OneGov GED - Un aperçu de l'interface utilisateur

Navigation principale

La navigation principale de OneGov GED est située sur le côté gauche de l'écran. Il peut être replié à l'aide de la petite flèche située en bas à droite de cette zone de l'écran. La navigation principale se compose de plusieurs éléments de menu, qui peuvent différer légèrement en fonction des autorisations et de la configuration de votre système :

Nom du champ	Signification
`Tableau de bord`	Il s'agit de la vue par défaut lors de la connexion et elle montre tous les dossiers personnels, documents, tâches, etc. de l'utilisateur.
`Documents récemment modifiés`	Vous trouverez ici les documents que vous avez récemment modifiés.
`Favoris`	Ici sont listés tous les objets que vous avez marqués comme favoris (éléments de dossier, dossiers, documents, tâches...). Vous pouvez ajouter ou supprimer les objets de cette vue en cliquant sur l'étoile. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Administration (seulement administrateurs)
`Système de classement`	Vous pouvez naviguer dans la structure du système de dossiers sous `Système de classement.` Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Système de classement.
`Boîte de réception`	Dans la boîte de réception, le courrier entrant peut être saisi et transféré. Travailler dans la boîte de réception nécessite des autorisations spéciales. Pour plus d'informations, voir Boite de réception .
`Modèles`	Sous `Modèles`, vous trouverez tous les modèles enregistrés (documents, dossiers, processus standard) et pourrez en ajouter de nouveaux. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sous Modèles.
`Contacts`	Ce menu contient les personnes externes à l'administration (onglet `Contacts`), l'annuaire central de tous les employés (onglet `Utilisateurs`) et toutes les équipes (onglet `Équipes/Teams`). Pour plus d'informations, voir Contacts.
`Séances`	Vous trouverez ici l'administration des séances et des procès-verbaux (SPV). Cette fonction est actuellement toujours disponible dans l'ancienne interface. Veuillez consulter la documentation de l’utilisateur Benutzerdokumentation.
`Mon dépôt`	Mon `Dépôt` offre la possibilité de classer et de gérer des documents personnels dans un espace privé dans OneGov GED. Vous trouverez de plus amples informations sous Mon dépôt.
`Administration`	Cette section contient des fonctions avancées pour les administrateurs, comme les rapports d'autorisation, les messages système, le système de classement. Vous trouverez de plus amples informations sous Administration (seulement administrateurs)

Cliquez sur Aide (en bas à gauche dans la navigation principale) pour accéder à une brève introduction (Intro) à l'interface utilisateur et à la documentation utilisateur.

En cliquant sur Feedback, vous pouvez donner votre avis directement à nos chefs de produit en cas de problèmes sur l'interface utilisateur ou si vous avez des suggestions d'optimisation.

Appswitcher / Sélecteur de client

Dans l’entête de navigation, vous trouverez les détails de votre client (votre environnement/organisation/département) sur la gauche. En cliquant sur l'icône GED, vous pouvez passer d'un client à l'autre ou à d'autres applications (teamraum, gestion des contrats, etc.).

En-tête de navigation

Dans la zone noire en haut, à côté de la loupe, vous trouverez le champ de saisie pour la recherche. Vous trouverez de plus amples informations sur la recherche sous Filtrer et trier.

Les détails de votre profil d'utilisateur (photo ou avatar) apparaissent à droite dans la navigation d'en-tête. Vous pouvez y définir les paramètres de votre profil personnel (pour plus d'informations, voir Administration (seulement administrateurs)). Enfin, le symbole de la cloche cache le système de notification de la GED. Cliquez sur la cloche pour l'afficher dans une fenêtre supplémentaire à droite.

Tableau de bord

Le tableau de bord est la page de démarrage personnelle. Il contient un contenu adapté à l'utilisateur :

Section	Contenu
`Notifications`	Dans cette zone, les notifications système personnalisés de OneGov GED sont affichés. En cliquant sur le symbole de la coche, une tâche peut être marquée comme lue. En cliquant sur les deux coches à l'extrême droite, tous les notifications peuvent être marqués comme lus.
`Documents récemment modifiés`	Cette section contient les documents les plus récemment édités. Il n'est donc pas nécessaire de rechercher ces documents de manière spécifique. En cliquant sur l'icône de l'œil, vous pouvez sélectionner le type d'affichage (vignettes, liste).
`Mes dossiers`	Tous les dossiers dont la personne connectée est responsable sont énumérés ici. Cliquez sur l'icône représentant un œil pour sélectionner le type d'affichage (liste, tableau).
`Tâches en suspens`	Cette zone contient toutes les tâches pour lesquelles la personne enregistrée est le mandataire (filtre `Reçue`) ou le mandant (filtre `Donnée`). Par défaut, seules les tâches en attente sont affichées. En cliquant sur l'icône de l'œil, le type d'affichage (liste, tableau) peut être sélectionné.
`Mes tâches observées`	Dans cette zone, toutes les tâches observées sont affichées (voir Tâches \| Observer-la-tâche ). En cliquant sur l'icône de l'œil, le type d'affichage (liste, tableau) peut être sélectionné.
`Mes documents observées`	Dans cette zone, toutes les documents observés sont affichés (cf. Modifier un document \| Observer-un-document ). En cliquant sur l'icône de l'œil, le type d'affichage (liste, tableau) peut être sélectionné.
`Mes demandes`	Vous pouvez y voir toutes les demandes que vous avez soumises. Cliquez sur l'icône représentant un œil pour sélectionner le type d'affichage (liste, tableau). Cette zone n'est visible que si vous utilisez la gestion des réunions et des comptes-rendus.
`Contrôle des tâches en suspens`	Ici, vous pouvez voir toutes les tâches de vos mandataires. Cliquez sur l'icône représentant un œil pour sélectionner le type d'affichage (liste, tableau). Cette zone n'est visible que si vous êtes autorisé à accéder à la boîte de réception (voir Contrôle des tâches en suspens).

