurs fois. Un avertissement correspondant est affiché lors de la création et empêche l'enregistrement.

Afficher

Tous les champs d'un contact sont présentés sur la page de détail d'un contact. Il faut faire la distinction entre les données de base et les données de contact supplémentaires : adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone, sites web et affiliations.

Les actions rapides Appeler et Mail peuvent être sélectionnées via les actions rapides en haut à droite. En outre, le contact peut être modifié à l'aide de la roue dentée avec le crayon.

Modifier

Le masque de traitement est à nouveau divisé en deux parties. Dans la partie supérieure, les données de base peuvent être modifiées et dans la partie inférieure, les données de contact supplémentaires peuvent être saisies. Les modifications apportées à un contact peuvent être soit acceptées par l'action Sauvegarder, soit annulées par l'action Annuler.

Données supplémentaires

Les données de contact supplémentaires peuvent être ajoutées en cliquant sur le bouton vert.

Les métadonnées peuvent être saisies dans les masques d'ajout. Il convient de noter que toutes les données de contact supplémentaires peuvent être ajoutées plusieurs fois.

Les données de contact supplémentaires adresses, adresses e-mail, numéros de téléphone, pages web ont chacune en commun les attributs suivants :

Attribut

Utilisation

Utiliser par défaut

Définit le jeu de données à utiliser, par exemple si plusieurs adresses sont disponibles. Le système secondaire (p. ex. GED/GEVER) ou la fonctionnalité d'exportation utilisent la valeur par défaut définie.

Description

La description sert à définir le type des données. Si, par exemple, l'adresse postale d'un contact diffère de l'adresse de facturation, cela peut être enregistré ici.

C'est à dessein que la sélection n'est pas limitée à une liste fixe de valeurs de sélection, afin que la saisie reste aussi flexible que possible.

Les données de contact supplémentaires peuvent être soit enregistrées par l'action Sauvegarder, soit annulées par l'action Annuler.

Exporter

La liste des contacts peut être exportée dans un fichier Excel en cliquant sur le bouton marqué en rouge.

L'exportation .xlsx est destinée à la création de publipostage. L'exportation contient tous les attributs nécessaires pour l'adresse postale d'un contact.

Vous trouverez de plus amples informations sur le publipostage sous Publipostage