Auflisten

Die Seite Kontakte listet alle erfassten Kontakte auf. Standardmässig werden nur aktive Kontakte dargestellt. In der Auflistungsansicht können Kontakte:

  • gefiltert

  • hinzugefügt (grüner Knopf)

  • bearbeitet (Bleistift-Icon)

  • inaktiv gesetzt (Papierkorb-Icon)

  • exportiert (Workbook-Icon)

werden.

Hinzufügen

Kontakte können über den grünen Knopf oben rechts hinzugefügt werden. Hier gilt es zu beachten, dass in einem ersten Schritt nur die Stammdaten und erst im zweiten Schritt zusätzliche Kontaktdaten wie Adresse, E-Mail-Adresse etc. erfasst werden können.

Zusätzlich wird eine Doublettenprüfung anhand der Kombination aus Vorname, Nachname und Geburtsdatum durchgeführt. Dies soll verhindern, dass Kontakte mehrfach erfasst werden. Eine entsprechende Warnung wird bei der Erstellung dargestellt und verhindert das Abspeichern.

Anzeigen

Auf der Detailseite eines Kontaktes werden alle Felder eines Kontaktes dargestellt. Dabei gilt es zwischen Stammdaten und den zusätzlichen Kontaktdaten Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Webseiten und Mitgliedschaften zu unterscheiden.

Über die Short-Actions oben rechts können die Schnellaktionen Anrufen und Mail ausgewählt werden. Zudem kann der Kontakt über das Zahnrad mit dem Bleistift bearbeitet werden.

Bearbeiten

Die Bearbeitungsmaske ist wiederum in zwei Bereiche aufgeteilt. Im oberen Bereich können die Stammdaten bearbeitet und im unteren die zusätzliche Kontaktdaten erfasst werden. Änderungen an einem Kontakt können entweder durch die Aktion Speichern übernommen oder durch die Aktion Abbrechen verworfen werden.

Zusätzliche Kontaktdaten

Die zusätzliche Kontaktdaten können jeweils über den grünen Button hinzugefügt werden.

In der Hinzufügen-Masken können die Metadaten eingegeben werden. Dabei gilt es zu beachten, dass allen zusätzliche Kontaktdaten mehrfach hinzugefügt werden können.

Die zusätzliche Kontaktdaten Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Webseiten haben jeweils folgende Attribute gemeinsam:

Attribut

Verwendung

Als Standard**** verwenden

Definiert den zu verwendenden Datensatz, falls z.B mehrere Adressen zur Verfügung stehen. Umsystem (z.B GEVER) oder die Exportfunktionalität verwenden jeweils den gesetzten Standardwert.

Bezeichnung

Die Bezeichnung dient der Typisierung des Datensatzes. Unterscheidet sich z.B bei einem Kontakt die Postadresse von der Rechnungsadresse, kann dies hier hinterlegt werden.

Die Auswahl wird mit Absicht nicht auf eine fixe Liste von Auswahlwerten eingegrenzt, damit die Erfassung so flexibel wie möglich bleibt.

Zusätzliche Kontaktdaten können entweder durch die Aktion Speichern übernommen oder durch die Aktion Abbrechen verworfen werden.

Exportieren

Die Kontaktauflistung kann über den rot markierten Knopf in eine Excel-Datei exportiert werden.

Der XLSX-Export ist für die Erstellung von Serienbriefen gedacht. Im Export enthalten sind alle Attribute die für die Postanschrift eines Kontaktes benötigt werden.

Weitere Informationen zum Serienbrief finden sie unter Serienbriefe