Métadonnées dans le dossier

Voici les métadonnées standard selon la norme suisse I017. Dans OneGov GED, il est également possible d'étendre l'ensemble des métadonnées au niveau des documents et des dossiers. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Métadonnées supplémentaires pour les documents et les dossiers (champs personnalisés).

Métadonnées dans le dossier

Onglet général

L'onglet Général est le plus important pour la saisie d'un dossier. En règle générale, il suffit de remplir ces champs ; si nécessaire, il faut également compléter le dossier.

Vous trouverez ci-dessous une description des différents champs de saisie et onglets.

Champ	Description
`Titre`	Le titre décrit le contenu de l’affaire/dossier de manière brève, concise et cohérente. Le titre contient les informations essentielles sur une affaire. Il doit être choisi de manière à ce qu'une tierce personne puisse comprendre de quoi il s'agit. Les abréviations sont donc à éviter.
`Description`	Les informations qui ne rentrent pas dans le champ titre peuvent être ajoutées dans le champ description. La structure est principalement constituée de signes de ponctuation. Veuillez éviter complètement les paragraphes et les lignes vides en vue de l'archivage numérique. Dans la recherche en texte intégral, le champ `Description` (comme les autres champs de texte) est également pris en compte ; toutefois, seul le titre est affiché dans la liste des dossiers lors d'une telle recherche.
`Mots-clés`	En plus du titre et de la description, le dossier peut être étiqueté avec des mots-clés.
`Début`	La date de début d’une affaire/dossier correspond au premier document d'un dossier. Par défaut, OneGov GED utilise la date du jour. La date peut être réglée de deux manières : En cliquant sur le symbole du calendrier, on ouvre un calendrier électronique permettant de sélectionner la date souhaitée ; la date actuelle ou sélectionnée est surlignée en couleur 2. Saisie manuelle de la date souhaitée, par exemple 23.9.2020
`Fin`	Le dernier document détermine la date de fin d’une affaire/dossierdossier et en même temps l'année dans laquelle il est classé. L'entrée est analogue à la date de début. Si vous avez déjà rempli la date de fin d'un dossier et activé un rappel sous `Mes paramètres` (Administration (seulement administrateurs)) vous serez informé par le système à cette date pour clôturer ce dossier en retard.
`Commentaires`	Le champ "Commentaire" peut être utilisé pour des explications sur le dossier, l'historique du dossier ou pour des notes. Les commentaires peuvent également être révisés et supprimés.
`Références externes`	Le champ `Référence externe` peut être utilisé pour stocker des clés étrangères et des liens vers des données dans des systèmes tiers.
`Responsables`	Le responsable est la personne responsable de la gestion du dossier. La personne principale est toujours une personne du même client. Par défaut, OneGov GED propose la personne enregistrée. Si vous souhaitez le modifier, saisissez au moins deux lettres du nom ou du prénom dans le champ. Dans la liste qui apparaît, vous pouvez sélectionner la personne souhaitée en cliquant dessus. Pour des raisons d'espace, la liste de sélection ne présente que les dix premiers résultats. Si vous ne trouvez pas la personne que vous recherchez dans la liste, vous devrez saisir d'autres lettres du nom.
`Dossiers liés`	Ce champ peut être utilisé pour faire référence à des dossiers liés. Ceux-ci sont affichés dans l'aperçu du dossier. Dans l'onglet `Système de classement`, vous pouvez naviguer vers la catégorie souhaitée pour établir le lien. Vous avez également la possibilité de lier directement un dossier à partir de votre liste de favoris (onglet `Favoris`). Vous pouvez également rechercher le dossier souhaité via l'onglet `Recherche`.

Onglet stockage

Les champs sous "Stockage" font référence au stockage du dossier sur papier. Ils sont tous facultatifs.

Champ	Description
`Préfixe du lieu de dépot`	Dans le menu déroulant, le système de classement peut être sélectionné, par exemple Bureau, Direction, Secrétariat de direction, Conseil d’Etat.
`Type de conteneur`	Dossier, Boite, Classeur
`Nombre de conteneurs`	Nombre de dossiers, etc.
`Emplacement du conteneur`	Localisation des dossiers. Ce champ est utile s'il existe plusieurs emplacements pour le dépôt.

Onglet visibilité

Dans les champs affichés, les valeurs déjà saisies sont celles qui sont enregistrées au niveau de la position. Si nécessaire, les valeurs à ce niveau peuvent être renforcées, mais pas affaiblies.

Feld	Beschreibung
`Classification`	Ici, vous pouvez entrer des informations, par exemple si les données sont confidentielles.
`Niveau de confidentialité`	Ces données sont-elles soumises à la loi sur la protection des données ?

Exemple : Dans ce cas précis, la valeur "Confidentiel" peut être sélectionnée au lieu de "Aucun niveau de confidentialité".

Onglet cycle de vie

Dans les champs de l'onglet Cycle de vie, sont affichées les valeurs qui sont stockées pour l'élément correspondant. Ils peuvent être remplacés si nécessaire. Normalement, cependant, cela n'est pas nécessaire.

Champ	Description
`Délai de conservation`	Nombre d'années pendant lesquelles le dossier sera conservé après sa clôture.
`Commentaire concernant le délai de conservation`	Commentaire sur la période de conservation.
`Valeur archivistique`	Évaluation archivistique, généralement définie par le service d'archives responsable.
`Commentaire concernant la valeur archivistique`	Champ de commentaires expliquant l'évaluation archivistique.

Si vous avez un rôle particulier dans OneGov GED, vous trouverez plus d'informations sur la page Modifier les droits d'accès.

Métadonnées supplémentaires disponibles après la création d'un dossier

Après avoir saisi un dossier, les métadonnées peuvent être affichées au niveau du dossier en cliquant sur le symbole i. Une métadonnée supplémentaire est automatiquement créée avec l'ID du dossier. L'ID du dossier correspond à un numéro de séquence technique qui identifie de manière unique un dossier. Il ne doit pas être confondu avec le numéro de dossier (combinaison du numéro de rubrique et du numéro d'ordre au sein de cette rubrique), qui attribue logiquement un dossier à un contexte.