Navigation principale

La navigation principale de OneGov GED est située sur le côté gauche de l'écran. Il peut être replié à l'aide de la petite flèche située en bas à droite de cette zone de l'écran. La navigation principale se compose de plusieurs éléments de menu, qui peuvent différer légèrement en fonction des autorisations et de la configuration de votre système :

Nom du champ

Signification

Tableau de bord

Il s'agit de la vue par défaut lors de la connexion et elle montre tous les dossiers personnels, documents, tâches, etc. de l'utilisateur.

Documents récemment modifiés

Vous trouverez ici les documents que vous avez récemment modifiés.

Favoris

Ici sont listés tous les objets que vous avez marqués comme favoris (éléments de dossier, dossiers, documents, tâches...). Vous pouvez ajouter ou supprimer les objets de cette vue en cliquant sur l'étoile.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Administration (seulement administrateurs)

Système de classement

Vous pouvez naviguer dans la structure du système de dossiers sous Système de classement.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Système de classement.

Boîte de réception

Dans la boîte de réception, le courrier entrant peut être saisi et transféré.

Travailler dans la boîte de réception nécessite des autorisations spéciales. Pour plus d'informations, voir Boite de réception .

Modèles

Sous Modèles, vous trouverez tous les modèles enregistrés (documents, dossiers, processus standard) et pourrez en ajouter de nouveaux.

Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Modèles.

Contacts

Ce menu contient les personnes externes à l'administration (onglet Contacts), l'annuaire central de tous les employés (onglet Utilisateurs) et toutes les équipes (onglet Équipes/Teams). Pour plus d'informations, voir Contacts.

Séances

Vous trouverez ici l'administration des séances et des procès-verbaux (SPV). Cette fonction est actuellement toujours disponible dans l'ancienne interface. Veuillez consulter la documentation de l’utilisateur Benutzerdokumentation.

Mon dépôt

Mon Dépôt offre la possibilité de classer et de gérer des documents personnels dans un espace privé dans OneGov GED. Vous trouverez de plus amples informations sous Mon dépôt.

Cliquez sur Aide (en bas à gauche dans la navigation principale) pour accéder à une brève introduction (Intro) à l'interface utilisateur et à la documentation utilisateur.

En cliquant sur Feedback, vous pouvez donner votre avis directement à nos chefs de produit en cas de problèmes sur l'interface utilisateur ou si vous avez des suggestions d'optimisation.

Appswitcher / Sélecteur de client

Dans l’entête de navigation, vous trouverez les détails de votre client (votre environnement/organisation/département) sur la gauche. En cliquant sur l'icône GED, vous pouvez passer d'un client à l'autre ou à d'autres applications (teamraum, gestion des contrats, etc.).



En-tête de navigation

Dans la zone noire en haut, à côté de la loupe, vous trouverez le champ de saisie pour la recherche. Vous trouverez de plus amples informations sur la recherche sous Chercher, filtrer et trier.

Les détails de votre profil d'utilisateur (photo ou avatar) apparaissent à droite dans la navigation d'en-tête. Vous pouvez y définir les paramètres de votre profil personnel (pour plus d'informations, voir Administration (seulement administrateurs)). Enfin, le symbole de la cloche cache le système de notification de la GED. Cliquez sur la cloche pour l'afficher dans une fenêtre supplémentaire à droite.

Tableau de bord

Le tableau de bord est la page de démarrage personnelle. Il contient un contenu adapté à l'utilisateur :

Section

Contenu

Notifications

Dans cette zone, les notifications système personnalisés de OneGov GED sont affichés. En cliquant sur le symbole de la coche, une tâche peut être marquée comme lue. En cliquant sur les deux coches à l'extrême droite, tous les notifications peuvent être marqués comme lus.

Documents récemment modifiés

Cette section contient les documents les plus récemment édités. Il n'est donc pas nécessaire de rechercher ces documents de manière spécifique. En cliquant sur l'icône de l'œil, vous pouvez sélectionner le type d'affichage (vignettes, liste).

Mes dossiers

Tous les dossiers dont la personne connectée est responsable sont énumérés ici. Cliquez sur l'icône représentant un œil pour sélectionner le type d'affichage (liste, tableau).

Tâches en suspens

Cette zone contient toutes les tâches pour lesquelles la personne enregistrée est le mandataire (filtre Reçue) ou le mandant (filtre Donnée). Par défaut, seules les tâches en attente sont affichées. En cliquant sur l'icône de l'œil, le type d'affichage (liste, tableau) peut être sélectionné.

Mes tâches observées

Dans cette zone, toutes les tâches observées sont affichées (voir https://4teamwork.atlassian.net/wiki/spaces/GEVERDOCS/pages/904988560/T+ches#Observer-la-t%C3%A2che ). En cliquant sur l'icône de l'œil, le type d'affichage (liste, tableau) peut être sélectionné.

Mes documents observées

Dans cette zone, toutes les documents observés sont affichés (cf. https://4teamwork.atlassian.net/wiki/spaces/GEVERDOCS/pages/904988322/Modifier+un+document#Observer-un-document ). En cliquant sur l'icône de l'œil, le type d'affichage (liste, tableau) peut être sélectionné.

