Nachfolgend werden die Standardmetadaten gemäss des Schweizer Standards I017. In OneGov GEVER ist es auch möglich, das Metadatenset auf Dokument- und Dossierebene beliebig zu erweitern. Mehr Informationen dazu finden Sie unter Zusätzliche Metadaten für Dokumente und Dossiers (Custom Fields).

Metadaten beim Erfassen eines Dossiers

Reiter Allgemein

Für die Erfassung eines Dossiers ist der Reiter Allgemein der wichtigste. In der Regel genügt es, diese Felder auszufüllen, allenfalls ist noch die Ablage zu ergänzen.

Nachfolgend eine Beschreibung der verschiedenen Eingabefelder und Reiter.

Feld

Beschreibung

Titel

Im Titel wird der Geschäftsinhalt kurz, prägnant und zusammenhängend beschrieben. Der Titel enthält die Kerninformationen zu einem Geschäft. Er sollte so gewählt werden, dass auch eine dritte Person versteht, worum es geht. Abkürzungen sind deshalb zu vermeiden.

Beschreibung

Informationen, die im Titelfeld nicht Platz haben, können im Feld Beschreibung ergänzt werden. Die Gliederung erfolgt primär durch Satzzeichen. Absätze und Leerzeilen im Hinblick auf die digitale Archivierung bitte ganz vermeiden.

Bei der Volltextsuche wird das Feld Beschreibung (wie die übrigen Textfelder) ebenfalls berücksichtigt; in der Dossierliste wird bei einer solchen Suche jedoch nur der Titel angezeigt.

Schlagwörter

Zusätzlich zu Titel und Beschreibung kann das Dossier mit Schlagwörter versehen werden.

Beginn

Das Beginndatum eines Geschäfts entspricht dem ersten Dokument eines Dossiers. Standardmässig wird in OneGov GEVER das aktuelle Tagesdatum vorgegeben. Das Datum kann auf zwei Arten angepasst werden:

  1. Mit Klick auf das Kalendersymbol öffnet sich ein elektronischer Kalender, mit dem das gewünschte Datum ausgewählt werden kann; das aktuelle bzw. gewählte Datum ist farbig markiert.

     

  2. Manuelle Eingabe des gewünschten Datums, z.B. 23.9.2020

Ende

Das letzte Dokument bestimmt das Enddatum eines Dossiers und zugleich das Jahr, in dem es abgelegt wird. Die Eingabe erfolgt analog zum Beginndatum.
Wenn Sie das Ende-Datum eines Dossiers bereits ausfüllen und unter Meine Einstellungen (Verwaltung und persönliche Einstellungen) eine Erinnerung aktiviert haben, werden Sie an diesem Datum vom System benachrichtigt, dieses überfällige Dossier abzuschliessen.

Kommentar

Das Feld Kommentar kann für Erläuterungen zum Dossier, zum Dossierverlauf oder für Notizen verwendet werden.

Externe Referenz

Das Feld Externe Referenz kann verwendet werden, um Fremdschlüssel und Verknüpfungen auf Daten in Drittsystemen zu speichern.

Federführend

Federführend ist diejenige Person, die für die Führung des Dossiers verantwortlich ist. Federführend ist immer eine Person aus dem eigenen Mandanten. Standardmässig schlägt OneGov GEVER die angemeldete Person vor. Wenn Sie das ändern möchten, geben Sie im Feld mindestens zwei Buchstaben des Vor- oder Nachnamens ein. Aus der darauf erscheinenden Liste können Sie die gewünschte Person mit Klick auswählen.

Die Auswahlliste zeigt aus Platzgründen nur die ersten zehn Treffer an. Falls Sie die gewünschte Person in der Liste nicht finden, müssen Sie weitere Buchstaben des Namens eingeben.

Verwandte Dossiers

Mit diesem Feld kann auf verwandte Dossiers verwiesen werden. Diese werden in der Dossierübersicht angezeigt. Im Reiter Ordnungssystem können Sie an die gewünschte Rubrik navigieren, um die Verlinkung vorzunehmen. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, direkt ein Dossier aus Ihrer Favoritenliste zu verlinken (Reiter Favoriten). Oder Sie suchen sich das gewünschte Dossier über den Reiter Suche.

Reiter Ablage

Die Felder unter Ablage beziehen sich auf die Papierablage des Dossiers. Sie sind alle fakultativ.

 

Feld

Beschreibung

Ablage-Präfix

Im Pulldown-Menü kann die Ablage ausgewählt werden, z.B. Amt, Leitung, Direktionssekretariat, Regierungsrat.

Behältnisart

Dossier, Ordner, Schachtel

Anzahl Behältnisse

Anzahl Dossiers etc.

Behältnis-Standort

Standort der Dossiers. Dieses Feld ist dann nützlich, wenn es für die Ablage mehrere Standorte gibt.

Reiter Sicherheit

In den angezeigten Feldern sind bereits jene Werte eingetragen, die auf Stufe Ordnungsposition hinterlegt sind. Bei Bedarf können die Werte auf dieser Stufe verschärft, aber nicht abgeschwächt werden.

Feld

Beschreibung

Klassifikation

Hier können Sie Informationen hinterlegen, ob es sich bspw. um vertrauliche Daten handelt.

Datenschutz

Handelt es sich um Daten, welche dem Datenschutzgesetz unterstellt sind?

Beispiel: In diesem konkreten Fall kann statt „Nicht klassifiziert“ der Wert „Vertraulich“ gewählt werden.

Reiter Lebenszyklus

In den Feldern des Reiters Lebenszyklus werden jene Werte angezeigt, die bei der korrespondierenden Ordnungsposition hinterlegt sind. Diese können bei Bedarf übersteuert werden. Im Normalfall ist dies jedoch unnötig.

Feld

Beschreibung

Aufbewahrungsdauer (Jahre)

Anzahl Jahre, während derer das Dossier nach Abschluss aufbewahrt wird.

Kommentar zur Aufbewahrungsdauer

Kommentarfeld zur Erläuterung der gewählten Frist

Archivwürdigkeit

Archivische Bewertung, meistens durch das zuständige Archiv definiert.

Kommentar zur Archivwürdigkeit

Kommentarfeld zur Erläuterung der archivischen Bewertung

Wenn Sie eine Spezialrolle in OneGov GEVER innehaben, finden Sie auf der Seite Zugriffsberechtigungen ändern weitere Informationen.

Zusätzlich verfügbare Metadaten nach Erfassen eines Dossiers

Nach Erfassung eines Dossiers sind die Metadaten auf Dossierebene nach Klick auf das i -Symbol einblendbar. Dabei wird mit der Dossier-ID ein zusätzliches Metadatum automatisch erstellt. Die Dossier-ID entspricht einer technischen Laufnummer, die ein Dossier technisch eindeutig identifiziert. Sie ist nicht zu verwechseln mit dem Aktenzeichen (Kombination aus Rubrik-Nummer und Laufnummer innerhalb dieser Rubrik), das ein Dossier logisch einem Kontext zuordnet.