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Fermer un dossier

Fermer un dossier standard

Veuillez noter que votre organisation peut avoir des directives organisationnelles pour la fermeture des dossiers, comme spécifié dans le règlement organisationnel.

Selon la configuration, l'option de fermeture des dossiers est disponible pour tous les utilisateurs ou seulement pour les collaborateurs spécialement autorisés. Dans ce dernier cas, cette action n'apparaît qu'aux personnes spécialement autorisées.

Avant la fermeture, les règles de fermeture suivantes doivent également être respectées :

  • Toutes les tâches doivent être clôturées.

  • Tous les documents doivent être enregistrés.

  • Toutes les demandes figurant à l'ordre du jour doivent être clôturées.

  • La date de clôture doit être valide.

Une date de fermeture valide existe si elle est postérieure ou égale à la dernière date de traitement (ou date du document, selon l'option de configuration de l'installation de la GED) du dernier document traité. Ceci est vérifié par le système lors de la clôture du dossier. Par exemple, si une date de fin a déjà été fixée pendant la création du dossier, mais qu'elle est antérieure au dernier document édité, OneGov GED affichera une erreur et le dossier ne pourra pas être clôturé tant que la date de clôture n'aura pas été ajustée ou supprimée manuellement.

Si toutes les règles de fermeture ci-dessus ont été vérifiées, le dossier peut être fermé en cliquant sur les trois points (=Plus d'actions) et sur Fermer.

Les dossiers fermés sont marqués d'un point noir sur l'icône du dossier.

Après la clôture du dossier, le système crée automatiquement un PDF journal et/ou un PDF tâche (facultatif). Il contient toutes les activités du dossier ainsi que toutes les applications et tâches créées dans le dossier.

Règles de clôture des dossiers avec sous-dossiers

Les règles de fermeture suivantes peuvent varier légèrement en fonction de la configuration de votre système.

Les conditions suivantes doivent être remplies pour qu'un dossier comportant des sous-dossiers soit clôturé avec succès :

  • Tous les documents doivent être enregistrés.

  • Toutes les tâches doivent être accomplies.

  • Tous les contenus doivent être stockés dans des sous-dossiers. Cette règle peut être désactivée via l'option de configuration si nécessaire.

  • Tous les sous-dossiers reçoivent automatiquement la date de fin du dossier principal. Elle se base sur le document le plus récent des sous-dossiers. La même règle s'applique pour la date de fin des sous-dossiers que pour les dossiers standard (voir ci-dessus).

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