Mes demandes

Vous pouvez y voir toutes les demandes que vous avez soumises. Cliquez sur l'icône représentant un œil pour sélectionner le type d'affichage (liste, tableau).

Cette zone n'est visible que si vous utilisez la gestion des réunions et des comptes-rendus.

Contrôle des tâches en suspens

Ici, vous pouvez voir toutes les tâches de vos mandataires. Cliquez sur l'icône représentant un œil pour sélectionner le type d'affichage (liste, tableau).

Cette zone n'est visible que si vous êtes autorisé à accéder à la boîte de réception (voir Contrôle des tâches en suspens).

En cliquant sur les six points, l'ordre des différents zones de contenu / éléments peut être ajusté à volonté.

Chemin d’accès

Grâce au fil d'Ariane cliquable (chemin d’accès), vous pouvez naviguer entre les différents niveaux de OneGov GED (ex. élément de dossier, dossier, sous-dossier). Les différents éléments du système de classement sont affichés groupés, mais peuvent être développés grâce au symbole de la flèche.

Symbole dans OneGov GED

Symbole

Signification

Administration

Clôturer

Entrée sélectionnée

Check-out et éditer

Tableau de bord

Marquer toutes les notifications comme lues.

Dossier d’affaire (Pour les différents états: https://4teamwork.atlassian.net/wiki/spaces/GEVERDOCS/pages/904986686#Status-eines-Objekts-in-OneGov-GEVER)

Sous-dossier

Mon dépot

Déconnexion / Annuler

Rouvrir

Fermer

Télécharger une copie

Déplacer un élément

Modifier un champ / un élément / les méta-données

Mail-In

Calendrier / Date

Export vers fichier ZIP

Check-out et éditer

Afficher uniquement les numéros de classement marqués comme favori

Ajouter aux favoris/ôter des favoris

Aide

Boite de réception

Afficher/masquer les méta-données

Ajouter un lien

Recharger

Objet verrouillé

Participants

Ajouter comme participant

Menu

Actions supplémentaires

Déplacer l'élément vers…

Tâche / Nouvelle tâche à partir du document

Ouvrir/fermer le menu latéral des notifications

Editer avec Microsoft 365 / Editer avec Office Online

Imprimer

Ouvrir au format PDF

Demande

Tâche inter-clients (y-compris Etat)

Rapport

Numéro d’ordre (pas de création de dossier possible)

Rubrique (position d’ordre inférieur; création de dossiers possible)

Système de classement

Réactiver

Réinitialiser

Sauvegarder

Chercher

Adapter l’onglet actuel en onglet standard

Partager

Trier

Afficher un autre système de classement

Modèles

Déplacer dans la corbeille

Affichage

Tableau

Vignette

Liste

Affichage

teamraum

Statut d'un objet dans OneGov GED

Les objets dans OneGov GED (dossiers, documents, tâches, applications) ont des statuts/états différents selon le type d'objet. L'état d'un objet est indiqué par la couleur du point de l'icône correspondante. Il s'affiche également lorsque la souris est déplacée sur l'icône correspondante.

Compilation des différents objets et de leurs statuts :

Type d’objet

Statut/Etat

Icône

Dossier

  • En cours de traitement

  • Annulé

  • Clôturé

  • Offert

  • Archivé

  • Point vert

  • Point gris

  • Point noir

  • Point noir

  • Point noir

Document

  • Disponible / éditable

  • Edité (par moi-même)

  • Edité
    (par une autre personne)

  • Pas de point

  • Point vert

  • Point jaune

Tâche

  • Ouvert

  • En traitement

  • Résolue

  • Clôturée

  • Annulée

  • Point bleu

  • Point vert

  • Point vert clair

  • Point noir

  • Point gris

Requête

  • En traitement

  • Présentée

  • Ajoutée à l’ordre du jour

  • Clôturée

  • Interrompue

  • Point vert

  • Point bleu clair

  • Point bleu foncé

  • Point noir

  • Point gris

Affichage de la date / Affichage de l'échéance

Par défaut, la date relative est affichée pour les échéances (par exemple, dans la colonne Dernière modification) avec des informations telles que 2 heures ou 2 jours. Si vous préférez que la date absolue soit affichée, il suffit de cliquer sur la date. L'infobulle affichera alors également l'autre affichage de la date.

Listes

Tous les objets de contenu dans OneGov GED (documents, dossiers, tâches, applications) sont affichés dans différentes listes en fonction de leur type.

En fonction du type de contenu, différents filtres et options de tri sont disponibles dans la liste. Pour tous les types de contenu, il existe les variantes d'affichage liste et tableau. La variante de liste est statique et contient les champs de métadonnées les plus importants. Dans la variante tableau, les colonnes du tableau peuvent être sélectionnées en cliquant sur le symbole de la roue dentée.

Les colonnes peuvent être déplacées à volonté par glisser-déposer.

Dans le cas des listes de documents, une troisième vue comprenant un aperçu est disponible avec la variante d'affichage Vignette. Enfin, la liste peut être exportée vers un fichier PDF ou Excel en sélectionnant les objets souhaités via la case à cocher. La sélection via la case à cocher ouvre également un menu contextuel qui affiche des fonctions supplémentaires importantes pour le type de contenu sélectionné.