DocProperties dans les modèles de documents

Liste des DocProperties disponibles

DocProperties de l’utilisateur actuel

• ogg.user.userid

• ogg.user.title

• ogg.user.firstname

• ogg.user.lastname

• ogg.user.department

• ogg.user.department_abbr

• ogg.user.directorate

• ogg.user.directorate_abbr

• ogg.user.email

• ogg.user.email2

• ogg.user.url

• ogg.user.phone_office

• ogg.user.phone_fax

• ogg.user.phone_mobile

• ogg.user.salutation

• ogg.user.description

• ogg.user.address1

• ogg.user.address2

• ogg.user.zip_code

• ogg.user.city

• ogg.user.country

DocProperties d’un dossier

• ogg.dossier.title - Titre du dossier contenant le document

• ogg.dossier.reference_number - Numéro du dossier contenant le document

• ogg.dossier.sequence_number - Numéro de séquence du dossier contenant le document

• ogg.dossier.external_reference - Référence externe contenant le document

DocProperties d’un document

• ogg.document.title - Titre du document

• ogg.document.reference_number - Numéro de référence du document

• ogg.document.sequence_number - Numéro de séquence du document

• ogg.document.document_author

• ogg.document.document_date

• ogg.document.document_type - Type du document

• ogg.document.reception_date

• ogg.document.delivery_date

• ogg.document.version_number

• ogg.document.document.creator.user.* - Doc-Properties de l'utilisateur qui a créé le document. Les mêmes informations de Doc-Property que pour l'utilisateur actuel sont utilisées, cf. https://4teamwork.atlassian.net/wiki/pages/resumedraft.action?draftId=936804444 .

DocProperties des ordres du jour et des propositions

• ogg.meeting.decision_number - Numéro de la décision du point de l’ordre du jour

• ogg.meeting.agenda_item_number - Numéro du point de l’ordre du jour de la réunion

• ogg.meeting.agenda_item_number_raw - Numéro du point de l’ordre du jour de la réunion (non-formaté)

• ogg.meeting.proposal_title - Titre de la demande

• ogg.meeting.proposal_description - Description de la demande

• ogg.meeting.proposal_state - Statut de la demande

Les DocProperties suivantes doivent être configurées spécifiquement pour pouvoir être utilisées.

DocProperties de tous les destinataires

• ogg.recipient.contact.title - Nom de l’organisation / nom composé de la personne

• ogg.recipient.contact.description

DocProperties de la personne destinataire

• ogg.recipient.person.salutation

• ogg.recipient.person.firstname

• ogg.recipient.person.lastname

• ogg.recipient.person.academic_title

DocProperties de l’organisation du destinataire

• ogg.recipient.organization.name

DocProperties de la relation entre le destinataire et son organisation

• ogg.recipient.orgrole.function

• ogg.recipient.orgrole.department

• ogg.recipient.orgrole.description

DocProperties de l'adresse, du téléphone, de l'e-mail, de l'URL du destinataire

• ogg.recipient.address.street

• ogg.recipient.address.zip_code

• ogg.recipient.address.city

• ogg.recipient.address.country

• ogg.recipient.phone.number

• ogg.recipient.email.address

• ogg.recipient.url.url

DocProperties dans un modèle de document

Afin de pouvoir utiliser DocProperties dans des documents Word, la première étape consiste à préparer le modèle Word correspondant, qui est stocké dans OneGov GEVER via l'élément de menu Modèles.

Ajouter des propriétés

1. Sélectionnez le modèle Word dans la zone des modèles de OneGov GEVER et ouvrez le document pour le modifier (extraire et modifier).

2. Dans Word, allez dans Données> Propriétés> Propriétés avancées > Personnaliser.
   

   

3. Saisissez le nom du DocProperty souhaité dans le champ Nom.

4. Un espace peut être inséré comme valeur pour le moment. Cette valeur est automatiquement remplacée par la valeur actuelle des métadonnées lorsqu'un nouveau document est créé à partir du modèle.

5. Le DocProperty ainsi créé peut maintenant être ajouté via le champ Ajouter dans les propriétés.
   

   

6. Les DocProperties créées de cette manière sont maintenant visibles dans les propriétés.

7. Lorsque toutes les DocProperties souhaitées ont été créées, fermez avec OK.
   

   

Lors de la création d'un nouveau modèle, les modèles existants peuvent également être révisés. De cette façon, toutes les DocProperties ne doivent pas être créées manuellement à chaque fois, mais sont copiées.

Ajouter dans le corps de texte

Une fois que toutes les DocProperties requises ont été définies dans le modèle Word, elles peuvent maintenant être utilisées comme on le souhaite dans le texte principal.

Cela se fait dans Word comme suit :

1. Marquez l'endroit souhaité où le DocProperty doit être inséré.
   

   

2. Sélectionnez dans le menu Insertion.

3. Choisissez l’option Champ.

1. Choisissez la catégorie Résumé et ensuite le champ DocProperty ou PropriétéDoc.

1. Dans le champ ajouter les propriétés désirées en cliquant sur “Options” et confirmer avec OK.

   

2. Confirmez avec OK.

Modifier le format de date

Si un DocProperty date est inséré, par exemple ogg.document.document_date, le format de la date peut être ajusté ultérieurement après l'insertion du DocProperty. Pour ce faire, double-cliquez > Clic droit > Fonction de champ sur la position souhaitée dans le document et ajustez le format de la date selon l'écran d'impression ci-dessous :

Avec la fonction Créer un document à partir d'un modèle, techniquement un seul document est copié, donc le format .docx (et non .dotx) doit être utilisé pour le modèle.