Personnaliser le tableau de bord

L'ordre des différentes zones de contenu peut être adapté à volonté en saisissant la tuile sur les six points et en la déplaçant avec la souris.

L'icône en forme de roue dentée avec un clic sur Réinitialiser le tableau de bord permet de réinitialiser les réglages effectués aux paramètres par défaut.

Chemin d’accès

Grâce au fil d'Ariane cliquable (chemin d’accès), vous pouvez naviguer entre les différents niveaux de OneGov GED (ex. élément de dossier, dossier, sous-dossier). Les différents éléments du système de classement sont affichés groupés, mais peuvent être développés grâce au symbole de la flèche.

Symbole dans OneGov GED

Symbole	Signification
	Administration
	Clôturer
	Entrée sélectionnée
	Check-out et éditer
	Tableau de bord
	Marquer toutes les notifications comme `lues`.
	Dossier d’affaire (Pour les différents états: OneGov GED - Un aperçu de l'interface utilisateur \| Status-eines-Objekts-in-OneGov-GEVER)
	Sous-dossier
	Mon `dépot`
	Déconnexion / Annuler
	Rouvrir
	Fermer
	Télécharger une copie
	Déplacer un élément
	Modifier un champ / un élément / les méta-données
	Mail-In
	Calendrier / Date
	Export vers fichier ZIP
	Check-out et éditer
	Afficher uniquement les numéros de classement marqués comme favori
	Ajouter aux favoris/ôter des favoris
	Aide
	Boite de réception
	Afficher/masquer les méta-données
	Ajouter un lien
	Recharger
	Objet verrouillé
	Participants
	Ajouter comme participant
	Menu
	Actions supplémentaires
	Déplacer l'élément vers…
	Tâche / Nouvelle tâche à partir du document
	Ouvrir/fermer le menu latéral des notifications
	Editer avec Microsoft 365 / Editer avec Office Online
	Imprimer
	Ouvrir au format PDF
	Demande
	Tâche inter-clients (y-compris Etat)
	Rapport
	Numéro d’ordre (pas de création de dossier possible)
	Rubrique (position d’ordre inférieur; création de dossiers possible)
	Système de classement
	Réactiver
	Réinitialiser
	Sauvegarder
	Chercher
	Adapter l’onglet actuel en onglet standard
	Partager
	Trier
	Afficher un autre système de classement
	Modèles
	Déplacer dans la corbeille
	Affichage
	Tableau
	Vignette
	Liste
	Affichage
	teamraum

Statut d'un objet dans OneGov GED

Les objets dans OneGov GED (dossiers, documents, tâches, applications) ont des statuts/états différents selon le type d'objet. L'état d'un objet est indiqué par la couleur du point de l'icône correspondante. Il s'affiche également lorsque la souris est déplacée sur l'icône correspondante.

Compilation des différents objets et de leurs statuts :

Type d’objet	Statut/Etat	Icône
Dossier	En cours de traitement Annulé Clôturé Offert Archivé	Point vert Point gris Point noir Point noir Point noir
Document	Disponible / éditable Edité (par moi-même) Edité (par une autre personne)	Pas de point Point vert Point jaune
Tâche	Ouvert En traitement Résolue Clôturée Annulée	Point bleu Point vert Point vert clair Point noir Point gris
Requête	En traitement Présentée Ajoutée à l’ordre du jour Clôturée Interrompue	Point vert Point bleu clair Point bleu foncé Point noir Point gris

Affichage de la date / Affichage de l'échéance

Par défaut, la date relative est affichée pour les échéances (par exemple, dans la colonne Dernière modification) avec des informations telles que 2 heures ou 2 jours. Si vous préférez que la date absolue soit affichée, il suffit de cliquer sur la date. L'infobulle affichera alors également l'autre affichage de la date.

Listes

Tous les objets de contenu dans OneGov GED (documents, dossiers, tâches, applications) sont affichés dans différentes listes en fonction de leur type.

En fonction du type de contenu, différents filtres et options de tri sont disponibles dans la liste. Pour tous les types de contenu, il existe les variantes d'affichage liste et tableau. La variante de liste est statique et contient les champs de métadonnées les plus importants. Dans la variante tableau, les colonnes du tableau peuvent être sélectionnées en cliquant sur le symbole de la roue dentée.

Les colonnes peuvent être déplacées à volonté par glisser-déposer.

Dans le cas des listes de documents, une troisième vue comprenant un aperçu est disponible avec la variante d'affichage Vignette. Enfin, la liste peut être exportée vers un fichier PDF ou Excel en sélectionnant les objets souhaités via la case à cocher. La sélection via la case à cocher ouvre également un menu contextuel qui affiche des fonctions supplémentaires importantes pour le type de contenu sélectionné.