Dans la zone Administration, les utilisateurs ayant des droits de super-utilisateur peuvent effectuer diverses tâches administratives dans OneGov GED, qui se présentent par exemple lors d'un changement de personnel. Par exemple, en cas de changement de personnel, il doit être possible de transférer automatiquement tous les dossiers ouverts et toutes les tâches inachevées de la personne A à la personne B. La zone d'administration contient également des informations sur le comportement de connexion de tous les utilisateurs. Des informations sur le comportement de connexion de tous les utilisateurs sont également disponibles.

La zone d'administration propose les onglets Utilisateurs et Rapports.

Onglet utilisateurs

Quand une personne donnée s'est-elle connectée pour la dernière fois ?

Si vous voulez vérifier quand une certaine personne s'est connectée pour la dernière fois au système GED, vous trouverez les filtres nécessaires Filtre texte (= pour trouver une certaine personne), Etat (= l'utilisateur est-il actif ou inactif) et Dernier login (= heure du dernier login d'une personne) dans l'onglet Utilisateur.

Mutations du personnel

Dossiers de transfert

Si, par exemple, en raison d'un changement de personnel, vous voulez changer le responsable des dossiers de la personne A à la personne B, cliquez sur les trois points (= actions) dans l'onglet Utilisateur pour la personne concernée et sélectionnez l'élément Transférer le dossier.

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez sélectionner les dossiers de la personne A à partir desquels vous souhaitez transférer la responsabilité. Par défaut, les sous-dossiers ci-dessous sont inclus dans cette action (case à cocher pour Transférer les sous-dossiers également active). En option, vous pouvez également afficher les sous-dossiers (case à cocher Afficher les sous-dossiers). Enfin, sélectionnez la personne qui doit prendre la direction des dossiers sélectionnés (champ Transfert vers). Après confirmation, la progression est affichée dans une fenêtre d'action séparée, que vous pouvez ensuite quitter d'un clic.

Transfert de tâches

Si vous voulez changer le mandataire ainsi que le mandataire de toutes les tâches inachevées de la personne A à la personne B, cliquez sur les trois points (= actions) dans l'onglet Utilisateur de la personne concernée et sélectionnez l'élément Transférer les tâches.

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez sélectionner les tâches souhaitées de la personne A, dont vous voulez transférer le mandataire ou la gestion du mandataire. Enfin, sélectionnez la personne qui doit reprendre le rôle correspondant dans les tâches sélectionnées (Transférer à). Après confirmation, la progression est affichée dans une fenêtre d'action séparée, que vous pouvez ensuite quitter d'un clic.

Onglet rapports

Générer un rapport d'autorisation

Si vous cliquez sur le + dans la zone d'administration, un rapport d'autorisation peut être généré. L'administrateur a ici la possibilité de vérifier si et où des rôles locaux ont été attribués à un utilisateur (ID utilisateur) ou à un groupe LDAP/AD (ID groupe) sur un objet. Seules les autorisations qui ont été attribuées directement sur l'objet sont contrôlées, c'est-à-dire qu'il n'y a pas d'autorisations héritées. Seuls les objets de type système de dossiers, élément de dossier et affaires sont pris en compte. Pour des raisons de performance, ces données ne peuvent pas facilement être interrogées dans un court laps de temps, car des requêtes aussi complexes auraient un impact trop fort sur le fonctionnement régulier de GED. Ainsi, les rapports souhaités sont préparés et générés la nuit suivante. Ensuite, ils peuvent être affichés en cliquant sur le rapport souhaité dans l'onglet Rapports.

Dans la nouvelle fenêtre, sélectionnez l'ID utilisateur ou l'ID groupe de votre administration des autorisations.

Le rapport est alors généré et inclus dans la liste et peut être affiché en cliquant sur le rapport concerné.